Розділ і. Історія та науково-теоретичні засади керування документацією

Тема 1. Records management: історія становлення і перспективи розвитку. Сфера керування документацією

1. Витоки технологій керування документацією. Керування документацією – складова загальної системи управління.

2. Етапи становлення керування документацією (сфери наукових знань).

3. Вклад міжнародних організацій у розробку наукових засад керування документацією.

4. Міжнародний стандарт ISO 15489 “Інформація та документація. Керування документацією” і його впровадження в Україні.

Величезне нагромадження службових документів в період другої світової війни викликало необхідність ухвалення законів, які б регулювали процеси керування документацією урядових установ. В США це був “Акт про федеральні документи” 1950 р., у Великій Британії – “Акт про державні документи” 1958 р.

Керування документацією пройшло довгий та еволюційний шлях. У США його організацію почалася раніше, ніж архівна справа. Ініціатива належала приватному сектору, більш гнучкому у проведенні реформ і зацікавленому в одержанні прибутків. У другій половині ХІХ ст. промисловці стали сприяти розвитку найбільш економних та раціональних методів організації діловодства. Досягнуті успіхи звернули на себе увагу державних установ. Одночасно із ростом числа комісій з вивчення питань економії й прибутковості у державних установах (в період 1789–1880 рр. таких комісій було 46, а у 1880–1910 рр. – 59) зростав інтерес цих комісій до проблем створення, використання і зберігання службових документів та, особливо, до знищення непотрібних документів. Однією з таких комісій була комісія Тафта (за ім'ям Президента США, якому належала ініціатива її створення у 1910 р.). Вона вивчала питання економії та прибутковості у державних установах, в тому числі питання службового листування, систематизації документів, організації діловодства. Комісія виробила ряд рекомендацій, але практично без уваги були залишені проблеми відбору та знищення документів.

У 1933 р. було створено НА США. Закон, прийнятий Конгресом США, надавав Архівісту США досить широкі повноваження, дещо обмежені Радою НА. До компетенції Архівіста входило інспектування архівів всіх установ, що перебували у сфері керування федерального уряду; право реквізування зі згоди Ради і передавання до НА всіх архівних документів; право визначати категорії документів, що передаються до архіву, та регламентувати ці передавання; право давати конгресу рекомендації щодо знищення документів, що зберігаються в архіві федерального уряду та не мають історичної цінності.

Уже в 1939 р. в архіві нагромадилась значна кількість документів. Потребувала вирішення проблема їх знищення, одночасно зосереджувалась увага на раціоналізації системи діловодства в деяких установах, разом з цими установами було розроблено переліки із зазначенням строків зберігання службових документів. У 1943 р. проблема “перенасиченості” архіву стала загрозливою.

У 1930–1940-х рр. деякі урядові установи почали використовувати термін “керування документацією” (records management), щоб описати новий підхід до вирішення проблеми організації роботи зі службовими документами, з наголосом на ефективності. Вони побачили необхідність впровадження постійнодіючих програм на відміну від традиційного симптоматичного або "клаптикового" методу, що мав справу з окремими специфічними проблемами. Така програма включала постійне навчання, створення сприятливих умов для впровадження ефективних і економних методів роботи з документами та контроль, який передбачав регулювання, перегляд і експертизу. Департамент Військово-морського флоту США розробив найбільш всебічну серед перших програм керування документацією. Крім того, програма цього департаменту включила ще одне поняття – спеціалізація. Канцелярська робота ставала все складнішою, потребувала фахівців із спеціалізованими знаннями [213, с. 202]. Сфера діяльності, пов’язана зі службовими документами, як фахова діяльність архівістів НА США одержала перше формальне визнання Товариства американських архівістів в 1941 р., коли комітет із скорочення архівних матеріалів було перейменовано в комітет з керування документацією [59, c. 8].

У 1947 р. Конгрес заснував спеціальну комісію, яка повинна була розробити заходи, які б вдосконалили організацію діяльності виконавчих органів федерального уряду. За іменем її голови вона увійшла в історію як комісія Гувера. На першому етапі діловодство не входило до робочої програми комісії. Проте у січні 1948 р. Еммет Ліхі, директор Національної ради з питань керування документацією, приватної організації, що надавала консультації представникам різних підприємств з питань керування відомчими архівами та забезпечення збереженості документів, запропонував організувати спеціальну групу з вивчення проблем керування документацією. З такою ж пропозицією виступив і Архівіст США Гроуер. Групу очолив Е.Ліхі, до її складу увійшли три чиновники-експерти, одним з них був Гроуер. Група рекомендувала:

1. створити Управління федеральними архівами, у підпорядкування якого перебуватимуть НА і проміжні сховища при федеральних установах. Воно повинно організувати федеральні міжвідомчі проміжні сховища для службових документів та керувати ними. До його компетенції повинні входити питання ефективної організації поточного діловодства у загальнодержавному масштабі;

2. прийняти закон про організацію документів федеральних установ, який би забезпечив діяльність офіційної влади у сфері забезпечення збереженості та відбору для знищення цих документів;

3. започаткувати в кожній установі посаду чиновника, відповідального за організацію роботи зі службовими документами.

У вересні 1950 р. Президент США схвалив закон про організацію документації федеральних установ. У цьому законі вперше йшлося про організацію керування документацією, тобто про створення та зберігання, а також знищення або передавання на зберігання до архіву документів установ [118]. Керівнику Адміністрації загальних служб, до складу якої входив НА США, доручили розробити питання, пов'язані з раціоналізацією процесу створення документів, а також організацією поточного діловодства. Йому також доручили організацію архівних центрів та керування ними. Центри, що вже існували, зберігали свою автономію.

В Управління НА та служб документації було організовано відділ з питань керування документацією (Records Management Division). Одночасно були створені служби з керування документацією у всіх 10 районах, на які поділено територію США згідно системи Адміністрації загальних служб. Законом 1950 р. різним адміністративним установам доручалося розроблення послідовної й чіткої програми з питань керування документацією.

Наслідком рішень, прийнятих за пропозиціями Комісії Гувера, було:

1. офіційне визнання поняття “керування документацією”;

2. створення у підпорядкуванні НА спеціального підрозділу, на який, з одного боку, та урядові установи, з іншого, покладалася відповідальність за вирішення питань організації діловодства;

3. створення архівних центрів.

Потік документів стримувався тепер як в установах, так і архівах в результаті застосування таких заходів як контроль за створенням документів, раціоналізація в сфері експертизи та організація економного й концентрованого зберігання документів тимчасового значення [42, c. 8].

Впровадження нової системи проходило у складній обстановці, причинами якої були критичне ставлення до інновацій та надзвичайне перевиробництво документів у державних установах. Це привело до створення у 1953 р. другої Гуверівської комісії, у складі якої діяла спеціальна група з питань керування документацією.

“Акт про федеральні документи” 1950 р., в цілому покладаючи відповідальність за документи федеральних установ на Адміністрацію загальних служб, в той же час не передбачав створення центрального управління для керівництва програмою роботи з документами в установах. За цю роботу відповідали самі установи, тому програма носила в цілому децентралізований характер, при загальному нагляді та керівництві Адміністрації загальних служб і, зокрема, Управління з керування документацією, що входило до складу НА. Як основне завдання на архів офіційно покладалося забезпечення установ методичною допомогою та стандартами. Те, що урядова програма передбачала втручання архівів в керування документацією, було необхідним результатом загального розвитку – неможливо відокремити роботу зі службовими документами в установі від відбору та організації їх в архівній установі. Тому настав час, коли професійно підготовлений архівіст, який до того ж одержав знання і в галузі сучасної організації керування документацією, зосереджував свої зусилля на тому, щоб доля службових документів вирішувалася не тільки з точки зору архівіста або службової особи, що керує документацією, а перш за все із врахуванням повного життєвого цикла документів.

У 1955 р. друга Гуверівська комісія внесла рекомендації, направлені на посилення цього напряму роботи НА. В результаті він став відповідати за всю систему організації роботи зі службовими документами. Рекомендації звертали увагу перш за все на процеси створення документів, оскільки контроль за цим процесом сприяє зменшенню обсягів документів та їх потоків у майбутньому [19, c. 66–67].

Структурні реформи комісія доручила Адміністрації загальних служб, а та поклала відповідальність на Службу НА та документації. В 1956 р. були створені два управління на чолі із заступниками Архівіста – Управління з питань керування документацією і Управління федеральних центрів документації. Управлінню з питань керування документацією було надано нові дотації та штати. Воно збільшило кількість конференцій, інформаційних нарад, семінарів. Така система навчання дозволили експертам Управління НА та служб документації дати певну підготовку адміністративним службовцям, які в свою чергу могли в подальшому інструктувати своїх колег і підлеглих. До переліків із зазначенням строків зберігання були внесені всі документи, що створюють державні установи. Очевидною стала необхідність укладення типових переліків. Активно розвивалася діяльність архівних центрів. Їх нараховувалося 19, вони зберігали в сім разів більше документів, ніж їх міг би вмістити НА [42, с. 13]

На середину 1960-х рр. у США склалася така практика розмежування повноважень в керуванні документацією:

1. На федеральному рівні загальне керівництво здійснювала Адміністрація загальних служб, безпосередньо діяльність по контролю та координації роботи зі службовими документами у федеральних установах вела Служба НА та документації.

Управління з питань керування документацією, яке очолював заступник Архівіста США, складалося з трьох підрозділів: відділу планування, відділу інспектування установ та відділу керування архівними центрами.

Відділ планування видавав навчальні посібники; організовував навчання службовців, діяльність яких зв'язана з діловодством; проводив міжвідомчі конференції з теоретичних питань керування документацією; брав участь у справі стандартизації обладнання установ та нормалізації використання площі; керував діяльністю районних установ з цих питань. Навчальні посібники призначались як для керівництва, так і для рядових працівників. На прохання установ відділ надавав їм допомогу в розробленні робочих планів, методів ведення діловодства, використання мікрокопій тощо.

Відділ інспектування установ на прохання федеральних відомств здійснював вивчення організації керування документацією, надавав рекомендації, консультації та допомогу з різних питань. Спільне бюджетне бюро брало участь в розробленні програми стандартизації друкованих матеріалів федеральної адміністрації. Відділ здійснював керівництво діяльністю місцевих установ з питань керування документацією. У цілому відділ був великим агентством, що опікувалося питаннями організації праці в установах. Методична допомога НА полягала в основному у вирішенні складних питань роботи федеральних установ, головними з яких були скорочення часу на процеси документування, забезпечення підвищення якості службових документів та скорочення вартості документування [57, c. 84–85]. Тільки в 1965 р. завдяки цій допомозі державою було зекономлено 17 млн. доларів [19, c. 69].

Управління керування архівними центрами, крім здійснення тих функцій, що випливають з його назви, надавало допомогу федеральним установам у складанні планів із забезпечення збереженості, передавання та знищення службових документів. Адміністрація установи представляла управлінню річні звіти про керування документацією (кількість документів, що зберігаються, та їх рух). Управління складало типові й контрольні переліки службових документів із зазначенням строків зберігання. Проект переліку складав архівний підрозділ відповідної установи. В остаточному варіанті новий документ мав містити насамперед резолюцію керівника управління відповідно до федерального законодавства про керування документацією. Наявність резолюції надавала переліку характер офіційного документа.

Типові переліки містили дані про види документів, що підлягають знищенню після закінчення строку зберігання, тобто тих таблиць, які представляють Конгресу згідно із чинним законодавством та які містять строки зберігання документів. З дозволу НА, який розглядав документи з історичної точки зору, управління зверталося до Конгресу за дозволом на знищення документів. При цьому використовували списки сгрупованих за категоріями документів. Крім даних, взятих із переліків документів, що підлягають знищенню, контрольні переліки мали рубрики з описом функцій установ та характеристикою різних категорій документів. У переліках було уточнено строки зберігання документів у відомчих архівах та архівних центрах, вказано хронологічні рамки справ. Завдяки цим контрольним перелікам установи могли здійснювати знищення документів на місці або передавати їх до архівних центрів.

Документи до архівних центрів передавали за здавальним описом. На першій сторінці опису містилися детальні відомості про походження, обсяг матеріалів, що здаються, приміщення, яке звільнилося в установі, порядковий номер передачі. На першій сторінці внизу та на наступних сторінках було чотири колонки: у першу дві заносилия цифри, проставлені на коробках; порядковий номер, який проставляла установа, що передає документи, та цифра, проставлена федеральним центром. В останній колонці двалося посилання на перелік. Опис існував у двох примірниках – один зберігався в архівному центрі, інший – в установі [42, c. 15–23].

2. На місцевому рівні організація роботи із службовими документами у відрізнялась великим розмаїттям. Це стосувалось штатів, графств та муніципалітетів. Порівняно з федеральним урядом застосування принципів керування документацією більшістю урядів штатів, як правило, носила обмежений характер. Із 33 штатів 29 зберігали документи у центрах документації, проте лише 14 центрами керували архівісти штату. 29 штатів здійснювали програму контролю за переліками документів, 15 - під керуванням архівістів [42, c. 27].

3. Для приватного сектору консультації та дослідження з питань організації керування документацією проводили різноманітні приватні компанії.

На думку французького архівіста І. Перотена, який ознайомився у 1960-х рр. з організацією роботи з документами в США, американські архівісти змогли вирішити проблеми, зумовлені перепродукуванням службових документів:

1. їх представникам в установах були надані реальні повноваження в питаннях керування документацією;

2. створення службових документів, їх систематизація та знищення були раціонально організовані, а методи цих процесів стали предметом постійного вивчення;

3. були засновані проміжні сховища для зберігання службових документів, гостру необхідність в яких відчували установи [42, c. 37].

Керування документацією пройшло в США повільний та еволюційний шлях, і базувалося на таких засадах:

а) концепція “життєвого циклу” службового документа;

б) постійно діючі програми;

в) адміністративне управління, контроль менеджерів над організацією роботи зі службовими документами в установі;

г) спеціалізація фахівців [213, c. 202].

Одночасно американські документознавці констатували недостатню кількість стандартів з керування документацією та встановлених критеріїв вартості різних операцій роботи з документами [30, c. 5]

У Великій Британії у першій половині ХХ ст. всі відносини між державними установами та адміністрацією НА регламентувалися розпорядженнями, датованими ХІХ ст. Державним установам надавалась велика автономія, за ними зберігалась цілковита свобода у питаннях визначення строків передавання документів до архіву, а також їх вилучення, якщо вони вважали це необхідним. Здавальні описи представляли до архіву на розгляд до їх затвердження парламентом; відповідальність за порядок проведення експертизи цінності несли лише зацікавлені установи, які мали тенденцію залишати на зберігання надто велику кількість документів.

Наприкінці другої світової війни проявилися ті ж проблеми, що і в США: установи, кількість яки зростала, розширили коло своєї діяльності, стали продукувати величезну кількість документів, не забезпечуючи їх упорядкованого зберігання, не здійснювали експертизу цінності відповідно до чинних правил. Перед НА, до якого надходила відносно невелика кількість документів, постала дилема: або не займатися цим питанням, тим самим сприяючи втраті документів, або заохочувати установи передавати документи на зберігання до архіву, вже нездатного вмістити нові надходження. У 1951 р. НА повинен був прийняти на зберігання кількість документів, що перевищувала його місткість у півтора рази [41, с. 34]

Фінансові органи Великої Британії, підрахувавши витрати на забезпечення збереженості документів державних установ, проініціювали створення комітету із завданнями, аналогічними комісії Гувера в США. Головою комітету було призначено державного секретаря Грігга. Архівісти ввійшли до комітету із правом дорадчого голосу.

У 1958 р. було прийнято “Акт про державні документи”, що діє по сьогоднішній день із змінами 1967 р. щодо умов доступу. Цей акт включив висновки комітету Грігга 1954 р. щодо систематичного передавання до архіву або вилучення для знищення документів, які більше не використовуються у поточному діловодстві. Він також ввів визначення “державні документи”, що виявилося важливим для розвитку архівної служби не тільки на центральному рівні у НА:

“адміністративні та міністерські документи, що належать Її Величності у Сполученому Королівстві або деінде у праві Уряду Її Величності у Сполученому Королівстві та, зокрема,

(а) документи міністерств Уряду Її Величності або ті, що зберігаються в них, у Сполученому Королівстві, або

(б) документи будь-якого відомства, комісії або іншого органу чи утворення у віданні Уряду Її Величності у Сполученому Королівстві ”.

До Акта додавався перелік урядових установ та інших організацій, документи яких є “державними” [87, c. 13].

Закон 1958 р. зумовив зміни в структурі НА та його керівництві. Було створено спеціальний відділ контролю за відомчими архівами. Керівник відділу (з 1955 р. їм став Д. Коллінгрідж) за рангом дорівнював заступнику директора архіву. В Англії, так само як і в США, вважали, що організація керування документацією та відомчих архівів є одним із суттєвих питань поряд з проблемами забезпечення збереженості документів [41, с. 37].

Метою інновацій, запропонованих комітетом Грігга, було здійснення якіснішого відбору документів та забезпечення регулярних надходжень матеріалів до НА. Вони стосувалися як організаційної сторони цієї роботи, так і самої методики відбору. Основним принципом було покладання головної відповідальності за проведення відбору документів для зберігання або вилучення на знищення на установи. З метою координації цієї роботи та забезпечення інтересів науки загальний контроль здійснював НА. Закон зобов'язував установи застосовувати відповідні заходи для проведення відбору та забезпечення збереженості документів, що підлягали зберіганню в архіві. В цій роботі установи мали дотримуватися вказівок хранителя НА, в обов'язки якого входили також координація та контроль їх діяльності.

Перша експертиза здійснювалася щодо документів, якими не користуються у поточному діловодстві протягом п’яти років, силами самої установи на основі критерію адміністративної цінності, але під контролем інспектора НА, який повинен впевнитися, що перегляд проведено. Крім того, інспектор брав участь у складанні кваліфікаційного довідника. Після першого перегляду мало залишитися від десяти до п’ятидесяти відсотків документів [31, c.27–28; 41, c. 39].

Друга експертиза проводилася через 25 років після створення документа спільно установою та НА на основі критеріїв адміністративної й історичної цінності. Під час другої експертизи працівники канцелярії ділили всі справи на три категорії:

1. документи, що більше не потрібні у діяльності установи;

2. документи, які установа пропонує зберігати постійно;

3. документи, які все ще потрібні в роботі установи, але які можна передати до НА.

На обкладинки справ та на відповідні облікові картки наклеювали ярлики різного кольору, що вказували, які справи повинні знищити відразу, які – через певний час, а які потрібно мікрофільмувати та передати до НА [31, c. 31]. Другий перегляд проводився на рівні справ, подокументний практикувався у виключних випадках. Кількість документів, що передавалися до НА, не повинна була в середньому перевищувати одного відсотка від загальної кількості документів, які створює установа [41, c. 41].

Для здійснення загального контролю та участі у проведенні експертизи в установі призначали відповідальну особу – архівіста установи, а в НA – інспектора. На 1962 р. посада архівіста була введена у всіх установах, на які поширювався закон про державні документи. Архівіст підлягав директору установи або іншому керівнику та ніс відповідальність за контроль над всіма документами відомства з моменту їх створення до визначення їх остаточної долі. Основним завданням інспектора був тісний контакт з архівістом установи у справі відбору документів на зберігання, надання йому допомоги в розробленні методики перегляду й визначення цінності матеріалів [31, c. 28].

За рекомендаціями комітету Грігга в 1958 р. було видано “ Тимчасовий довідник для архівістів установ”. Він роз'яснював новий регламент організації діючих відомчих архівів. Особлива увага приділялась перегляду документальних матеріалів та були визначені критерії відбору документів.

Як і в США, застосовувалось проміжне зберігання службових документів протягом періоду до другого перегляду. Установи направляли до проміжних сховищ своїх працівників, які залежно від виконуваної роботи знаходилися там постійно або тимчасово.

Британським архівістам, як і їх американським колегам, вдалося вирішити проблему сучасної документації лише шляхом втручання у діяльність самих державних установ. Проте англійська система порівняно з американською носила менш адміністративний характер, надаючи автономію державним установам.

Теоретичну основу класичної англо-американської концепції архівної справи та керування документацією склали ідеї видатних фахівців архівної теорії і практики Г. Дженкінсона та Т. Шеленберга. Характеризуючи два “перегляди” документів урядових установ, запропоновані комітетом Грігга, Дженкінсон вважав, що жоден з процесів скорочення кількості документів не є завданням архівіста. Справа хранителя архівів – зберігати їх [116, с. 169]. Для неурядових архівів він пропонував “спеціалізовані” сховища та “спеціалізованих архівістів”. Такий архівіст, на його думку, мав отримати освіту насаперед науковця, а не фахівця у галузі гуманітарних наук, щоб мати технічні знання про діяльність, яку документують документи [116, с. 170].

Класичним поглядам Г. Дженкінсона на архівну справу суперечили погляди американського архівіста Т. Шеленберга, викладені ним у книзі “Сучасні архіви: принципи і методика” (1956 р.). Це був посібник для тогочасного архівіста, в якому його основним обов’язком проголошувався відбір для зберігання та вилучення для знищення новітніх (сучасних) документів. Для архівістів важливою була тема, якій Т. Шеленберг присвятив центральну частину свого посібника і яку Г. Дженкінсон ігнорував, тема “керування документацією”. Виходячи з контексту, суттю роботи Шеленберга було те, що добре розроблена програма з керування документацією, щоб досягти економії та ефективності у створенні, зберіганні та остаточному розміщенні документів, є необхідною передумовою успішного керування сучасними архівами. У своїх працях Г. Дженкінсон та Т. Шеленберг відобразили відмінності свого особистого архівного досвіду і відповідно діяльності урядів, яким вони служили. Г. Дженкінсон, працюючи з багатою історичною документальною спадщиною, будучи експертом із спеціальних історичних дисциплін, спадкоємцем традиції офіційного нейтралітету й безперевного зберігання, не дуже цінив новітні (сучасні ) документи.

Т. Шеленберг прийшов працювати до новоствореного НА США, коли його основна діяльністю полягала в тому, щоб встановити місцезнаходження та ідентифікувати сім млн. куб. футів федеральних документів, які накопичилися впродовж попереднього сторіччя у Вашингтоні (близько половини всього масиву) і по всій країні. Розроблення інструкції та процедури для експертизи цінності й передавання документів до архіву або вилучення для знищення (не тільки для цих документів, а й для тих, які щороку накопичувалися впродовж наступних 20 років) вплинуло на формування поглядів Т. Шеленберга щодо природи сучасних архівів, вимог “вилучення” та “відбору” та ролі, яку має відігравати керування документацією у вирішенні цього завдання.

Погляди Т. Шеленберга мали міжнародне значення. Він видав свій посібник, повернувшись після року читання лекцій про архівну політику та практику США в Австралії. Австралійські архівісти узгодили його погляд з потребами країни, що успадкувала британську традицію керування документацією й зберігання документів та була добре знайома з поглядами Г. Дженкінсона. Головний архівіст Австралійського Союзу Я. Маклін визнав, що принципи і майже всі методи, описані у працях Дженкінсона, прийнятні для упорядкування й описування архівних документів. Щодо відбору документів для зберігання та вилучення для знищення, то в цих процесах, на думку Макліна, провідну роль має відігравати архівіст, бо крім нього, цього ніхто не зробить. Це, власне, підхід, що склався в США, оскільки поширювати значення архівних на документи, що ще не пройшли експертизи цінності архівістом і підлягають передаванню до архіву або вилученню для знищення, означало б залучати архівіста до знищення архівів [116, с. 171]. В Австралії було започатковано програму, що об’єднала архівну справу та керування документацією [244]. Насамперед програма передбачала інтеграцію архівів та центрів документації, а також призначення у кожне відомство відповідно підготовленого фахівця з керування документацією [116, с. 173].

Канадські архівісти теж вважали, що між архівною справою та керуванням документацією існує суттєвий взаємозв’язок. У ряді статей У. Лемб на основі досвіду уряду Канади засвідчив, що тоді, коли великі обсяги сучасних документів роблять неминучим їх знищення, працівники відомств, в яких документи створювалися, є поганими суддями їх довгострокової цінності. Активне залучення архівіста до вирішення питань остаточного розміщення документів він вважав як неминучим, так і бажаним. Але, підкреслюючи значення керування документацією та обов'язків службової особи, що керує документацією, він наполягав на тому, що остаточне рішення щодо передавання документів до архіву або вилучення для знищення повинно залишатися за архівістом [164]. Відповідно до “Ордера про державні документи” (1966 р.) відділ керування документацією НА Канади мав повноваження надавати послуги у цій сфері урядовим установам та відомствам в Оттаві та інших центрах Канади. Ці послуги включали: зберігання документів у центрах документації; консультації та допомогу у складанні переліків документів, передаванні їх до архіву або вилученні для знищення; навчальні курси; видання стандартів та настанов з керування документацією; перевірки, аудит та допомогу з інших аспектів керування документацією [192, c. 5].

Детальне дослідження цього етапу розвитку керування документацією пояснюється тим, що сформовані саме в цей період базові засади організації даної сфери діяльності визначали та продовжують багато в чому визначати принципи роботи зі службовими документами в Австралії, Великій Британії, Канаді, США.

Із середини 1960-х років починається наступний етап розвитку керування документацією, пов’язаний із початком впровадження електронно-обчислювальної техніки [52, c. 28]. Рішенням Конституційного суду США документи на нових носіях (магнітній стрічці) стали приймалися в суді як доказ [39, c. 43]. У статті, опублікованій у 1967 р., Ф. Еванс зазначав, що діловодство у федеральних відомствах включає автоматизацію пошуку джерел, автоматичну й електронну обробку даних та накопичення інформації [59, c. 24]. У діяльності службових осіб, що керують документацією, з'явилися два нових напрями: визначення системи документування для матеріалів електронно-обчислювальних машин, які підлягають передаванню до архіву, та проведення програми досліджень у сфері методології і практики роботи з цими документами з використанням сучасних технічних досягнень. Поява архівних матеріалів нового типу вимагала від службових осіб, що керують документацією, проведення досліджень для встановлення того, чи відповідає супровідна документація інформації, записаній на магнітну стрічку, яким способом цю інформацію можна використати і в якій формі її можна передавати на постійне зберігання [12, с. 84; 62]. На початку 1970-х рр. НА США та Канади започатковують спеціальні програми для “машиночитаних” документів. У 1979 р. така робота починається на рівні штатів [211]. Необхідно було дослідити стандартизовані методи визначення нових видів документів, їх систематизацію, умови та строки зберігання службових документів для всіх урядових установ, що потребувало уніфікації навчання працівників архівної служби, які повинні бути як архівістами, так і спеціалістами в галузі нової технології [19, c. 71]. NARA розробив один із перших переліків типових “машиночитаних” документів, розрахований на використання в масштабах всієї країни, – “Загальний перелік документів № 20” (General Records Schedule № 20). Цей перелік включав “машиночитані” документи (оброблювані, основні, допоміжні файли даних) та пов'язану з ними документацію, а також документи, що забезпечують діяльність з автоматизованої обробки даних. Перелік складався з 5 частин. Перша включала традиційні документи з планування роботи системи автоматизованої обробки даних та її експлуатації, вибору та обліку обладнання. Друга частина містила матеріали, необхідні для використання “машиночитаних” документів: документи для перевірки системи, опис системи, опис файлів, вхідні та вихідні форми, інструкція для користувачів. До третьої частини були віднесені інформаційні масиви на носіях, що "стираються": перевірні записи, програми, первинні дані вводу, робочі стрічки, основні файли економічної статистики. Четверту частину складали інформаційні масиви на носіях, що не “стираються” (перфокартах, перфострічках). П'ята частина включала інструкції з роботи з “машиночитаними” документами. На відміну від інших переліків, що використовувалися в США, перші чотири частини цього переліку були побудовані у вигляді таблиці [34, c. 33].

До кола обов’язків НА Канади були включені документи, створені за допомогою комп’ютера – Electronic Data Processing (EDP). Їх потрібно було інтегрувати до звичайних процесів складання переліків, експертизи цінності, зберігання та користування. Відділу керування документацією надавались ресурси для початку роботи по створенню опису цих документів. У 1974 р. було проведено перший навчальний курс з організації роботи з документами EDP для службових осіб федеральних установ, які керують документацією [192, c. 1]. У 1976 р. було створено опис документів EDP, що зберігаються в установах. Почалося створення переліків та “бібліотеки” магнітних стрічок в Оттаві та регіональних центрах, щоб забезпечити зберігання електронних документів поза установами [193, c.5].

У 1970-і рр. було зроблено прогнози щодо переходу у найближчому майбутньому до безпаперової документації. З кінця 1970-х рр. у спеціальних періодичних виданнях (США) пропагувалася ідея про реальність створення "безпаперової контори" як установи майбутнього [96]. У США приймається закон про скорочення роботи з паперовими документами (1980) [9, c. 103].

Керування документацією тривалий час було спрямовано тільки на традиційну документацію. Удосконалення прийомів роботи з “машиночитаними” документами проводилось незалежно від нього й мало на меті тільки підвищення ефективності електронної обробки даних в обчислювальних центрах. На межі 1980-х рр. стали порушуватися питання про інтеграцію у системи керування документацією, що склалися, нетрадиційних документів, у тому числі “машиночитаних”, для того, щоб об'єднати різні джерела документованої інформації в єдину мережу, організувати документи на різних носіях на основі спільної класифікаційної схеми, ліквідувати дублювання документаційних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. Як і у випадку з традиційною документацією, керування “машиночитаними” документами має дві основні мети: удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності та створення умов для передавання документів на архівне зберігання. Конгрес США робить наголос на розвитку більш ефективної політики керування документованою інформацією в урядових установах. Ця політика дістала назву керування інформаційними ресурсами. Залучення НАRA до здійснення цієї політики засвідчило значення керування документацією як складової керування інформаційними ресурсами, тим більше, що їх загальні цілі ідентичні – так керувати інформацією, щоб урядовці могли приймати своєчасні рішення на основі повної поінформованості [240, c. 17]. У 1986 р. окремі федеральні установи починають досліджувати застосування електронних діловодних технологій до всіх своїх документів. НАRA видав настанови для службових осіб, що керують документацією, щодо складання переліків даних електронних систем з використанням “системного підходу” замість роботи з кожною частиною системи окремо [240, c. 19].

1980-і рр. для керування документацією стали періодом перегляду концептуальних положень на основі досвіду нових інформаційних технологій. Замість традиційного керування документацією виникає управління інформаційними ресурсами, яке об'єднує всі носії інформації. Таке керування інформацією ( і документацією) є життєво необхідною функцією керування в цілому, такою як керування фінансами або кадрами [146, 189]. Стійка тенденція до уніфікації та стандартизації документних форм у 1980-х рр. змінюється уніфікацією інформаційних параметрів, елементів даних, позначень. В умовах постійного розвитку інформаційних технологій цей напрям уніфікації та стандартизації став найперспективнішим та найбільш практично ефективним [9, c. 103].

На початок 1990-х рр. інтенсивна інформатизація суспільства, розвиток мережі Інтернет, поява нових носіїв інформації створили передумови для якісно нового характеру продукування та розповсюдження інформації та викликали необхідність розроблення нових підходів до керування документацією [108, 210, 220, 237]. З урахуванням нових технологій були внесені зміни до законодавчих актів, що регулють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення збереженості, насамперед, про захист даних і інформації приватного характеру. Дослідження, ініціаторами яких виступили архівісти, сприяли впровадженню нових підходів у керування електронними документами. Насамперед це стосувалося розроблення документаційних систем, впровадження стандартів оптимальної методики для здійснення електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів [95, с. 4–6; 190]. У 1996 р. в Австралії було розроблено перший в світі стандарт з керування документацією, який став основою міжнародного стандарту [72, 210, 221]. 1990-і рр. відмічені посиленням міжнародного характеру керування. Перехід більшості постіндустріальних країн до “відкритої” економіки, значне підвищення ролі міжнародної конкуренції і одночасно кооперації виробництва, розвиток транснаціональних корпорацій, інтернаціоналізація керування зумовила необхідність спільного вирішення багатьох питань теорії та практики керування. Ця тенденція не обійшла і керування документацією. НА Австралії, США, Канади та Великої Британії наприкінці 1990-х рр. створили групу “G4”, яка зробила практичний внесок у поліпшення електронного діловодства державного сектору [95, c. 6]. Тоді ж розпочався процес кодифікації діловодних метаданих з тим, щоб вони були зрозумілі як фахівцям в галузі документознавства, так і користувачам. Це було пов’язано з впровадженням електронних систем, в яких можливість включення відповідних метаданих має бути інтегрована в процеси створення документів та керування документацією, щоб максимально використати переваги новітніх технологій. Було розроблено кілька моделей з визначення необхідного набору метаданих, які б забезпечували умови, коли документ буде діяти як свідчення певної дії, зокрема, проект Університету Британської Колумбії “Забезпечення цілісності електронних документів” та Пітсбурзького університету “Функціональні вимоги до свідчення у діловодстві”, Австралійський стандарт з керування документацією [209].

Прийняття у 2001 р. міжнародного стандарту розпочало новий етап у розвитку керування документацією. Це стало визнанням значущості документованої інформації як інформаційного ресурсу суспільства. Щодо змісту, то у стандарті викладено оптимальну методику керування документацією, необхідну для застосування як у цій сфері діяльності, так і інших, насамперед, у галузі інформаційних технологій. Міжнародна організація стандартизації продовжує розробляти стандарти з питань організації роботи зі службовими документами, зосередивши увагу на процесах керування документацією. Перший з цієї групи стандартів ІSО/TS 23081 “Інформація та документація – Процеси керування документацією – Метадані для службових документів” видано у 2004 р. [158]. Також для цього етапу характерне впровадження концепції “електронного уряду”, коли урядові установи переходять до електронного діловодства. Поряд зі стійкою тенденцією розширення доступу до інформації державного сектора та прозорості дій урядових установ це зумовлює нові організаційні рішення керування інформацією як для використання в процесі основної діяльності, так і для архівного зберігання. Електронні документи розглядаються як частина корпоративної інформаційної системи. Керівництво установ, фахівці з інформаційних технологій та з керування документацією повинні разом розробляти інформаційну політику установи, яка б передбачала включення до систем діяльності вимог щодо керування документацією та забезпечення збереженості службових документів і таку автоматизацію процесів діловодства, яка б зумовлювала постійне і точне виконання цих вимог авторами документів. Роль архіву полягає у підтримці цієї практики настановами та консультаціями, що містять оптимальну методику. Постачальники обладнання надають відповідну техніку для забезпечення електронного діловодства [170, с. 68; 204].

На всіх етапах розвитку керування документацією питаннями цієї сфери діяльності опікувалися національні і міжнародні фахові організації архівістів та спеціалістів з документації. Вони відіграють провідну роль у поширенні досвіду роботи та фахових знань у середовищі службових осіб, що керують документацією, та архівістів. Cеред найбільш впливових національних організацій слід відзначити Товариство американських архівістів (The Society of American Archivists) [15], Товариство керування документацією Великої Британії (Records Management Society of Great Britain) [205], Асоціацію керування документацією Австралії (Records Management Association of Australia) [198], Австралійське товариство архівістів (Australian Society of Archivists) [71], Інститут керування документацією (Records Management Institute) [203]. Під егідою цих організацій проводяться семінари з актуальних питань роботи з документами, вони організують навчання, видають журнали та методичні посібники. У 1992 р. Асоціація керування документацією Австралії виступила ініціатором створення Австралійського стандарту з керування документацією [221]. Товариство американських архівістів опікується виданням літератури з теорії та практики проведення експертизи цінності, створення переліків документів зі строками зберігання, розроблення та впровадження вимог до службових документів [91, 137, 138, 140, 178, 227, 228, 248]. Товариство розробило програму підготовки архівістів в учбових закладах та розробило мінімум стандартних вимог для практичної діяльності працівників архівів [10, с. 101].

Впливовою міжнародною організацією фахівців з інформаційного менеджменту є Асоціація менеджерів та адміністраторів у сфері керування документацією (Association of Records Managers and Administrators – ARMA). Вона об’єднує понад 10 тис. фахівців з інформаційного менеджменту у Сполучених Штатах, Канаді та 30 інших країнах. Членами організації є менеджери з документації та інформації, архівісти, корпоративні бібліотекарі, правознавці, консультанти й викладачі. Місія організації – надавати фахівцям з інформації можливості навчання, дослідження та формування зацікавленого мережевого співтовариства, робити можливим використання їх навичок і досвіду для підвищення цінності службових документів та інформації як корпоративного ресурсу установи. Як на національному, так і на міжнародному рівні розроблення стандартів є основною діяльністю для ARMA. Асоціація акредитована як організація-розробник стандартів при Американському Національному Інституті стандартів (ANSI) та бере участь у роботі технічного комітету 46 “Інформація та документація” ISO, зокрема її підкомітету 11 – “Архіви/Керування документацією”. Разом з ANSI ARMA розробила “Словник термінів з інформаційного менеджменту та керування документацією” (2000–2001р.). Організація забезпечувала координацію розроблення міжнародного стандарту з керування документацією (ISO 15489) та відіграла ключову роль на завершальній фазі його розроблення. Іншим важливим напрямом діяльності асоціації є навчання. Регулярно проводяться семінари та тренінги з різних питань керування документацією. Її спонсорами виступають державні й комерційні структури. Вона публікує матеріали щорічних конференцій ARMA, а також дослідження з різних питань керування документацією та інформаційного менеджменту [69].

Провідними міжнародними організаціями, що опікуються питаннями керування документацією, є МРА та ЮНЕСКО.

У 1967 р. ЮНЕСКО створила окремий відділ документації, бібліотек та архівів [117, с. 523], а у 1977 р. – відділення Загальної інформаційної програми [117, с. 526]. Структурно воно відповідало головним цілям Мети ЮНЕСКО за п. 10.1 (розвиток і сприяння інформаційним системам та службам на національному, регіональному й міжнародному рівнях). Генеральна конференція ЮНЕСКО поклала на Загальну інформаційну програму відповідальність не тільки за сприяння розвитку історичних архівів, а також за розвиток систем і служб керування документацією. У відповідь на таке доручення Генеральної конференції у травні 1979 р. на нараді у штаб-квартирі ЮНЕСКО вперше була прийнято довготривалу Програму в галузі керування документацією та архівної справи (RAMP від перших літер англійської назви – Records and Archives Management Programme), розроблену спільно з МРА. Завдання RАМP було сформульовано таким чином: сприяти визнанню цінності документів як основного джерела інформації та їх використанню, особливо в галузі планування і розвитку, нарівні з іншими джерелами інформації; на прохання країн-членів ЮНЕСКО надавати допомогу в організації систем та служб керування документами та архівів, необхідну для повного та ефективного використання цих основних джерел інформації. [117, с. 527–528]. Програма RAMP включала проекти, дослідження та інші дії, спрямовані на :

– розроблення стандартів, правил, методів та інших нормативних інструментів для опрацювання та передачі спеціалізованої інформації та створення сумісних інформаційних систем;

– надання можливості країнам, що розвиваються, створити свої власні бази даних та мати доступ до тих, що зараз існують у світі, щоб збільшити обмін інформацією та її потік шляхом застосування сучасних технологій;

– сприяння розвитку спеціалізованих регіональних інформаційних мереж;

– сприяння гармонійному розвитку сумісних міжнародних інформаційних послуг та систем;

– встановлення національних інформаційних систем та удосконалення різних компонентів цих систем;

– формулювання політики та планів у цій сфері;

– навчання спеціалістів з інформації й користувачів та розвиток національного і регіонального потенціалу для освіти та навчання інформаційним наукам, бібілотекознавсту та архівній справі [223].

ЮНЕСКО та МРА активно здійснювали організацію розробки стандартів для застосування у певних сферах архівної справи та керування документацією. У 1982 р. ЮНЕСКО опублікувало в рамках програми RAMP дослідження Дж. Б. Роудса про застосування рекомендацій UNISIST (Міжнародної програми співробітництва, що має на меті встановлення світової наукової інформаційної програми) та міжнародних стандартів ISO до архівної справи та керування документацією. З великого фактологічного матеріалу, наведеного в огляді Роудса, видно, що міжнародні організації недооцінюють значення офіційної службової документації у загальному суспільному інформаційному масиві. Одним з основних результатів діяльності UNISIST було розроблення рекомендацій, спрямованих на удосконалення інформаційних систем та інформаційного обслуговування, а також технічних засобів для обміну інформацією, стандартизованих форм документів та інформаційних процесів. Особлива увага приділялась бібліотекам та інформаційним фондам; термінології; обробці даних; репродукуванню документів. Серед рекомендацій, що дотичні до керування документацією, була лише “Бібліографія з підготовки та надання документів, що містять наукову та технічну інформацію” (1974 р.). Стандартизація проводилась переважно в сфері обробки даних, причому торкалася лише окремих поодиноких моментів. На думку Роудса, бажаним було б розроблення міжнародних рекомендацій з таких напрямів, як керування листуванням, звітами, директивами [214, с. 1, 95].

Загалом публікації в рамках програми RAMP можна розділити на дві групи. До першої належать результати досліджень, проведені спеціально для цієї програми [85, 88, 99, 107, 125, 128, 161, 172, 183, 196, 214–216, 223], другу становлять матеріали міжнародних форумів, статті з періодичних фахових видань та збірників, вибрані настанови архівних установ, публікація яких мала сприяти ознайомленню із досвідом різних країн [116, 117, 124, 163, 165, 185, 225, 229]. При цьому слід зазначити, що авторами більшості матеріалів були фахівці США, Канади, Великої Британії.

МРА опікується питаннями керування документацією переважно щодо організації документів безпосередньо в установах для полегшення роботи з ними в державних архівах. На всіх міжнародних конгресах архівів обговорювалися різні аспекти й проблеми керування документацією. На конгресах 1950, 1956, 1968, 1972, 1976 рр. це були питання проміжного зберігання документів (центрів документації) та архівної експертизи [124, с. 561]. З розвитком електронно-обчислювальної техніки все більше обговорються пов’язані з нею загальні проблеми роботи архівістів і службових осіб, що керують документацією. Це, головним чином, проблеми роботи з документами на машинних носіях та юридичної відповідальності. Питання роботи з “машиночитаними” документами обговорювалися на V Міжнародному конгресі архівів у Брюселі (1964 р.), VII Міжнародному конгресі у Москві (1972 р.) Вони знайшли відображення у доповідях, заслуханих Х та ХІ міжнародними конгресами архівів [34, c. 5–6]. У 1972 р. при МРА була створена робоча група з автоматизації, яка стала досліджувати ці питання на постійній основі [122].

Серед тем, які розглядав Х Міжнародний конгрес архівістів у Бонні (1984 р.), було також обговорено ставлення архівів до керування документацією. Доповідачі відмічали зростаючі можливості архівів щодо контролю за діловодством та необхідність відповідних змін у фаховій підготовці як архівістів, так і спеціалістів з документації. Була також відображена цільова установка ЮНЕСКО на підвищення значення “принципу діловодства” у розвитку архівної діяльності та висловлена думка, що її предметом є вся робота з документами, починаючи з фази діловодства (як в США та СРСР) [55]. На конгресах МРА останніх років обов’язково обговорюються питання керування документацією з точки зору архівної перспективи [5, 11, 14, 46, 56].

Обговорення, розпочаті на міжнародних конгресах, продовжуються в технічних комітетах МРА. Заслуговують на увагу симпозіуми і семінари з фахових питань керування документацією, які часто проводяться на регіональній основі та ініційовані або підтримані ЮНЕСКО. Тема взаємозв'язку архівної справи з керуванням “машиночитаними” документами була предметом спеціального обговорення на Європейській конференції по створенню та організації сучасних документів, проведеній МРА в Будапешті у 1985 р. Конференція рекомендувала МРА приділити більше уваги організації досліджень з актуальних питань організації сучасного діловодства, особливо “машинної” документації [27]. Важливим напрямом діяльності МРА є упорядкування та узгодження професійної термінології, результатом якого стало видання “Словника архівної термінології” [98]. Доповіді та документи за результатами обговорень публікуються детально або у скороченому вигляді в різних виданнях МРА “Archivarum”, “ICA Bulletin”, “International Journal of Archives”, “Comma”.

По аналогії з МРА у 1970 р. було створено Міжнародну раду з керування документацією [155]. У листопаді 1985 р. в Манілі (Філіпини) відбувся її перший конгресс під девізом “Революція в керуванні документацією”. Його була в основному спрямована на перспективні зміни у документації, викликані комп'ютеризацією обробки інформації: зміни в технології обробки документів, статус документа у 1980-і рр., перспективи розвитку керування документацією та інформацією у ХХІ ст. [7, с. 7]. У 1988 р. відбулася спільна нарада МРА та Міжнародної ради з керування документацією (Париж), присвячена проблемам “нових архівів”. Учасники засідання прийшли до висновку, що для користувачів немає різниці, де зберігаються архіви – у відомстві чи архівосховищі, весь масив інформації слід розглядати незалежно від матеріалу, з якого його зроблено, або місця зберігання. Доповідачі відмічали, що застосування комп'ютерів йде в напрямку від зберігання документа тільки у машиночитаній формі до використання їх для зберігання зображення або інформації того документа, який реально існує в іншій формі (на папері, фотознімку та ін.). В установах вони широко використовуються для реєстрації, обліку, публікації документів та як засіб обробки тексту [9, с. 101].

Найдавнішою міжнародною організацією науково – інформаційного напрямку є Міжнародна федерація з інформації та документації ( до 1986 р. – Міжнародна федерація документації), заснована ще у 1895 р. В 1950-х рр. в діяльності федерації формуються нові, зумовлені часом напрями – методи та системи машинної обробки інформації, інформація для промисловості тощо, за якими створювалися дослідницькі комітети. У подальшому були засновані дослідницькі комітети з підготовки документалістів, теоретичних основ наукової інформації, термінології інформації та документації, патентної інформації, інформації та документації в галузі суспільних наук тощо. Федерація тісно співпрацює з ЮНЕСКО та іншими організаціями системи ООН, з багатьма неурядовими організаціями, зокрема МРА та ІSО [145, с. 4–5].

З 1976 р. федерація у межах Загальної інформаційної програми ЮНЕСКО здійснювала планування національних центрів документації, розроблення автоматизованих інформаційних систем та підготовку науково – інформаційних кадрів. З 1980 р. федерація активно співпрацює з МРА у сфері автоматизації інформаційної діяльності, удосконалення ділової документації та промислової інформації, а також забезпечення збереженості документної інформації [8].

Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. В умовах інформатизації суспільства зростає значення міжнародної уніфікації та стандартизації документів, оскільки застосування комп'ютерів відкриває можливість перетворення окремої держави та міжнародного співтовариства в комунікативне ціле на основі єдиних принципів збирання, зберігання та обміну інформацією. В процесі уніфікації інформація незалежно від вихідної форми (текст, зображення, усна мова) приводиться до єдиної форми, що створює можливість її зіставлення (порівняння) та інтеграції.

Важливу роль тут відіграє Міжнародна організація стандартизації – ІSО (International Organization for Standartization). Вона об'єднує 146 країн. Основне її завдання – розвиток стандартизації у світі для сприяння міжнародному обміну промисловими товарами та послугами, а також взаємному співробітництву у сферах інтелектуальної, наукової, технічної та економічної діяльності. Результатом її діяльності є стандарти ІSО – міжнародні стандарти (МС) [9, c. 101].

Стандартизацією діяльності, що стосується бібліотек, документаційних та інформаційних центрів, індексування та реферування, архівів, інформатики (інформаційної науки) та видавничої справи, опікується технічний комітет 46 “Інформація і документація” та його підкомітети. ТК 46 співпрацює з іншими технічними комітетами ІSО, а саме: ТК 6 “Папір, картон, целюлоза”, ТК 10 “Документація технічної продукції”, ТК 37 “Термінологія та інші мовні ресурси”, ТК 154 “Способи обробки, елементи даних і документи в торгівлі, промисловості та управлінні”, ТК 171 “Прикладні програми керування документами”, ТК 211 “Географічна інформація”. Безпосередньо питання керування документацією опрацьовує підкомітет 46/11 “Архіви/Керування документацією”. Загалом ТК 46 та його підкомітети опублікували 90 МС.

Важливим етапом на шляху стандартизації процесів керування документацією стало прийняття МС ІSО 15489:2001 “Інформація та документація – Керування документацією” [156, 157].¹ У 2004 р. підкомітет розробив та опублікував МС ISO/TS 23081-1:2004 “Інформація та документація – Процеси керування документацією – Метадані для службових документів – Частина 1: Загальні положення”. Стандарт є настановою для впровадження та використання метаданих у межах застосування ІSО 15489:2001. Він спрямований на визначення різних функцій і видів метаданих, що забезпечують процеси діяльності та роботи зі службовими документами. Ця технічна специфікація встановлює засади для створення, керування й використання метаданих та принципи, що керують ними. Стандарт не визначає обов’язковий для впровадження набір метаданих керування документацією, оскільки вони в деталях будуть відрізнятися відповідно до організаційних або специфічних вимог певної юрисдикції. Проте у ньому проаналізовано основні існуючі сполучення метаданих на відповідність до вимог ІSО 15489 [158].

Із середини 1990-х рр. помітну роль у вирішенні проблем керування документацією почав відігравати Європейський Союз. Це пов'язано з повсюдним застосуванням нових інформаційних технологій та проблемами, що виникають в процесі функціонування електронних документів. Директиви ЄС в таких сферах як захист даних, правовий захист баз даних, захист прав інтелектуальної власності, електронна комерція та використання цифрових підписів впливає і впливатиме як на керування службовими документами, так і на архівну справу.

У 1994 р. будо підготовлено доповідь групи експертів з координації архівів “Архіви в ЄС” (відому також як “Чорна книга”). Вона визначила ряд пріоритетних напрямків архівної співпраці, включаючи дослідження у сфері спільного визначення стандартів зберігання електронних документів та оптимальних моделей керування ними.

Керуючись положеннями цієї доповіді, Рада Міністрів ЄС організувала мультидисциплінарний форум з питань керування, зберігання, консервації й пошуку електронних документів та запросила до участі в ньому представників урядових установ, національних архівів, виробничої сфери і науки. Відбулося вже три таких форуми. Вони одержали назву DLM–Forum (від французьких слів – Documents Lisibles par Mashine – “машиночитані” документи).

Перший DLM–Forum проходив у грудні 1996 р. у Брюселі. В його роботі взяли участь представники всіх країн ЄС та інших 10 держав, а також представники архівів, органів управління, науки й виробничої сфери, зокрема інформаційних технологій та фармацевтики, для якої є суттєвим довгострокове зберігання цифрових документів. Результатом форуму став план дій, який передбачав, зокрема, організацію вебсайту форуму та видавничої програми, яка б включала публікацію матеріалів конференцій і настанов щодо оптимальної методики користування електронними документами; розроблення навчальних програм для архівістів і адміністраторів, що керують електронними документами; організацію окремих робочих груп для дослідження правових аспектів функціонування електронних документів; огляд існуючої системи розподілу відповідальності за керування електронними документами між архівами та адміністрацією; визначення функціональних вимог до зберігання електронних документів. У період між проведенням форумів працюють групи експертів.

Другий DLM–Forum також проходив у Брюселі у жовтні 1999 р. Знову були представлені всі члени ЄС, країни – кандидати на вступ до ЄС, інші країни, зокрема США та Канада. 69 відсотків учасників становили архівісти та представники урядових установ, 19 відсотків делегатів були з виробничої сфери, решта – представники академічної науки та консультанти. Тема цього форуму була сформульована таким чином: “Європейські громадяни та електронна інформація: пам'ять інформаційного суспільства”. Головним результатом форуму стали рішення з розроблення еталонної моделі керування електронними документами та підготовки першого модуля базової європейської навчальної програми у сфері електронних документів і керування документацією. Після Форуму 1999 р. будо видано “Послання до виробників” (“Message to Industry”), в якому виробників закликали взяти активну участь у обговоренні функціональних вимог до електронних документів та керування документацією, а також у розробленні відкритих стандартів і специфікацій для програмного забезпечення інформаційного менеджменту [139, с. 56–60]. Останній форум відбувся у травні 2002 р. у Барселоні і був присвячений питанням доступу та забезпечення збереженості електронної інформації.

Розробленням стандартів із КД займаються міжнародні організації (наприклад, ISO - International Organisation for Standardisation (Міжнародна організація зі стандартизації), національні комітети зі стандартизації – AFNOR (Франція), ANSI (США), BSI (Великобританія), CSNI (Чеська республіка), DIN (Німеччи­на), DS (Данія), DSTU (Україна), IPQ (Португалія), JISC (Япо­нія), NEN (Нідерланди), NSAI (Ірландія), SAI (Австралія), SCC (Канада), SIS (Швеція), відповідні державні організації, професійні об'єднання фахівців у галузі керування інформацією та документацією (наприклад, Public Record Office, ARMA Internation, AIIM International, Гільдія керуючих документацією Росії).

Найавторитетнішим розробником стандартів є Міжнародна організація зі стандартизації (1946), в активі якої більше 14 000 стандартів для найрізноманітніших сфер діяльності суспільства. Організація об'єднує та координує діяльність 148 національних інститутів у галузі розроблення міжнародних стандартів. Розробленням міжнародних норм і стандартів, зазвичай, займаються технічні комітети ISO. Наприклад, технічний комітет ТС 154 "Документи й інформація в управлінні, торгівлі та промисловості" покликаний займатися питаннями стандартизації інформаційних елементів, форми і змісту документів, поданні даних, використовуваних при обміні інформацією в управлінні, торгівлі, промисловості. Результатом функціонування комітету став, зокрема, стандарт 180 8439:1990 "Розроблення бланків докумен­тації. Основні положення", що встановив формат, береги, зони реквізитів для бланків документів, які використовуються у зазначених вище сферах діяльності суспільства.

Із метою розвитку стандартизації у сфері діловодства й архівної справи у складі Технічного комітету ТС 46 "Інформація й документація" було створено підкомітет SC 11 "Керування архівами / документами". Роботу секретаріату підкомітету SC 11 забезпечує австралійський національний орган стандартизації – SAI (Standards Australia International Ltd). Із підкомітетом співпрацюють чотирнадцять національних комітетів-членів ISO (див. вище), а також п'ять комітетів країн-спостерігачів (Гос-стандарт Росії, NC (Куба), PKN (Польща), SFS (Фінляндія), TISI (Таїланд). В умовах глобалізації світового простору, особливо після створення Євросоюзу, коли діяльність економічних, політичних, культурних інфраструктур держав вийшла за межі національних кордонів, Міжнародна організація зі стандартизації активно намагається розв'язати проблему єдиного (міждержавного) стандарту з керування документацією.

2001 р. підкомітетом ТС 46 / SC 11 було завершено роботу над першим міжнародним стандартом із керування службовою документацією - ISO 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією", основу якого склали положення національних австралійських стандартів серії AS 4390 "Records management" (1996), що базуються на методології проектування і впровадження систем роботи з документацією DIRKS (автор - Д. Бірман). Стандарт ISO 15489-2001 акумулював передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією. Під "керуванням документацією", як зазначено у стандарті, розуміють:

1) керування континуумом документів (континуум документів (Record Continuum) - це графічна і теоретична модель, що охоплює послідовний і взаємопов'язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві. Режимом роботи з документацією (Recordkeeping Regime) називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

4) керування документами як цінним майном і інформаційними ресурсами;

5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

Стандарт набув чинності з 15 вересня 2001 р. і регламентує керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов'язані документувати інформацію та користуватися документами. Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, проте він може знайти застосування, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов'язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття "керування документацією" включає й керування архівами.

Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001.

Терміносистема стандарту ISO 15489-2001 базується на термінах, регламентованих стандартом 180 5127 "Документація й інформація. Словник термінів". У стандарті подано визначення 21 основного терміна, у т.ч. і понять "документ", "керування документацією". Відмітимо, що у визначенні поняття "документ" акцент зроблено не на його формальних ознаках, а функційності. Так, п. 3.15 визначає документ як "інформацію, створену, відправлену, одержану чи ту, що зберігається організацією або фізичною особою як свідчення, дані для виконання правових обов'язків чи в ході службової діяльності". Під "керуванням документацією", як зазначалося вище, розуміють галузь управлінської діяльності, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, одержанням, збереженням, користуванням і знищенням документів, включаючи процеси "захоплення" і зберігання у вигляді документів свідчень і даних про хід службової діяльності і службових операцій" (п. 3.16).

Структурно ISO 15489-2001 складається з двох частин:

Частина перша - Загальні положення (керування документацією).

Частина друга - Практичне керівництво (з керування документацією).

У першій частині стандарту "Загальні положення" містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же обґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т.ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КД, їх перспективи розвитку, викладено вимоги до документування процесів КД, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КД.

У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т.д.), зазначених у першій частині стандарту, з описом процедур, що допомагають забезпечувати керування документацією. Організація технологічних циклів КД у різних країнах має специфіку, що зумовлена історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це визначає загальний характер рубрикації та формульованих норм ISO. Проте маємо визнати, що завдяки старанням міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RAMP, Міжнародна рада архівів, Міжнародна рада з керування документацією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації та ін.) керуванню документацією, як зазначалося, надано деякі загальні риси.

Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватними особами, зобов'язаними створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування його першої частини.

У стандарті визначається відповідальність установ, їх керівного складу, усіх осіб, причетних до документообігу в установі, за документи та правильну організацію роботи з ними.

Делегатські збори Міжнародної ради архівів у резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - CITRA (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім державним і приватним утворювачам документів проводити керування документацією відповідно до положень даного ISO.

УНДІАСД, як член ТС "Інформація і документація" (ТС-144), у 2003 р. виступив із ініціативою включити стандарт, гармонізований з ISO 15489-2001, до плану розроблення ДСТУ. Відповіддю на пропозицію Інституту стало замовлення Державним підприємством "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" УНДІАСД підготувати ДСТУ, що стане відповідником зазначеного ISO.

Наразі підкомітет ТС 46 / SC 11 "Керування архівами / документами" ISO проводить підготовку нових версій ISO 15489-1 та ISO/TR 15489-2, що викликано необхідністю конретизувати окремі позиції ISO 15489. Міжнародна організація зі стандартизації продовжує розробляти нормативні документи з питань організації роботи зі службовими документами, зосередивши увагу на процесах керування документацією. 2004 р. побачив світ перший із цієї групи стандартів ISO/TR 23081 "Інформація та документація - Процеси керування документацією -Метадані для службових документів". Багатоаспектність проблематики теми потребує дальшого розроблення.