9. Службові телеграма, телефонограма, факс

Телеграма — документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань.

За терміновістю телеграми бувають:

— прості,

— термінові,

— “блискавки”,

— урядові.

Характерна риса телеграм — особлива стислість. Написання телеграми має відповідати таким вимогам:

— Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів (перенесення слів не допускається).

— Слід вживати короткі слова, а службові пропускати, числа позначати літерами.

— З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розпочинається дієсловом у множині чи однині.

— Заперечення “не” не вилучають.

— Розділові знаки вживаються тоді, якщо вони впливають на зміну змісту. Вони пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “–“, “+”, 0 (нуль), % (відсоток) пишуться словами.

— Друкується телеграма у двох примірниках: перший примірник залишається у відділенні зв’язку, другий — до справи (копія).

— Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп'ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом. Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

— Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу.

— Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

— Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту.

— Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

Телефонограма – це документ, що є оперативним (терміновим) повідомленням, переданим телефоном; це один із видів усної ділової кореспонденції, яка має писемне підтвердження. Складання телефонограми має відповідати таким вимогам:

— текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким (без важких для вимови слів і складних зворотів), стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним;

— слова записуються повністю без скорочень;

— текст диктується і записується, правильність запису тексту перевіряють повторним читанням;

— телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках;

— вхідна телефонограма записується працівником організації —одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах;

— складена та оформлена вихідна телефонограма підписується (підписати має керівник або інший відповідальний працівник установи, організації), реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном.

— Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис. Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи-передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.

Факс — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку (телефакса) та принтера надходять до організації, установи, підприємства.

Факс — це ксерокопія документа, що передається до організації.

Реквізити факсу:

— назва документа (факс);

— дата;

— назва адресата — установи, яка передає факс;

— прізвище, посада особи, що підписала документ;

— назва адресанта, організації та службової особи-одержувача факсу (посада, прізвище, ініціали) — ліворуч кутовим способом;

— тема;

— текст — складається без скорочень;

— кількість сторінок;

— підпис.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

— назва (код) фірми-одержувача;

— номер телефаксу;

— дата;

— кількість одержаних сторінок (р.);

— результат (RESULTS) — у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляються «Ok»; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.