Запитання для самоперевірки

1. Що включає поняття “об’єкт” і “предмет” наукової/навчальної дисципліни?

2. Які існують підходи до визначення об’єкту керування документацією?

3. Що складає емпіричну частину предмету керування документацією?

4. Які складові теоретичної частини предмету керування документацією?

5. Які функції теорії і методу?

6. Які наукові методи складають методологічну базу керування документацією?

Завдання для самостійної роботи

1. На конкретних прикладах показати застосування у сфері керування документаційними процесами таких наукових методів: аналітичного, прогностичного, функціонального аналізу, моделювання.

Література: 37, 42, 52, 53, 63, 80, 82, 101, 120

Тема 4. Міждисциплінарні зв’язки керування документацією

Історичний і генетичний зв’язок між дисциплінами. Інтеграція споріднених дисциплін.

Дисципліни, теоретичні дослідження яких орієнтовані на технологію керування документацією. Загальне документознавство. Завдання створення Єдиної державної системи діловодства і становлення документознавства. Автократов В.М.: “...документоведения, которое... следовало определить как теорию документирования управленческих процессов и работы с документами в управлении”. Документ як елемент системи керування документацією. Питання документування для організації керування документацією. Документ і його значення в реалізації управлінських рішень. Наукові засади документознавства, на які спирається керування документацією.

Управлінське документознавство. Класифікація систем документації. Управлінська документація, організаційно-розпорядча документація. Розроблення управлінським документознавством уніфікованих форм документів і оптимізація процесів створення, опрацювання, зберігання документів та використання документної інформації. Регламентація та раціоналізація процесів роботи з документами в службах керування документацією – провідні завдання управлінського документознавства.

Інформаційний менеджмент. Керування документацією як вид інформаційної діяльності. Функціонування управлінської інформації в установі. Сучасні досягнення інформаційного менеджменту та керування документацією. Інформаційний менеджмент як методологічна основа побудови систем керування документацією.

Архівознавство та керування документацією. Роль архівознавства у формування терміносистеми керування документацією. Управлінські документи як спільний об’єкт дослідження. Вплив керування документацією на характер формування архівів. Роль і місце архівів в управлінні документацією. Об’єднаний комітет з керування документацією (1976 р): його основна мета. Розроблення архівознавством наукових засад експертизи цінності документів, складання номенклатури справ, формування справ, складання описів. Архівні документи як складова інформаційних ресурсів управління. Роль керування документацією в архівній евристиці (“документи виявляються згідно закономірностей документування”).

Зв’язок керування документацією з історією державних установ. Залежність організації роботи з документами від розвитку апарату управління. Реформи апарату управління (структури держапарату і принципів управління) та їх вплив на характер керування документацією.

Теорія управління і керування документацією: проблеми взаємозв’язку.

Спеціальні історичні дисципліни і керування документацією. Зв’язок керування документацією з дипломатикою, філігранологією, сфрагістикою, геральдикою, палеографією, історичним джерелознавством.

Місце і роль управлінського документознавства у системі науки визначається його об'єктом і предметом пізнання, можливостями і завданнями як наукової дисципліни.

Управлінське документознавство як галузь знань тісно пов'язане з іншими науковими та навчальними дисциплінами, у першу чергу з тими, що вивчають історію, теорію документа, сферу практичної роботи з документами - діловодством і архівісти кою (Згідно Термінологічного словника архівістика це - архівознавство та архівна справа в їх єдності.). Це зумовлено генетичною спорідненістю процесів динамічного та статичного функціонування документів від їх створення до зберігання в архіві. Розроблення уніфікованих систем документації, форм документів оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання документів і використання їхньої інформації в службах діловодства. Незважаючи на те, що при переході з динамічного в статичний стан управлінські документи зазнають функційних змін, однак всі характеристики документа, досліджувані управлінським документознавством, зберігаються іманентно і вивчаються архівознавством при студіюванні документа як історичного джерела інформації.

Теорія управлінського документознавства пов'язана з теорією загального документознавства, проте в останньому випадку об'єкт дослідження має ширший предмет. Орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів (діловодство), теорія управлінського документознавства, розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів (номіналів видів) документів, пропонуючи через засоби уніфікації та стандартизації оптимальні для них характеристики. Саме у цьому випадку виразно проявляються зв'язки документознавства з мовознавством або з окремим його напрямом - документною лінгвістикою.

Оптимальне моделювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягти високого ефекту при виконанні ними основних соціальних функцій. З іншого боку, щоби найефективніше забезпечити службовим документам реалізацію управлінських функцій, необхідно володіти схемою управління, змістом управлінських зв'язків, особливостями їх конструкції на рівні суспільства та держави, впливу управлінської дії об'єкта, що керує, на керований об'єкт. У цьому контексті виявляються зв'язки управлінського документознавства з теорією і практикою управління, психологією управління, соціологією управління тощо.

Управлінське документознавство має незаперечні зв'язки з інформаційною наукою. Технології інформатики застосовуються при розробленні та використанні електронного діловодства, зокрема вирішенні проблем створення та обігу в установі електронних управлінських документів. Інформаційна природа діловодних процесів зумовлює зв'язок управлінського документознавства з інформаційним менеджментом, у цілому - теорією комунікації. Якщо зміст і характер інформаційних зв'язків на рівні установи упривілейовані увагою дослідників, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації, інформаційних потоків, ресурсів у процесах керування документацією залишаються малодослідженими.

Із юридичної точки зору документ, як правові акт чи основа для здійснення управлінських процесів, потребує узгодженості змісту з законами та підзаконними нормативно-правовими актами держави, міжнародними юридичними нормами. Це зумовлює зв'язки управлінського документознавства з правознавством, різними галузями права - конституційним, інформаційним, адміністративним, міжнародним та ін.

При проведенні експертизи цінності документів чітко проявляються зв'язки управлінського документознавства, крім архівознавства, з історичним джерелознавством. Уніфікований документ, реквізити якого раціонально оформлені, зорієнтований не тільки на високоефективне опрацювання, зберігання в архівах, а також "виконання" ролі історичного джерела.

Складовою управлінського документознавства є історія управлінських документів, процесів їх створення, формування систем документації та функціонування, що доводить його зв'язок з історичним документознавством. Історичні, теоретичні засади історичного документознавства вельми споріднені з концептуальними питаннями історії діловодства. Історія державних установ дає можливість зрозуміти умови, мету створення і функціонування документів, чіткіше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також об'єктивні й суб'єктивні фактори зу­мовленості характеристики їх змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз підтверджує існування зв'язку між управлінським документознавством і правознавством. Багатоплановими є зв'язки управлінського документознавства зі спеціальними історичними дисциплінами - археографією, герменевтикою, дипломатикою, палеографією, сфрагістикою, текстологією та ін., які виявляються при дослідженні історичних управлінських документів.

Про зв'язки документознавства з іншими галузями знань

' [ ] Як наукова дисципліна документознавство тісно пов'язане з архівознавством, документалістикою, інформатикою, джерелознавством, теорією управління, правовими дисциплінами. Документознавство в теперішній час має прямий і безпосередній вплив на стан і розвиток архівознавства як науки. Це пояснює те, що архіви, які покликані зберігати і використовувати документальні багатства, виконують свої завдання тим успішніше, чим якісніше були створені документи в діловодстві. Документознавство застосовує досвід дослідження документа, накопичений джерелознавством, дипломатикою, археографією, і, в свою чергу, впливає на розвиток цих наук. Особливо близьким до документознавства є джерелознавство, оскільки обидві ці науки вивчають структуру, властивості документної (джерелознавчої) інформації в історичному розвитку.

На розвиток документознавства значно впливає теорія управління, оскільки в документах відображаються функції управління. В документах фіксується вся багатогранна діяльність закладів, організацій і підприємств. Раціональна організація доку-ментних робіт сприяє удосконаленню управлінської діяльності. Документознавство пов'язане з юридичними дисциплінами, особливо в галузі розроблення правових аспектів управління.

На базі теорії документознавства вибудовуються такі прикладні наукові дисципліни, як організація діловодства, інформаційне (документне) забезпечення управління, документна лінгвістика, оргпроектування.

Тісний зв'язок документознавства з низкою наукових дисциплін, постійне розширення і поглиблення їх у зв'язку з науково-технічною революцією означає, водночас, і вплив досягнень теорії документознавства на розвиток інших наук. Розроблення й удосконалення методів підготовки, оброблення, зберігання і використання документної інформації, оптимізація документних потоків, систем документації, систем документування мають значний вплив на удосконалення управління, методів дослідження документа і систем документації дотичними науковими дисциплінами.

Із праці: Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лив-шиц Я.З. Документоведение. Документ и системи документации: Учеб. пособие / Под ред. Я.З. Лив-шица. - Москва, 1977. - С. 7-8.

Управлінський документ, як вид документа і явище соціуму, є частковим випадком дослідження філософії, культурології. Активне освоєння вітчизняною наукою світових досягнень гуманітарних наук через призму найновіших тенденцій студіювання складових ланцюжка інформація - текст, - документ привів до глибоких філософських рефлексій у дусі структуралізму та інших постмодерністських методологій.

Таким чином, управлінське документознавство має тісні зв'язки з багатьма галузями знань і дисциплінами, які мають багатогранний характер, що ще раз доводить міждисциплінарний статус існування сучасної науки.

Особливості побутування сучасної науки дають підстави зробити декілька прогностичних висновків. Якісні зміни в управлінському документознавстві, пов'язані з глибокими, внутрішніми теоретичними і методологічними зрушеннями, при тривалій активній взаємодії з іншими науковими дисциплінами можуть перерости спочатку у нові галузі досліджень, а згодом - самостійні наукові дисципліни. Зв'язки управлінського документознавства з іншими галузями знань не тільки відкривають обрії для безмежної кількості варіацій досліджень об'єкта, предмета пізнання, але й провокують наукову спільноту стратегічно підтримувати сталість статусу наукової дисципліни, здійснюючи фундаментальні теоретичні узагальнення результатів міждисциплінарного спілкування.