МОДУЛЬ 1 .

Історія, науково-теоретичні засади керування документаційними процесами

Лекций – 10

Семинарских – 4

Практических – 4

Самостоятельных работ – 34

Модульная контрольная работа – 2

Вступ Керування документацією у фаховій підготовці документознавців-менеджерів

Мета та завдання курсу.

Відтак, якщо раніше до таких

належали курси лише з «Державного управління», «Теорії і практики

управління» й «Організації державного апарату України», «Психології

управління», то віднині цей дисциплінарний сегмент розширився за рахунок

уведення в навчальні плани «Історії державних установ», «ПР в органах

державної влади», «Соціології управління», «Глобалістики», «Політичної

Навчальний курс “Керування документаційними процесами” є базовим і обов’язковим для студентів спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність”, а також надзвичайно важливим для практичної підготовки студентів професійної діяльності у майбутньому. Вперше курс «керування документаційними процесами» був введений в перелік навчальних курсів в результаті трансформації освіти, яка відбулась в період 2004-2008 роки. Тобто, науково–педагогічним колективом КНУКіМ здійснені навчально–методичні напрацювання, була збагачена варіативна компонента навчальних планів за рахунок посилення блоку управлінських дисциплін, орієнтуючись при цьому на підготовку фахівців для управлінської сфери.

Метою курсу є системне уявлення про сутність і місце керування документацією в системі і процесах управління та його роль у формуванні інформаційної інфраструктури; допомагає оволодіти теоретичними, методичними питаннями розробки, впровадження і вдосконалення керування документацією; сприяє формуванню практичних навичок, раціональних підходів у питаннях документування управлінської діяльності та організування роботи з управлінськими документами.

Основним завданням курсу вважається:

• ознайомлення з історією, теорією і практикою, науково обґрунтованими принципами і методами сучасного керування документаційними процесами;

• розкриття витоків, тенденцій становлення, основні етапи розвитку керування документацією;

• аналіз закономірностей документування управлінської діяльності й організації роботи з управлінськими документами;

• визначиння факторів, що впливають на організацію і технологію керування документацією в установах різного рівня;

• характеристика типоих структур і функцій служб керування документацією;

• формування у студентів практичних навиків щодо раціональної організації роботи з документами в умовах впровадження в апаратах управління нових технологій;

• окреслення взаємозв’язків керування документацією з організацією архівного (відомчого і державного) зберігання документів.

Курс акцентує увагу на правових основах та нормативно-методичному забезпеченні державної системи керування документацією.

За час вивчення курсу студенти повинні знати: терміносистему керування документацією; законодавчі акти та нормативно-методичні (міжгалузеві й галузеві) документи, що регламентують документування управлінської діяльності та організацію роботи зі службовими документами; завдання служб керування документацією і працівників цих служб; вимоги до складання, оформлення та оперативного зберігання управлінських документів, порядок їх відбору для подальшого зберігання чи знищення.

Завданнями курсу передбачено ознайомлення з передовим досвідом роботи служб керування документацією установ різних рівнів (районна державна адміністрація, міська державна адміністрація, міністерство/ державний комітет).

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми.

Особливим етапом розвитку українського документознавства стали 1990–2000-і роки. Розпад

Радянського Союзу прямо й опосередковано зруйнував радянську модель організації та функціонування науки. За нових обставин відбувається потужний розвиток документознавства як наукової та навчальної дисципліни. Створюються та розповсюджуються формальні структури, зокрема науково-дослідницькі центри (інститути, лабораторії, кабінети та ін.), фахова періодика, формується система відповідної освіти. У наукових виданнях, дисертаційних дослідженнях, залах конференцій відбувається обговорення об’єктно-предметної сфери, умовних меж проблемного поля документознавства, методики галузевих досліджень, певних зразків розв’язання дослідницьких завдань тощо.

1. Діловодство, документаційне забезпечення управління, інформаційно-документаційне забезпечення управління, керування документацією: еволюція понять. Діловодство (справочинство) традиційне/електронне, загальне/спеціальне (бухгалтерське, судово-процесуальне, нотаріальне, з особового складу), відкрите/конфіденціальне, секретне. Принципи конфіденціального/секретного діловодства, специфіка і вимоги, обумовлені характером документів: документування конфіденціальної/секретної інформації, організація роботи з конфіденціальними/секретними документами, захист інформації.

З’ясування ґенези дисципліни дозволить розкрити її початковий зміст й закономірності еволюції. Лише останнім часом у вітчизняній науці з’явилися перші історіографічні праці (В. В. Бездрабко, О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, С. В. Сельченкова, Г. М. Швецова-Водка), які висвітлюють історію документознавства, залежності його розвитку від лона народження, зокрема діловодства [1–3, 5–10, 13–18, 21–25, 40]. Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери документознавства, виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки. Відтак метою даної розвідки є висвітлення змісту термінів “діловодствo", “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами" у другій половині ХХ ст. як віддзеркалення стану прикладного шляху накопичення знань про документ у документознавчому контексті.

Активне розроблення у досліджуваний проміжок часу актуальних завдань діловодства, що знайшло відображення у масовій появі тематичних практичних посібників, публікаціях на шпальтах наукових видань, збірників конференцій, постановах органів виконавської влади, зосереджених на поліпшенні стану архівної справи в країні та розробленні Єдиної державної системи діловодства (1965–1974) (далі – ЄДСД). Серед причин актуалізації діловодної проблематики у другій половині ХХ ст. називаються: 1) ускладнення управлінських функцій; 2) упровадження електронно-обчислювальної техніки в усі сфери людської діяльності; 3) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень; 4) успішне комбінування різних напрямів роботи з документами [35, 6–18]. Багатоплановість виявів діловодства провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред’являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб’єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб’єктивних факторів задля успішної постановки діловодства тощо [35, 18–22]. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об’єкт вивчення.

Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами". Загалом у 1960–1970-х рр. склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи [35, 37].

При цьому під “документуванням" розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а “організацією документів" – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [35]. Власне, таке визначення “діловодства" було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", а пізніше – у загальних положеннях ЄДСД. Раціоналізація діловодства передбачала комплекс вимог до документування, документа як “першопричини усіх діловодних операцій" [35, 38]. Окрім звичного загального терміна “діловодство", до мовного обігу входить термін словосполучення “діловодство в державному апараті", що змістовно окреслювало сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами.

Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: "Автоматизований контроль виконання документів", "Кадри", "Облік та контроль за виконанням звернень громадян", "Автоматизована реєстрація кореспонденції". Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.

Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації- інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління.

В Україні поряд з традиційним справочинством поступово впроваджуються системи електронного справочинства та електронного документообігу. Питання організації електронного справочинства законодавчо врегульовані. Водночас загальні правила організації справочинства законодавчо не унормовані. Електронні та паперові службові документи повинні функціонувати в системі справочинства на єдиних організаційних та правових засадах. Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів -довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Керування організацією неможливе без здійс­нення бухгалтерського обліку, який дає узагальне­не відображення всіх наявних у ній господар­ських засобів і джерел їх утворення, а також здійснюваних господарських операцій. Бухгалтерський об­лік є обов’язковим видом обліку, який ведеться су­б’єктом господарювання з дня його реєстрації до ліквідації. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку й регулюються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»¹.

Відмінною рисою бухгалтерського обліку є відображення в бухгалтерській документації (первинних документах, облікових регістрах та фінансовій звітності) методом суцiльного i безперервного документування господарських засобів і господарських процесів, що в свою чергу надає обліковим даним юридичної сили.

Записи в облiкових регiстрах провадяться на пiдставi бухгалтерських документiв, створених вiдповiдно до вимог «Положення про документальне забезпечення записiв у бухгалтерському облiку», затвердженого наказом Мiнiстерства фiнансiв України вiд 24 травня 1995 р. № 88².

Документаційне забезпечення управління. ВНДІДАС та розробка концепції документаційного забезпечення управління в умовах інформатизації суспільства. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспеченя” (М., 1991). ГОСТ Р 51141-98 – синонімічні поняття діловодство–документаційне забезпечення управління.

Згодом, у 1970–1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну “діловодства" на “документаційне забезпечення". На думку прихильників термінологічних змін подібна заміна виглядала виправданою. Це пояснювалося: 1) автоматизацією й механізацією процесів, пов’язаних із документуванням і документообігом; 2) стереотипністю сприйняття діловодства як суто канцелярської, технічної праці, що не відповідало дійсності; 3) необхідністю вживання терміну еквівалентного зарубіжному досвіду. Оскільки ні “records management", ні “documentation" адекватно не відповідали вітчизняному терміну “діловодство" фаховій спільноті було запропоновано підтримати термін “документаційне забезпечення". Практичні студіювання поняття “документаційне забезпечення" згодом знайшло суттєве іменникове уточнення – управління як сфери його провадження, що призвело до розширення терміну-словосполучення і утворення у прикінцевому варіанті “документаційного забезпечення управління".

Початково термін “документаційне забезпечення" означав: “1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3)спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів" [35, c. 40]. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закріпив синонімічність термінів “делопроизводство" і “документационное обеспечение управления", урівнявши їх у значенні і використанні.

Активізація досліджень у сфері документаційного забезпечення управління, формування ЄДСД сприяли потужному розвитку не лише діловодства, а й управлінського документознавства. Спроби по-новому витлумачити феномен документа на тлі автоматизації систем управління привернули увагу до інформації не лише в вузькому утилітарному значенні (як-от складання уніфікованих систем документації), але й загалом, тим самим опосередковано підтримавши розвій документологічних сюжетів. Характерно, що це безпосередньо й опосередковано вплинуло на розвиток книгознавства, бібліотекознавства, бібліографознавства. Саме у цьому фаховому колі відбувається розширення аргументації на користь підміни поняття “книга" іншим – “документ". Ця пропозиція стала породженням не лише розширення змісту документаційних фондів бібліотечних, архівних установ чи інших суб’єктів інформаційної діяльності, але й відмовою від вузького значення документа, акцентуацією уваги на інформації як найширшого його тлумачення.

Як зазначає С. Г. Кулешов, “тематичне поле, полишене інформатиками, все більше заповнюється публікаціями бібліографознавців та бібліотекознавців, а пізніше книгознавців", що сприяло формуванню у їхньому середовищі новітнього розуміння документознавства [22, 36]. Відтоді дискусія про зміст документознавства, значеннєві межі документа як основи його досліджень одягається у “багато убрань": “традиційне документознавство" / “спеціальне документознавство", “загальне документознавство" / “документологія" тощо. Кожне з них прагне до часткових чи всеохопних узагальнень. Представлене ними документознавство як парадигма новітніх можливостей вивчення документа, з урахуванням усієї актуальної праці суспільства, накопичень культури, пов’язаних контекстом практичної доцільності, прагне до конституювання, яке вони не можуть забезпечити емпірично, а тому активно потребують при цьому апелювань до практики інших наукових дисциплін. “Заземлення" на вибіркових дисциплінах документально-комунікаційного циклу від початку носило обмежений характер. Тому дискусії про розвиток документознавства останніх десятиліть ХХ ст., його зміст, місце і роль у системі наук про документ, народжені у колі певних фахівців, не вільні від однобічного представлення теми, що, зрештою, є закономірним явищем, а претензії на загальність вимагають додаткових студіювань.

Інформаційно-документаційне забезпечення управління.

Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціальні структурні підрозділи: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат (або секретар-помічник). Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Інформаційна технологічна революція. Інформаційне суспільство. Формування інформаційного суспільства в Україні та входження країни до європейської глобальної інформаційної спільноти. Необхідність гармонізації інформаційної системи України та зарубіжних і міжнародних систем. Традиційна робота з документами та інформаційне обслуговування (створення баз даних та робота з базами даних). Інформаційно-пошукові системи. Інформаційно-довідкові, інформаційно-аналітичні підрозділи в установах.

Керування документацією. Records management. Gestion des documents. Schriftgutverwaltung. Управление документацией. Дефініції понять “діловодство” і “керування документацією” в національному термінологічному стандарті (ДСТУ 2732:2004). Національні системи керування документацією та єдиний міжнародний стандарт.

У 1980-х рр. документознавцями було порушено питання про керування документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структурований процес, що полягає в “організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією" [37, 11]. Визначення змісту поняття А. М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням [32, 8]. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (1991) [12], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як “організація роботи з документами" [12, 25], а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи [12].

Найбільш примітною ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності терміну щодо сфери управління документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх заходів, пов’язаних із документуванням, розповсюдженням, функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі. Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними відтінками, залежно від історично сформованого терміну – records management (США), gestion des documents (Франція) чи Schriftgutverwaltung (Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному рівні його у визначення – комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів [32, 8; 33, 3]. На тлі розроблення управління документацією аналізуються раціональні обґрунтування та виправдання функційного призначення канцелярій (управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації роботи з документами, обов’язків службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами.

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. – на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, А. М. Сокова критично оцінювала їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі. Цілком справедливою виглядала констатація інформаційної неузгодженості між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність “єдиного координаційного центра" управління документацією [37, 9].

Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду – основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний “життєвий цикл документа"). Помітніше входження до наукового обігу терміну “керування документацією", “управління документацією", а згодом – “керування документаційними процесами" засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність “життєвого циклу документа", пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктнопредметну сферу документознавства.

Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документаційними процесами у перелік дисертаційних тем [2], навчальну літературу [9, 119–136; 21, 44–49], науково-дослідні програми провідних галузевих інституцій [29, 10–11], обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики [36–39] і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 15489 “Інформація та документація. Керування документацією" – ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами" [33, 34].

3. Керування документацією – складова та функція управління. Організація управління та його інформаційні проблеми. Функції управління, системи документування управлінської інформації, технологічні процеси керування документацією та їх взаємозв’язок. Залежність роботи апарату управління від керування документацією як сфери діяльності.

Тлумачення поняття “керування документаційними процесами", подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією" маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами". Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [33, 3].

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління", “керування (управління) документацією" / “керування документаційними процесами" стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

3. Історіографія та джерельна база вивчення керування документацією. Фактори, які актуалізують розробку теоретичних і методичних засад керування документацією. Праці зарубіжних вчених: еволюція поглядів на зміст керування документацією як наукової дисципліни. Вклад російської документознавчої школи в розробку концепції керування документацією (А. Сокова, М. Ларін). Джерельна база вивчення керування документацією: загальна характеристика. Законодавчо-нормативна база з питань керування документацією, інформатизації, архівної справи, діловодства як джерело вивчення керування документацією. Правознавча, архівознавча література, наукові праці з питань теорії інформації, інформаційних систем, інформаційного менеджменту, історії державних установ та їх джерелознавча функція.

Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст.

Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняного» досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management1. Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях йогоі снування – records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін., що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині – Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

Про доцільність вивчення records management дослідники наголошували ще в 1970-х рр., утім активно мусуватися дослідження з оперування документальними ресурсами, якісного продукування інформації, документального забезпечення управління розпочали з 1980-х рр. Головним поясненням цієї хронологічної мітки стала підготовка нової редакції Єдиної державної системи діловодства (далі – ЄДСД, 1973)3. Одним із найпомітнішим і найавторитетнішим провідником розроблення проекту була А.М. Сокова. Їй належать ґрунтовні студії стосовно структури і змістового наповнення ЄДСД, варіативні пропозиції її удосконалення з урахуванням поширення автоматизованих систем управління діловодства. Започатковане відомим дослідником вивчення оптимальної схеми організації діловодних процесів, їх урегулювання у загальнодержавному масштабі вилилося в докладний аналіз можливостей пристосувати досягнення зарубіжної практики до вітчизняного діловодства й архівної справи. Пізніше затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (далі – ГСДОУ), уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як «організація роботи з документами», а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи. Такий підхід уможливив, до певної міри, ототожнення всієї сукупності знань (теоретичних і практичних) у сфері діловодства з records management.

Отже, російські колеги раніше й активніше розпочали освоєння ідей records management, що дозволило їм уже в 1990-х рр. запропонувати науковому товариству оригінальні монографічні дослідження, як-от праці директора Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства й архівної справи д.і.н., профессора М.В. Ларіна, утворити фахові товариства промоторів ідей керування документацією (Гільдія керуючих документацією Російської Федерації), зробити відповідні теми пріоритетними для планів науково-дослідної роботи галузевих інституцій, ввести предмет «Керування документацією» як спецкурс до освітньої кваліфікованої підготовки фахівців із документознавства та документаційного забезпечення управління чи зробити його окремим розділом програм із діловодства й архівної справи.

У вітчизняному документознавстві до теми керування документаційними процесами звернулися лише наприкінці 1990-х рр. Пошуки відповідей на назрілі питання документаційного забезпечення управління, усунення розбіжностей між практикою і науково-технологічними пропозиціями часу вимагали вжиття рішучих заходів. Одним із варіантів розв’язання проблеми стало вивчення іншого досвіду і можливостей його застосування в Україні. У цьому аспекті значний інтерес представляють відомості, зібрані у 1998 р. Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України спільно з Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України (далі – УНДІАСД) під час обстеження організації роботи з документами на рівні центральних органів виконавчої влади. Опитування показало, що з досвідом організації керування документацією за кордоном тоді було ознайомлено лише 15 % керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади України. Здебільшого респонденти отримали інформацію про зарубіжні досягнення в цій галузі з публікацій у наукових виданнях, на семінарах чи конференціях, а також на курсах підвищення кваліфікації. І лише незначна кількість опитуваних мала змогу ознайомитися із зарубіжним досвідом під час службового відрядження у країни з високим рівнем розвитку економіки. 75 % опитаних відповіли, що до цього часу не мали можливості, але дуже хотіли б ознайомитися із закордонними здобутками з організації КДП, а 10 % опитаних керівників служб діловодства не вважали, що досвід організації керування документацією за кордоном може бути корисним в умовах нашої країни. Таким чином, необхідність реалізації комплексних програм розвитку діловодства в Україні наприкінці минулого століття усвідомлювалася лише частиною керівного складу діловодних служб вищих органів влади й управління, не коментуючи розуміння важливості проведення подібних заходів керівниками нижчих управлінських ланок. Утім, інтегральний вектор зовнішньої політики України спонукав багатьох критиків до перегляду «установок» минулого століття щодо вивчення зарубіжної практики КДП.

Визначним і водночас визначальним явищем в історії records management на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management» («Інформація та документація. Керування документацією»). Після ухвалення делегатськими зборами Міжнародної ради архівів на ХХХV Міжнародній конференції Круглого столу архівів – СІTRA (Рейк’явік, 10–13 жовтня 2001 р.) рекомендацій до впровадження й користування ISO 15489–2001 «Інформація та документація. Керування документацією», документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребували національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов’язковий для виконання нормативний документ.

Хрестоматійним став факт, що оповідає про основу ISO 15489–2001 – національний стандарт Австралії AS 4390. Однією із причин розроблення останнього називають введення стандарту систем управління якістю ISO 900011. Констатація потреби «якісних документів» не супроводжувалася визначенням порядку, умов середовища їх створення та функціонування, чинників, які визначають рівень його «якості». Тому, коли на початку 1990-х рр. Австралійська професійна спілка керуючих документацією виступила із пропозицією забезпечити операційну сумісність і розробити досконалу методику керування документаційними процесами, відразу знайшлися однодумці, бажаючі підтримати проект. До організаційного комітету виконавців увійшли професійні асоціації, провідні заклади фахової освіти, урядові установи тощо. У ході роботи над стандартом їх склад розширився за рахунок залучення незалежних експертів.

Результатом кількарічного вивчення національної нормативно-правової бази і міжнародного досвіду у сфері керування документаційними процесами стала поява документа AS 439013. «Загальні положення» – «Обов’язки» – «Стратегія» – «Контроль» – «Експертиза цінності і розміщення документів» – «Зберігання» – такі складові частини стандарту, що унормовувалися актом на національному рівні. Загальне описання кожного напряму КДП, операційні обов’язки персоналу різного рангу у розробленні й реалізації політики в сфері діловодства, достовірне документування діяльності установ, аналіз забезпечення повноти реалізації функцій і напрямів діяльності організацій, проведення експертизи цінності документів, упорядковане зберігання документів із метою користування ними у подальшому – ці та інші концепти наповнили зміст стандарту, вигідно вирізнивши його з-поміж інших, і запропонували модель керування документаційними процесами у визначених межах.

Його прогресивність була відзначена Міжнародною радою зі стандартизації, що підтверджувалося бажанням поважної інституції уподібнити модифікований варіант AS 4390 на міжнародному рівні. Наступним кроком розроблення міжнародного стандарту з КДП із посиланням на досвід австралійських колег було заснування спеціального підкомітету Технічного комітету (далі – ТК) 46 / ПК 11 ISO, котрий мав узгодити дискусійні моменти, пов’язані з упровадженням стандарту, зокрема питання меж сфери застосування, термінології, користувачів, структури тощо. У результаті тривалих консультацій учасники ТК 46 / ПК 11 ISO ухвалили такі: 1) відсутність архівної ланки у схемі КДП; 2) рекомендаційний характер стандарту у зв’язку із відсутністю механізмів його провадження; 3) укрупнення структурних одиниць. Підкомітет розробив також методичні вказівки, які давали відповідь на питання: «Яким чином здійснювати керування документаційними процесами?». Особливу увагу автори приділили докладному технологічному опису розроблення і впровадження систем ведення документації, інструментарію здійснення класифікування діяльності установи, укладання переліків документів зі строками зберігання, класифікації забезпечення збереженості та доступу, словниковому контролю, а також засобам, методам відбирання, реєстрування, класифікації документів, визначення рівнів доступу і забезпечення збереженості, передавання документів на зберігання, проведення експертизи цінності документів, їх пошуку та користування ними.

Обговорення проекту майбутнього стандарту викликало низку цікавих пропозицій від країн-учасниць розробки. Деякі із них, з огляду на доцільність і універсальність зауваження і побажання, були втілені у форму і відбилися у змістові документа. Отже, акумулювавши передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією, ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management» (чинний від 15 вересня 2001 р.) регламентував керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов’язані документувати інформацію та користуватися документами. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001.