Тема 2.1. Сучасне законодавче і нормативно-методичне регулювання керування документаційними процесами Лекція

1. Закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації та документації.

Загальна характеристика законодавчо-нормативної бази керування документацією.

Процес створення та розповсюдження інформації чітко регламентується державою, що відображено в правових, нормативних, нормативно-правових документах.

Процес управління базується на підставі документаційного забезпечення, яке в свою чергу повинно мати нормативно-правову базу, а саме:

• Положеня Конституції України;

• закони України;

• нормативно-правові акти Президента України, Кабінету Міністрів України;

• інші методичнти

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління охоплює:

- законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

• Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління (ДЗУ);

• правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загально галузевого, так і відомчого характеру;

• правові акти нормативного та інструктивного характеру;

• методичні документи з діловодства в установі;

• державні стандарти на документацію;

• уніфіковані системи документів;

• класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

- технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в установі;

• роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Основним законом, що регламентє загальні засади політики держави в галузі інформації та документації а також порушує питання керування документацією є Закон України “Про інформацію” В ньому зазначається, що основними видами інформації є статистична, адміністративна, масова інформація, інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого самоврядування; правова інформація, інформація про особу; інформація довідково-енциклопедичного характеру, соціологічна інформація, податкова інформація.

«інформаційна діяльність - це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

В свою чергу основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення, захист та зберігання інформації.

Одержання інформації - це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою.

Використання інформації - це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

Поширення інформації - це розповсюдження, обнародування, реалізація у встановленому законом порядку документованої або публічно оголошуваної інформації.

Захист інформації - це комплекс правових, організаційних, інформаційно-телекомунікаційних засобів і заходів, спрямованих на запобігання неправомірним діянням щодо інформації.

Зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Також в Законі вказано, що з метою задоволення інформаційних потреб саме органи державної влади та органи місцевого самоврядування несуть відповідальність за створення інформаційних служб, систем, мереж, баз і банків даних. Порядок їх створення, структура, права та обов'язки визначаються Кабінетом Міністрів України або іншими органами державної влади, а також органами місцевого самоврядування.

Інформація державних органів та органів місцевого самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого самоврядування.

Основними джерелами цієї інформації є: законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, ненормативні акти державних органів, акти органів місцевого самоврядування, а також документи, підготовлені у процесі здійснення регуляторної діяльності.

Інформація державних органів та органів місцевого самоврядування доводиться до відома заінтересованих осіб шляхом: опублікування її в офіційних друкованих виданнях, розміщення на офіційних сторінках відповідних органів влади у мережі Інтернет або поширення інформаційними службами відповідних державних органів і організацій; опублікування її в друкованих засобах масової інформації або публічного оголошення через аудіо- та аудіовізуальні засоби масової інформації; безпосереднього доведення її до заінтересованих осіб (усно, письмово чи іншими способами); надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами; оголошення її під час публічних виступів посадових осіб.

Джерела і порядок одержання, використання, поширення та зберігання офіційної інформації державних органів та органів місцевого самоврядування визначаються законодавчими актами про ці органи.

Законодавчі та інші нормативні акти, що стосуються прав, свобод і законних інтересів громадян, не доведені до публічного відома, не мають юридичної сили.

Взагалі документ в інформаційних відносинах трактується як передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. Існують в Законі поняття первинного і вторинного документу

Режим доступу до інформації - це передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення і зберігання інформації. За режимом доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Держава здійснює контроль за режимом доступу до інформації.

Завдання контролю за режимом доступу до інформації полягає у забезпеченні додержання вимог законодавства про інформацію всіма державними органами, підприємствами, установами та організаціями, недопущенні необгрунтованого віднесення відомостей до категорії інформації з обмеженим доступом. Державний контроль за додержанням встановленого режиму здійснюється спеціальними органами, які визначають Верховна Рада і Президент України.

Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну. Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Стосовно інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, з метою її збереження може бути відповідно до закону встановлено обмежений доступ - надано статус конфіденційної. Порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, що містять зазначену інформацію, визначається Кабінетом Міністрів України.

До конфіденційної інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, не можуть бути віднесені відомості: про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту; про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян; про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення; стосовно стану справ із правами і свободами людини і громадянина, а також фактів їх порушень; про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб; інша інформація, доступ до якої відповідно до законів України та міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, не може бути обмеженим.

Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (способи) захисту.

Виняток становить інформація комерційного та банківського характеру, а також інформація, правовий режим якої встановлено Верховною Радою України за поданням Кабінету Міністрів України (з питань статистики, екології, банківських операцій, податків тощо), та інформація, приховування якої являє загрозу життю і здоров'ю людей.

До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Інформація з обмеженим доступом може бути поширена без згоди її власника, якщо ця інформація є суспільно значимою, тобто якщо вона є предметом громадського інтересу і якщо право громадськості знати цю інформацію переважає право її власника на її захист.

Термін вивчення запиту на предмет можливості його задоволення не повинен перевищувати десяти календарних днів. Протягом вказаного терміну державна установа письмово доводить до відома запитувача, що його запит буде задоволено або що запитуваний документ не підлягає наданню для ознайомлення. Задоволення запиту здійснюється протягом місяця, якщо інше не передбачено законом. Аналогічний термін розгляду встановлюється і щодо запиту про надання письмової інформації.

Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”. В Законі записано, що діловодство це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами.

Також зафіксована державна політика стосовно архівної справи і діловодства. А саме, «держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання Національного архівного фонду, сприяє досягненню світового рівня в розвитку архівної справи і веденні діловодства.

Державну політику у сфері архівної справи і діловодства визначає Верховна Рада України. Кабінет Міністрів України, інші органи виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування забезпечують проведення державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції.

Спеціально створений і уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства) у межах своїх повноважень, визначених законом: вносить пропозиції Кабінету Міністрів України щодо формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства, забезпечує її реалізацію; здійснює нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи і діловодства; визначає перспективи та пріоритетні напрями розвитку архівної справи і діловодства; здійснює міжгалузеву координацію та функціональне регулювання у сфері архівної справи і діловодства; контролює діяльність архівних установ і служб діловодства; організовує нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення діяльності архівних установ і служб діловодства; розпоряджається Національним архівним фондом, організовує його формування, державний облік та зберігання його документів, використання відомостей, що в них містяться; здійснює міжнародне співробітництво у сфері архівної справи і діловодства.

Закон України “Про державну таємницю” регулює суспільні відносини, пов'язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.

Стосовно інформації в Законі зазначені критерії віднесення інформації до державної таємниці, засекречування та розсекречування матеріальних носіїв інформації та ін.

Державну політику щодо державної таємниці як складову засад внутрішньої та зовнішньої політики визначає Верховна Рада України.

Президент України, забезпечуючи національну безпеку, видає укази та розпорядження з питань охорони державної таємниці, віднесених цим Законом та іншими законами до його повноважень. Рада національної безпеки і оборони України координує та контролює діяльність органів виконавчої влади у сфері охорони державної таємниці. Кабінет Міністрів України спрямовує та координує роботу міністерств, інших органів виконавчої влади щодо забезпечення здійснення державної політики у сфері охорони державної таємниці. Центральні та місцеві органи виконавчої влади, Рада міністрів Автономної Республіки Крим та органи місцевого самоврядування здійснюють державну політику у сфері охорони державної таємниці в межах своїх повноважень, передбачених законом.

Спеціально уповноваженим органом державної влади у сфері забезпечення охорони державної таємниці є Служба безпеки України. Забезпечення охорони державної таємниці відповідно до вимог режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, діяльність яких пов'язана з державною таємницею, покладається на керівників зазначених органів, підприємств, установ і організацій.

Закон України «Про Національну програму інформатизації» визначає загальні засади формування, виконання та коригування Національної програми інформатизації, яка визначає стратегію розв'язання проблеми забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, екологічної, науково-технічної, оборонної, національно-культурної та іншої діяльності у сферах загальнодержавного значення.

Закон України “Про звернення громадян” регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об`єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності,  для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

Закон України «Про обов’язковий примірник документів» визначає правові засади функціонування системи обов'язкового примірника документів та регулює інформаційні відносини, пов'язані з поповненням національного інформаційного фонду України.

Закон України “Про захист інформації в автоматизованих системах” регулює відносини у сфері захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах.

Правове регулювання в галузі використання електронних документів зафіксоване в Законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” (прийнятий 22 травня 2003 року, № 851-IV. Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів) і Законі України “Про електронний цифровий підпис” (прийнятий 22 травня 2003 року, N 852-IV. Закон визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису). Згідно Закону електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа

З метою визначення правових засад організації справочинства в Україні та єдиних вимог щодо підготовки службових документів і організації роботи з такими документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фотоплівці, електронних, інших носіях було прийнято Розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 липня (июля) 2006 р. № 426-р «Про схвалення Концепції проекту Закону України “Про справочинство” або «Про діловодство»

В проекті зазначено що справочинство є сукупністю процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами в державних органах і органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, незалежно від форми власності. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності. Також, електронні та паперові службові документи повинні функціонувати в системі справочинства на єдиних організаційних та правових засадах.

Вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду установи судово-слідчими та іншими компетентними органами, неповернення їх або повернення не в повному обсязі призводить до втрати документів, що можуть бути використані для захисту прав та законних інтересів громадян та інше.

Концепція розроблення “Закону про документацію” в Росії.

При подготовке концепции законопроекта разработчиками рассматривались следующие названия закона: «О документации», «Об управлении документацией», «О документальном фонде», «О документировании, организации делопроизводства и хранении документов», «О документационном обеспечении управления» и некоторые другие. В результате обсуждения группа разработчиков остановилась на последнем варианте как наиболее отвечающем задачам правового регулирования в данной сфере. Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента для построения ДОУ.

Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий документирования, организации работы с документами и их хранения для обеспечения деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан». Предметом регулирования данного закона являются отношения, возникающие при документационном обеспечении деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц и граждан в процессе реализации их прав и обязанностей в соответствии с их правовым статусом. Закон действует на всей территории Российской Федерации и распространяется на деятельность с любыми, в том числе электронными документами.

2. Нормативно-правові акти з керування документацією.

Важливою групою нормативних актів є акти що мають міжвідомчий характер. Найбільшу увагу заслуговує розроблена в 1921 році "Загальна інструкція для розбирання архівних матеріалів"²³. Це - перший документ з питань методики проведення експертизи цінності документів в установах. Інструкція складалась із загальної частини і чотирьох розділів: 1) Про виокремлення матеріалів для діловодного значення; 2) Про виокремлення матеріалів наукового значення; 3) Про виокремлення матеріалів з історії революції; 4) Про вилучення непотрібного архівного матеріалу.

В Інструкції був наведений примірний перелік справ, що підлягають постійному зберіганню. Було визначено сім категорій архівних документів, що мають наукове значення і стосуються: 1) діяльності законодавчих установ і органів центральної влади (відомості про створення, функціонування, ліквідацію - закони, законопроекти, укази, вказівки, розпорядження, роз'яснення); 2) зовнішньої політики держави (відомості про міжнародні відносини, міжнародні договори); 3) військової, військово-морської справи та авіації; 4) місцевого самоврядування (відомості про організацію, розвиток та ліквідацію обласних, губернських, повітових, волосних, сільських урядових установ, відомості щодо історії міського і земського самоврядування); 5) правового устрою і народної правосвідомості (відомості про виникнення, устрій і ліквідацію судових установ, судові справи, документи про нерухомість і рухоме майно, документи, що характеризують майнові відносини, правову свідомість суспільства); 6) народного господарства, класового поділу суспільства, побуту і звичаїв країни (відомості, звіти про стан і розвиток промисловості, сільського господарства, торгівлі, транспорту, економічного стану країни, окремих класів, різних галузей господарства, про стан і розвиток соцзабезпечення, благодійність, охорону здоров'я, розвиток і історію профспілок, кооперації, релігійних, соціальних, політичних рухів, настроїв населення, про окремі історичні події, про життя і діяльність відомих осіб тощо); 7) народної освіти, духовної культури, науки, мистецтва, преси, про діяльність навчальних, культурно-освітніх закладів, окремих працівників освіти. Інструкція визначала ознаки або критерії цінності документів: зміст, час створення, стан і ступень збереженості архівного фонду, дублетність, а також вимагала визначати наукову і практичну цінність не за описами, а шляхом ретельного перегляду справ з метою ознайомлення із змістом документів. У разі знищення "діловодних форм"* пропонувалося залишати на зберігання 1-2 зразки типових видів документів²⁴.

"Інструкцію про порядок відокремлення матеріалів другої черги, які не підлягають дальнішому переховуванню"⁴⁹. У ній визначалися категорії документів, що не підлягали внесенню до відбірних списків: 1) архівні документи по 1921 рік включно (робота з такими документами проводиться виключно архівними органами); 2) документи, що мають для установи оперативно-практичне або довідкове значення; 3) "таємні документи або таємних частин"; 4) різні реєстри, описи, переліки, списки архівних документів; 5) архівні документи науково-історичної цінності. В Інструкції було сформульовано (як головний принцип відбору документів) вимогу обов'язкового "...з'ясування питання про те, чи цілком відбиваються відомості, що є в тих чи інших матеріалах, в яких будь інших матеріалах, що залишаються на переховування, тобто, чи ці відомості цілком повторюються в інших документах...". В Інструкції зазначено й інші "прикмети", які мали бути враховані під час проведення експертизи цінності документів: змістовність, повнота відомостей, що містяться в документі, "відношення документів до того чи іншого історичного явища (події) або особи", "...рідкість їх для історичного періоду, бо чим менше збереглося документів .., тим науково-цінніший кожен з них..."⁵⁰. У зазначених інструкціях та інших рекомендаціях Укрцентрархіву знайшли відображення критерії цінності документів та методика проведення експертизи. Визначення цінності документів проводилося методом "безпосереднього з ними ознайомлення". Підчас проведення експертизи цінності документів поряд з їхнім переглядом пропонувалось використовувати переліки категорій типових документів, що не підлягали зберіганню, які мали розробляти наркомати. Втім, такі переліки було складено лише для окрфінвідділів, окрадмінвідділів, окрстрахкас, профорганізацій, установ пошти і телеграфу, окрвідділів праці⁵¹. За своїм змістом ці переліки не мали наукового або практичного значення, однак певною мірою сприяли розбірним комісіям у відборі документів для утилізації.

. З метою методичного забезпечення зазначеної роботи було розроблено "Інструкцію про складання переліків архівних матеріалів зі строками їх переховування", де передбачалося складання переліку за рекомендованою формою та схемою побудови відповідно до структури центрального апарату та підвідомчих установ. Інструкцією було встановлено вимоги до заповнення граф переліку, а також порядок розгляду і затвердження переліків. Строки зберігання мали встановлюватися залежно від оперативно-практичного, довідкового, судово-юридичного і фінансово-контрольного значення. Важливим було й те, що впроваджувались уніфіковані строки зберігання документів (6 міс., 1 рік, 2 роки, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років, 20 років, 25 років і "постійне зберігання"); визначався порядок формулювання заголовків справ за предметно-питальною або питально-кореспондентською ознаками (заборонялося застосовувати назви "різні документи", "різні відомості", а у справах з листуванням пропонувалося вказувати назву кореспондента та питання, з якого ведеться листування); до переліків рекомендувалося розробляти вказівки щодо їх застосування. В переліках враховувалась також повторюваність інформації та її види ("повна, часткова, сумарна"), що зазначалось у спеціальній графі переліку⁶⁰, тобто вже порушувалися питання методики відбору на державне зберігання документів із повторюваним змістом.

В сучасні Україні форма організації «загального справочинства» базується на типовому міжвідомчому документі – «Примірній Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 [1] і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними в її назві. Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті України і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту. Управління документацією в установах та організаціях – це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів. Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними.

“Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (1997) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (далі - установ) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Також изначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

Положення Примірної інструкції поширюються на державні корпорації та концерни, створені на базі ліквідованих міністерств.

Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї Примірної інструкції та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів (далі - канцелярія). В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи зобов'язаний: забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до установи; вживати необхідних заходів до скорочення службового листування; не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю; забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління; всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК; забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації; здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Примірною інструкцією.

Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.

“Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997р. №348. Згідно з інструкцією діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (далі - організаціях) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій.

Слід зауважити, що на основі Примірної інструкції з діловодства розробляється типова інструкція з діловодства для всіх органів державної влади, а також для установ, підприємств і організацій різної відомчої приналежності. При розробці такої інструкції слід врахувати, що в Інструкції необхідно висвітлити усі питання, що виникають в роботі з документами (щоби максимально виключити в практиці роботи можливі спірні питання роботи з документами, бо, як відомо, не всі питання регламентовано загальними нормативними документами). Це питання відповідальності за діловодство, організаційно-правовового стану служби діловодства (навіть, якщо цю службу представляє одна особа); складання та оформленя документів, їх окремих реквізитів; організація документообігу (порядок приймання документів, реєстрація, порядок присвоєння індексів видам документів; правила відправлення документів і т.д.); складання номенклатури справ, формування документів у справи; порядок підготовки документів для подальшого зберігання та використання, в т.ч. проведення експертизи цінності документів, складання актів про вилучення документів для знищення і т.п. Важливе значення має наявнсть додатків до Інструкції. Слід навести зразки реєстраційних форм (журналів, картотек), бланків документів, що використовуються у діловодстві, зразки акту про вилучення для знищення документів, номенклатури справ, описів справ, зокрема, з особового складу, який повинен вестися у кожній організації. Обовязковим документом в установі є і номенклатура справ, яка відповідно до законодаства, повинна направлятися державному архіву чи архівному відділу, незалежно від форми власності підприємства. Зважаючи на те, що скоріше за все, у Вашій організації не буде затверджуватися окрема Інструкція з кадрового діловодства, буде правильним, коли в Інструкції з діловодства буде висвітлено питання документування процесів роботи з кадрами (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, направлення у відрядження тощо). Доцільно включити до Інструкції з діловодства зразки оформлення наказів з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду). Звичайно, що при підготовці індивідуальної Інструкції з діловодства з Типової чи Примірної можуть не включатися деякі питання, наприклад, ті, що докладно висвітлюють етапи контролю виконання документів в організації зі значним документообігом і складною структурою. Але у будь-якому випадку, обсяг Інструкції з діловодства навіть у невеликій організації не буде складатися з кількох сторінок. До відома: У журналі "Довідник секретаря та офіс-менеджера" протягом 2008-2009 років було опубліковано Інструкцію з діловодства для комерційної організації.

“Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій” (2001). нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності. Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства. Посадові особи установ несуть відповідальність за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Правила складаються з 12 розділів, у яких викладені основні напрями роботи архівів установ.

У першому розділі дається загальна характеристика Правил. Другий розділ визначає основні завдання, обов'язки і права архівів установ, склад їх документів та строки тимчасового зберігання до передання на постійне зберігання. Питання організації документів у діловодстві установ викладені в третьому розділі Правил. Правовий статус, завдання і функції експертних комісій установ, основні вимоги до практичного проведення експертизи цінності документів подаються в четвертому розділі. П'ятий розділ Правил присвячений питанням упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву установи. У шостому розділі викладені вимоги до складання і оформлення річних розділів зведених описів та закінчених описів справ архівного фонду установи. Сьомий розділ Правил присвячений порядку фондування і обліку документів архіву та складання до них довідкового апарату. У восьмому розділі Правил охарактеризовані умови забезпечення збереженості архівних документів, у тому числі проведення перевіряння їх наявності та фізичного стану. Розділ дев'ятий Правил визначає порядок, завдання та форми користування документами архіву. Десятий розділ регламентує питання планування, звітності та обліку роботи в архіві. Порядок передавання архівом документів Національного архівного фонду на постійне зберігання викладений в одинадцятому розділі Правил. Умови приймання-передавання документів під час зміни керівництва установи, її архіву, а також реорганізації або ліквідації установи викладено у дванадцятому розділі.

До Правил додаються 37 реєстраційних форм документів, що утворюються в процесі функціонування архіву установи.

Дія Правил поширюється на архіви, що зберігають документи з паперовою основою. Умови роботи архівів установ, що зберігають науково-технічну, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументацію, документи, створені на електронних носіях, а також документну інформацію з грифами обмеження доступу, регламентуються іншими нормативно-правовими актами.

“Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (Головне архівне управління при КМ України; УДНДІАСД; Авт.: Г.В. Портное, С.В. Сельченкова, В.П. Ляхоцький, І.Б. Матяш. - К., 1997. - С. 7.) містить перелік видів документів, що виникають під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій. Перелік - це основний нормативний документ при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду або для знищення документів. В основу Переліку покладено функційний принцип обігу документів, що відображає основні напрями діяльності установи незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів і питань, що в них висвітлюються, у логічній послідовності. Розділи поділяються на підрозділи з вужчим колом питань. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа.

Після набуття чинності Переліка типових документів поступово почалося розроблення відомчих (галузевих) переліків до кументів зі строками зберігання. З метою методичного забезпечення цієї роботи Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства підготував "Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання" (1997). Упродовж 1990-2005 рр. було затверджено відомчі переліки документів, зорганізовані за подібними критеріями, які унормували питання зберігання документів та їх відбору для включення до Національного архівного фонду України, що утворюються в інших сферах управлінської діяльності. Це - "Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання" (1996), "Перелік документів, що утворюються в установах Державної митної служби України, із зазначенням строків зберігання" (1997), "Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи Міністерства внутрішніх справ України, із зазначенням строків зберігання документів" (2002), "Перелік документів, що утворюються в діяльності Міністерства оборони та Збройних Сил України, із зазначенням строків зберігання документів" (2003), "Перелік документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України, із зазначенням строків зберігання документів" (2004), "Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів і установ кримінальної виконавчої системи, із зазначенням їх строків зберігання" (2004) та ін. Документи у виданих переліках класифіковано за функцій-невиробничим принципом, тобто виокремлено конкретні функ ції - завдання, основні напрями діяльності установ, що відповідають цільовому призначенню певної галузі чи сфери діяльності. Так, для Національного банку України та банківських установ основними, крім типових, галузевими функціями (завданнями) є: грошовий обіг; емісійно-касові операції, інкасація і перевезення цінностей; операції з цінними паперами тощо. Для Міністерства внутрішніх справ України - охорона громадського порядку; організація роботи автомобільної інспекції, слідча робота, пожежна охорона; організація служби охорони тощо.

Державним стандартом, що закріплює класифікаційну схему управлінської документації є Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98).

Державний класифікатор управлінської документації є нормативним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальним кодовим позначенням. Його використовують під час складання документів всі органи державного і господарського управління та підвідомчі підприємства й організації у процесі виконання управлінських функцій відповідно до чинного законодавства. ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для використання під час роботи з документами - заповнення уніфікованих форм (бланків) документів. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами -розробниками уніфікованих систем управлінської документації.

Класифікатор сприяє однозначному визначенню УФД, їх реєстрації, обліку, систематизації, контролю складу, змісту у кожному класі документації, організації ведення класів документації, забезпеченню автоматизованого пошуку УФД. ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації. Державний класифікатор управлінської документації містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів і уніфікованої форми документа, призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.

ДКУД містить класи уніфікованої системи документації (УСД) з їх кодовими позначеннями і має три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) - УФД (вид номіналу документа).

На рівні конкретної уніфікованої форми документа, виду номіналу документа, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД.

ДКУД містить лише затверджені і зареєстровані УФД, тому у ньому зафіксовані не всі види номіналів управлінських документів. ДКУД можуть доповнювати галузеві класифікатори документації, які, на відміну від нього, затверджуються не Держспоживстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.

Змістове наповнення Державного класифікатора управлінської документації не є константною (незмінною) одиницею. Процес формування пропозицій щодо внесення змін і доповнень до ДКУД регламентується розробниками. Зміни і доповнення ДКУД зумовлені реорганізацією державного управління, впровадженням чи скасуванням підкласів УСД, окремих УФД за ініціативою їх розробників. Розробниками уніфікованих систем документації, представлених у ДКУД, стали компетентні органи різних ланок управлінської діяльності відповідно:

Наказом Держспоживстандарту України затверджено ще ряд Державних стандартів. Так, термінологію керування документацією зафіксовано в Національному стандарті України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять"(ДСТУ 2732:2004). 1 червня 2005 року стандарт набув чинності і замінив у термінологічному "офіційному" обігові ДСТУ 2732-94. Стандарт було розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства на замовлення Державного комітету архівів України.

Зміст ДСТУ 2732:2004 є віддзеркаленням сучасної спеціальної лексики, прийнятої у діловодстві й архівній справі, ступеню узгодження її зі змістом інших національних і міжнародних стан дартів у сфері інформації та документації. До стандарту включено лише основні лексичні одиниці, пов'язані з теорією та технологією діловодства й архівної справи. Визначення понять ґрунтуються переважно на їх традиційному розумінні й виходять із практичних потреб діловодства й архівної справи. У ньому відсутні терміни, що належать до інших галузей знань, зокрема інформатики, наук документально-комунікаційного циклу в цілому чи галузей спеціального документознавства. Як зазначено у стандарті, терміни належить застосовувати в усіх видах нормативних документів з діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартизації. Положення стандар ту чинні для застосування в роботі органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних, інженерних товариств. До україномовних термінів, як довідкові, у стандарті подано англійські та російські унормовані терміни-відповідники, узяті з зарубіжних і міжнародних стандартів.

ДСТУ 2732:2004 має багатоступеневу структуру і складається з п'яти розділів, кожен із них ділиться на підрозділи, які дробляться на менші групи. У перших двох розділах визначено сферу застосування стандарту, подано загальні пояснення щодо його структури та принципів розгортання. Третій розділ містить загальні для діловодства й архівної справи терміни (наприклад, "діловодство", "архівна справа", "документ", "зміст документа", "документна інформація", "носій докумснт-ної інформації", "матеріальна основа документа", "зовнішні оз наки документа", "службовий документ" та ін.}: четвертий і п'ятий розділи, "Діловодство" й "Архівна справа" відповідно, окремих сфер соціальної діяльності та галузей знань. Кожен термін має свій індекс, який відображає його місце в ієрархії понять певної групи, що дає можливість виявити структуру терміносистеми.

Усього в ДСТУ 2732:2004 дефініційовано 153 терміни, багато з яких стандартизовано вперше. Для порівняння зазначимо, що перший термінологічний стандарт у вітчизняній традиції -ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термини и определения" включав 49 термінів, а ДСТУ 2732-94 - 119. За кількісними показниками маємо цікаві якісні термінологічні трансформації, які чекають на свого дослідника.

С 1 січня 2005 року набув чинності ДСТУ 2392-94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення». Стандарт установлює терміни та визначення базових понять у галузі інформації та документації. Терміни, регламентовані в цьому стандарті, обов'язкові для використання в усіх видах нормативної документації, у довідковій та навчально-методичній літературі, що належить до галузі інформації та документації, а також для робіт зі стандартизації або при використанні результатів цих робіт, включаючи програмні засоби для комп'ютерних систем. Вимоги стандарту чинні для використання в роботі підприємств, установ, організацій, що діють на території України, технічних комітетів зі стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств, міністерств (відомств).

Основна частина стандарту містить термінологічні статті, а також абеткові покажчики українських термінів і чужомовних відповідників німецькою, англійською, французькою ра російською мовами.

Основні вимоги до оформлення документів відбиті в ДСТУ 3843-99; ДСТУ 3844-99; ДСТУ 4163-2003.

Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, методи уніфікації документації, порядок розроблення уніфікованих форм документів, ведення та впровадження уніфікованих систем документації, порядок внесення змін до уніфікованих форм документів, їх скасування зафіксовані в ДСТУ 3843-99. Основні положення, що встановлюють вимоги до побудови формуляра-зразка документа, принципи проектування форм документів, вимоги до розроблення УФД, виготовлення бланків розглядаються в ДСТУ 3844-99.

Документ, як системний об'єкт, складається із матеріальної та інформаційної частин. За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфікацію носія інформації.

Щодо характеристик матеріального носія інформації, крім вимог стандартів до способів фіксації інформації, стандартизуються ще й формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.

Найбільша увага в уніфікації управлінської документації приділяється процесам створення службового документа - наповненню його змісту інформацією, тобто складанню тексту та оформленню.Як зазначено у ДСТУ 4163-2003, уніфікований текст оформлюють у вигляді суцільного складеного (зв'язного) тексту, трафарету, анкети, таблиці або поєднання цих форм. В основу уніфікації організації текстів управлінської документації покладено метод виокремлення постійної та змінної інформації. Постійна інформація відтворює суть управлінської ситуації та дії і є загальною темою документа, а змінна - конкретизує її. Винятково застосування цього методу унеможливлене для такої форми уніфікації організації тексту документа, як зв'язний текст.

Максимальний склад реквізитів системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД) та порядок їх розташування зафіксовано в ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»

3. Нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство.

До спеціального діловодства відносяться: нотаріальне, судове, бухгалтерське діловодство, та діловодство у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції.

Нотаріальне діловодство регламентується Правилами ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 року № 6/5. Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів. Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Відповідальність за правильну організацію і ведення нотаріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах - завідуючі, які їх очолюють.

В державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ведення діловодства і архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих працівників, що відображається в його посадовій інструкції.

Діловодство по заявах та скаргах громадян в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб.

Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви в межах своєї компетенції видають накази. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених під час засідань. Вся кореспонденція, адресована державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву чи приватному нотаріусу, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та перевіряє наявність документів і додатків до них. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідченні), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників), за винятком документів оперативного характеру.

Крім цего в правилах чітко оговорено процес складання нормативних документів, та правила розміщення деяких реквізитів. Окремими пунктами розглянуто контроль виконання документів, складання та формування номенклатури справ (нарядів), правила передачі документів до нотаріального архіву.

Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції. Регламентація діловодства в судах.Інструкція установлює єдиний для відділів реєстрації актів цивільного стану порядок організації і ведення діловодства, регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів. Інструкція поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документів та інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства у відділі реєстрації актів цивільного стану, за належне зберігання, облік і ведення книг реєстрації актів цивільного стану та іншої документації, а також за облік, зберігання і витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію цих актів покладається на керівника відділу реєстрації актів цивільного стану

З метою удосконалення організації діловодства в місцевих загальних судах Наказом Державної судової адміністрації України від 17 лютого 2005 року N 20, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 березня 2005 р. за N 346/10626  затверджено Тимчасову інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді (далі - Інструкція).

Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міських, міськрайонних судах, військових судах гарнізонів (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.

Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

Діловодство суду ведеться державною мовою.

Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

Бухгалтерська документація. Керування організацією неможливе без здійснення бухгалтерського обліку, який дає узагальне не відображення всіх наявних у ній господарських засобів і джерел їх утворення, а також здійснюваних господарських операцій. Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться суб’єктом господарювання з дня його реєстрації до ліквідації. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку й регулюються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»¹.

Відмінною рисою бухгалтерського обліку є відображення в бухгалтерській документації (первинних документах, облікових регістрах та фінансовій звітності) методом суцiльного i безперервного документування господарських засобів і господарських процесів, що в свою чергу надає обліковим даним юридичної сили.

Записи в облiкових регiстрах провадяться на пiдставi бухгалтерських документiв, створених вiдповiдно до вимог «Положення про документальне забезпечення записiв у бухгалтерському облiку», затвердженого наказом Мiнiстерства фiнансiв України вiд 24 травня 1995 р. № 88².

За останні десятиліття прогресивного розвитку бухгалтерського обліку все нагальнішою стає не обхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до обліково-бухгалтерської документації як до складної інформаційної системи. Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками, як відомо, здійснюється за відповідними характеристиками документної інформації, її носія, властивостями, обіговими даними тощо і є процесом їх класифікування. Для класифікування обліково-бухгалтерських документа скористаємось блоками ознак загальної класифікації документів, що будуються за такими його характеристиками:

За інформаційною складовою документа бухгалтерсько-облікову документацію можна поділити за ознаками: місце складення; порядок складання; способом складення і опрацювання; призначення; характером виконуваних операцій.

За матеріальною складовою документа основними ознаками класифікації обліково-бухгалтерської документації є матеріал носія та форма носія.

Серед найрозповсюдженіших різновидів обліково-бухгалтерських документів за матеріалом носія розрізняють паперові, полімерні, полімерно-плівкові, полімерно-платівкові, полімерно-карткові документи.

За матеріальною конструкцією носія інформації розрізняють такі бухгалтерські документи: аркушевий, картковий, дисковий та комбінований види документів.

За способом документування основними ознаками класифікації бухгалтерських документів є способи їх створення. За способами документування розрізняють такі види бухгалтерських документів: рукописний, друкований, електромагнітний, оптичний та цифровий.

За регулярністю складення розрізняють такі види бухгалтерських документів:

– періодичні ( місячна, квартальна та річна звітність);

– неперіодичні (прибутковi i видатковi касовi ордери, товарно-транспортнi накладнi, накладнi на вiдпуск матерiальних цiнностей, розрахунковi, платiжнi вiдомостi, банкiвськi виписки тощо).

За часом появи бухгалтерського документа у світ розрізняють оригінал та копію.

За місцем виникнення зазначені документи поділять на внутрішньо-організаційні та зовнішньо-обігові (між організаціями, з банком, з податковою адміністрацією, органами соціального страхування, пенсійним фондом тощо).

Наскільки важливим є діловодство для бухгалтерської роботи, свідчить і те, що у багатьох зарубіжних країнах воно є частиною бухгалтерської служби. Дійсно, у багатьох господарствах кількість бухгалтерських документів значно перевищує половину всієї документації.

Аналогічно тому як план рахунків бухгалтерського обліку визначає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та усі пов’язані з ними справи.

У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання інформації.

Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень