Управління справами

Створюється в ВРУ, КМУ, міністерствах відомствах, як структура, що виконує роботу з документами, і як орган контролю і координації діловодства в центральному апараті управління державою. Управління має таку структуру:

• керуючий справами (має свою приймальню)

• заступник керуючого справами (має свою приймальню)

• приймальня

• відділ бухгалтерського обліку, фінансів, планування та контролю

• загальний відділ

• відділ медичного, санаторного та побутового забезпечення

• відділ господарського забезпечення

• відділ зв'язку та телерадіосистем

• відділ будівництва та ремонту

• відділ матеріально-технічного постачання

• відділ юридичного забезпечення

Служби керування документацією

Окремі фахівці

Загальні відділи

Канцелярії

Інформаційні, інформаційно-аналітичні управління

Служба по роботі з документами у виконавчих органах влади і виконавчих структурах (мерія,) місцевого самоврядування.

У цих відділах зазвичай створюються ті ж ділянки, які характерні для канцелярії, проте сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структур пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком ухвалення рішень і особливостями документування в цих установах.

Створюється на підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторских організаціях, вищих учбових закладах. В структурі канцелярії зазвичай працюють наступні підрозділи (відділи, сектори, групи):

1. Експедиція (спеціалізована ділянка, що здійснює прийом і відправку поштою і кур'єрському зв'язку документації і кореспонденції.)

2. Підрозділ по обліку і реєстрації документів (реєстрація документів, що входять, витікаючих і внутрішніх, контроль відповідності прийнятим правилам оформлення документів, формування і ведення довідково-інформаційного масиву.)

3. Група контролю (бюро, інспекція, відділ) (здійснює контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавської дисципліни, інформування керівництва про хід виконання документів і доручень)

4. Група листів (звернень громадян) (займається прийомом і обліком пропозицій, заяв і скарг громадян)

5. Група підготовки документів (здійснює передрук документів з чернеток, зчитування і правку текстів документів, облік виконуваної роботи)

6. Копіювально-розмножувальне бюро (діяльність яких пов'язана з розсилкою великої кількості нормативній або розпорядливій документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражування текстів документів, підготовки рекламної продукції, буклетів, брошур)

7. Архів організації (здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичній допомозі, веде облік і зберігання документів, контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ в структурних підрозділах, готує справи до передачі на державне зберігання.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Відділ раціоналізації ДЗУ та контролю (центр удосконалення процесів ДЗУ, методичний центр):

• керівник;

• приймальня

• управління діловодства

• протокольний відділ;

• відділ організації та ведення діловодства в Апараті

• відділ службової кореспонденції;

• управління технічної роботи з документами;

• відділ стенографування та ін..

Секретаріат (підрозділ, створений для обслуговування керівництва апарату вищих органів влади):

- секретаріат керівника (керівник секретаріату, прес-секретар, завідувач відділу ДЗ);

- секретаріати заступників керівника (завідувачі відділами секретаріту);

-секретаріати комітетів та тимчасових комісій (іноді) ВРУ (завідувачі секретаріату та їх заступники);

- секретаріат КМУ (керівництво секретаріату, департаменти та управління, що мають директорів, начальники управлінь; профспілковий комітет)

- секретаріат колегії (завідувачі секретаріату та їх заступники);

- протоколне бюро

Приймальні

До функцій служби керування документацією належать:

- повне інформаційно-документаційне обслуговування діяльності суб'єкта, що включає: приймання, облік, первинне опрацювання та відправку кореспонденції, доставку, друкування та розмноження документів, реєстрацію, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовку справ до передачі в архів;

- організаційно-методичне управління та контроль за постановкою діловодства у всіх структурних підрозділах та підвідомчих організаціях;

- систематичне удосконалення інформаційно-документаційного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ і насамперед персональних комп'ютерів та засобш механізації управлінської роботи;

- організація підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ.

Як видно з переліку функцій, всю роботу з документаційного забезпечення управління можна розділити на дві частини: безпосереднє оперативне документаційне обслуговування, організаційно-методичне управління та постійне удосконалення на базі ЕОМ всієї роботи з документами та інформацією, що міститься в них.

Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управління, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням. Тому одним fa актуальних завдань служби документаційного забезпечення управління є організація вивчення більш нових засобів ЕОМ та засобів механізації, державних стандартів на уніфіковані системи документації, методичних розробок щодо роботи з документами. Ця служба зобов'язана постійно удосконалювати організацію документаційного обслуговування, забезпечувати його однаковість у всіх структурних частинах об'єкта та у підвідомчих суб'єктах. Таким чином, служба документаційного забезпечення управління в наш час намагається досягти спільності показників, форм документів та порядку їх опрацювання.

Служба керування документацією повинна бути самостійним структурним підрозділом, безпосередньо очолюватись керівником, який підпорядкований керівнику суб'єкта. У великому та середньому суб'єкті ця служба має складну структуру, до неї можуть входити: секретаріат; юридичний відділ; загальний відділ; експедиція, в якій виділяються групи опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, урядової пошти та доставки (кур'єрська група); обліково-довідкова частина, що займається реєстрацією, довідковою роботою; контрольно-інспекгорська група; бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами громадян; машинописне (диктофонно-машинописне) бюро; копіювально-розмножувальна служба; архів та шспекційно-методична група Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі.

В суб'єктах невеликого масштабу замість структурних підрозділів відповідну роботу будуть виконувати окремі особи. Номенклатура посад працівників служби керування документацією визначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та соціальних питань. Сюди віднесені керівники-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб'єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедицією, інспектори, секретарі, стенографістки, діловоди, друкарки, експедитори, кур'єри, редактори та коректори. Слід пам'ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вишу освіту за фахом "Документознавець, організатор діловодства".

Раціональна організація документаційного забезпечення діяльності суб'єкта потребує достатньої кількості працівників цієї служби. Основними факторами, які визначають кількість та склад працівників служби, є обсяг документообігу (тобто кількість документів, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівників суб'єкта та ступінь автоматизації і механізації опрацювання інформації та документів. Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється посадовими інструкціями, в яких визначено його організаційно-правове положення в структурному підрозділі.

Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного робочого місця. Чим чіткіше буде розроблена посадова інструкція, тим легше організувати виконання конкретної роботи. В інструкції слід включати і методику роботи, тобто не тільки що робити, але і як виконувати ті або інші види робіт.

Індивідуальна посадова інструкція - важливий та відповідальний документ, який організаційно та методично визначає роботу співробітника. Інструкція складається з розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повинні бути чіткими, ясними, виключаючими двояке розуміння.

В загальній частині перелічуються основні завдання даної посадової особи, порядок її приймання та звільнення, професіональні вимоги до неї (освіта, стаж роботи), її безпосередня підлеглість та нормативні документи, якими вона керується в роботі.

В розділі "Функції" вказується конкретна ділянка роботи, закріплена за даним співробітником, та перелічуються всі види робіт, що виконуються ним. Наприклад, на працівника покладено формування справ та організація поточного зберігання документів. Виконання цієї функції здійснюється такими видами робіт: перевіркою наявності позначки про виконання документа, підшиванням документа до справи відповідно до номенклатури справ, організацією зберігання справ у шафі, видачею в тимчасове користування документів і справ, оформлення обкладинок справ до передачі в архів установи та ін.

В розділі "Обов'язки" викладається порядок виконання робіт, терміни і методи виконання кожної операції. Скажімо, якщо працівник проводить реєстрацію документів, то в інструкції повинен бути детально описаний поділ документів на реєстровані та нереєстровані, занесення кожного реквізиту реєстраційної картки та кількість екземплярів картки, куди який екземпляр надійде тощо. Також зазначається форма реєстраційної картки.

В розділі "Права" викладені права працівників, якими вони користуються при виконанні своїх функцій.

У розділі "Взаємовідносини" вказується, коли, від кого і в якому вигляді працівник повинен одержати інформацію та документи, передати, з ким погодити.

Посадова інструкція завершується розділом "Оцінка роботи", де подаються критерії, що дозволяють оцінити виконання працівником своїх функцій (в основному якість та своєчасність роботи). В цьому ж розділі вказується відповідальність, яку працівник несе у випадку несумлінного ставлення до своїх обов'язків. Посадова інструкція затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює даний співробітник.

Основним нормативним документом, що визначає роботу з документаційного забезпечення в суб'єкті є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в кожному суб'єкті чи об'єкті.

Розробляється інструкція на основі загальнодержавних нормативних документів: ГОСТів, Основних правил роботи відомчих архівів, державних стандартів та уніфікованої системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил. Нині відомства складають типові інструкції з діловодства в цілому або з якоїсь його окремої частини (номенклатура справ, оформлення документів, організація контролю тощо) для всієї групи однорідних суб'єктів чи об'єктів.

Служби інформаційного забезпечення органів законодавчої влади

Відділ інформаційного забезпечення Верховної Ради України НПБУ створено у травні 1999 року з метою сприяння законотворчій діяльності Верховної Ради України шляхом надання інформаційних послуг народним депутатам, їх помічникам та працівникам апарату ВРУ.

В результаті успішного здійснення Канадсько-українського проекту спільно з Канадським товариством приятелів України протягом 1999-2001 рр. на базі відділу був створений Українсько-канадський парламентський інформаційний центр.

Урочисте відкриття центру відбулось 16 листопада 2000 року за участі першого Президента У країни Л. Кравчука, Надзвичайного і Повноважного посла Канада в Україні та багатьох народних депутатів України. Співробітництво між Національною парламентською бібліотекою України та Канадським товариством приятелів України триває і зараз.

У відділі працює 8 бібліотекарів–бібліографів, досвідчених фахівців бібліотечної справи. За вагомий особистий внесок у розвиток справи бібліотечного забезпечення українського парламенту завідувач відділу Погребна Олена Олександрівна була нагороджена Почесною грамотою Верховної Ради у вересні 2004 року.

Відділ пропонує такі інформаційні послуги користувачам Бібліотеки:

• готує інформаційні матеріали на запити народних депутатів, їх помічників та службовців апарату Верховної Ради України;

• підбирає і формує інформаційні матеріали до законопроектів, що розглядаються на сесіях українського парламенту;

• створює гіпертекстову базу даних „Політика і політики у дзеркалі періодичних видань України”, що постійно поповнюється і розміщується на Інтернет-сторінці Бібліотеки за адресою: http://cuprc.nplu.org/

• надає інформаційні послуги користувачам Бібліотеки з використанням бази даних „Ліга. Закон”

• надає безкоштовний доступ до Інтернету народним депутатам та їх помічникам;

• надає доступ до підсобного фонду відділу, який складається з англомовної канадської літератури з питань законодавства та довідкових видань українською мовою.

Служба інформаційного забезпечення органів законодавчої влади бібліотеки Вернадського

Одним з таких інформаційних підрозділів Національної бібліо­теки імені В. І. Вернадського є Служба інформаційно-аналітич­ного забезпечення органів державної влади (СІАЗ). Профільна діяльність Служби зосереджена на оперативному опрацюванні, відповідно до суспільних запитів, багатства бібліотечних фондів і нових великих масивів інформації, на сьогодні насамперед елек­тронної, на підготовці аналітичної та оперативної інформаційної продукції для задоволення запитів зростаючої кількості замовни­ків такої продукції в управлінських структурах, громадських ор­ганізаціях, у сфері економіки, науки тощо.

На сьогодні діяльність СІАЗ спрямована на забезпечення ін­формаційних потреб передусім двох великих груп користувачів (замовників) - управлінських структур та бізнес-економічних структур.

До першої групи необхідно віднести насамперед керівників всіх рангів. Оптимальність рішень, що приймаються даною групою ко­ристувачів інформації, значною мірою залежить від рівня їх поін­формованості. Практика свідчить, що низька поінформованість завжди призводить до нестабільного менеджменту. У підсумку поінформованість керівників у більшості випадків сприяє всебіч­ному прискоренню соціально-економічного розвитку суспільства, успішному досягненню мети і вирішенню тих завдань, які вини­кають в їх повсякденній діяльності ².

Тематичний діапазон інформаційних потреб управлінських структур відрізняється широтою, при цьому чим вище ранг керів­ника, тим багатоаспектніші його інформаційні потреби. Ці по­треби досить динамічні, відрізняються значною практичною спрямованістю. Разом з тим необхідність прийняття оптимальних рішень потребує від управлінських структур теоретичних знань у багатьох сферах діяльності, у першу чергу, із соціально-еконо­мічних питань, що враховують такі проблеми як багаторівнева еко­номіка, підприємництво, податкова політика, соціальний захист малозабезпечених верств населення тощо. Водночас кожен керів­ник, маючи конкретну базову підготовку, проявляє професійний інтерес до інформації стосовно своєї спеціальності. До того ж ке­рівникам потрібна не «сира» інформація про об'єкт управління, а така, що враховує специфіку сприймання, використання інформа­ційних ресурсів у конкретних умовах професійної діяльності.