3. Обобщение информации о хозяйственных операциях организации за отчетный период.

В настоящее время в организациях наиболее распространены мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета.

При мемориально-ордерной форме учета в течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в специальных группировочных и накопительных ведомостях по однородным хозяйственным операциям. На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные.  Все мемориальные ордера регистрируются в регистрационном журнале, который открывается на каждый месяц. После записи мемориальных ордеров в регистрационном журнале данные из мемориальных ордеров записываются в Главную книгу. Для каждого синтетического счета отводится отдельный разворот. По окончании каждого месяца в Главной книге подводят итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.

На основании оборотной ведомости составляются бухгалтерский баланс и другие отчетные формы Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется одновременно на карточках и в книгах.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров. Кроме того, эта форма учета позволяет легко разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы учета:

• трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

• отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетического, его громоздкость;

• формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

Для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме — журналу-ордеру.

Журнал-ордер построен по шахматному принципу на листах специального графления. В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам.

Журналы-ордера открываются на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают номер. Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляются мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером. Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Кредитовый оборот переносят в Главную книгу соответствующего журнала-ордера, а обороты по дебету записывают в эту книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета; в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета.

Один лист Главной книги соответствует одному синтетическому счету. Главная книга открывается на год. Каждая строка соответствует данным за один месяц. В конце месяца подсчитываются дебетовый и кредитовый обороты, после чего выводится сальдо, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги. Конечное сальдо предыдущего месяца является начальным сальдо следующего. Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны. На основании конечного сальдо по каждому счету составляются бухгалтерский баланс и другие отчетные формы.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим (например, по счетам «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др.), причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно снизить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам). Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.

Экономические субъекты, применяющие журнально-ордерную форму бухгалтерского учета, ведут его в зависимости от отраслевой принадлежности с применением регистров согласно перечню типовых форм.

От значительной части указанных недостатков освобождена автоматизированная форма учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предполагает использование для обработки учетной информации компьютерных технологий на всех участках учета.

Технология обработки информации характеризуется законченным циклом движения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности и анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Используемые в настоящее время информационные системы бухгалтерского учета разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, составу сервисных услуг, техническому и методологическому сопровождению, отраслевой ориентации. В отличие от журнально-ордерной и мемориально-ордерной форм для автоматизированной формы бухгалтерского учета практически не существует нормативного регулирования ее организации, поэтому многочисленные программные решения не похожи друг на друга как по представлению данных, так и по выходным формам.

При рассмотрении автоматизированной формы бухгалтерского учета в организации необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. ввод, хранение и первичная обработка исходных учетных данных (журнал учета хозяйственных операций и порядок автоматизированной обработки первичных документов);

2. получение и представление результатной информации;

3. обеспечение выполнения учетных процедур;

4. способы настройки компьютерных программ на особенности учета конкретного экономического субъекта.

На первом уровне происходит сбор, регистрация и ввод первичной информации, возникающей в структурных подразделениях. В течение отчетного периода в базу данных заносится информация по каждой услуге, по каждому предприятию, с которым осуществляются взаиморасчеты, по каждому плательщику и др. информация. Т.о. на данном уровне можно подготовить различные справки и документы.

Данные, сформированные на первом уровне, подвергаются последующей обработке на втором уровне. В дополнение к информации, подготовленной на первом уровне, используется постоянная информация, которая представляет собой справочные данные и различные нормативы.

По результатам обработки формируются учетные регистры (третий уровень), в которых аккумулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. По запросу в любой момент времени пользователь может оперативно получать информацию с требуемой степенью детализации об имуществе, состо­янии расчетов и тому подобное, а также различные экономические и бухгалтерские показатели и динамику их изменения, справочные данные.

Завершающим четвертым уровнем является процесс формирования отчетных форм, в результате которого пользователи получают бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также имеют возможность сформировать различные аналитические данные.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет свести к минимуму дублирование технологических операций по вводу информации. В любой момент заинтересованный пользователь может получить сведения о наличии имущества, состоянии расчетов и величине источников. Таким образом, автоматизированная форма бухгал­терского учета предоставляет пользователю удобный инструмент контроля и управления деятельностью экономического субъекта.