Виды контроля

Существует много видов контроля. Самый дорогостоящий и поглощающий массу времени — постоянный контроль, прямое и непосредственное наблюдение за работой. Другой вид — проверка результатов с помощью стандартов и системы показателей, которым они должны соответствовать. Есть, наконец, периодический контроль — проверка отчетных документов, составляющихся для анализа и оценки процесса работы. В конкретной ситуации может потребоваться любой из этих видов контроля или их сочетание.

При контроле необходимо помнить, что хорошие новости всегда до вас дойдут; важно то, насколько быстро до вас дойдут дурные новости. Хороший руководитель, обходя свое предприятие, раньше других узнает хорошие новости. Выдающийся руководитель первым узнает дурные новости. Никому не хочется стать гонцом, приносящим дурные вести, поскольку при этом у того, кому их принесли, возникает желание выместить злобу на том, кто о них сообщил. Если вы стоите во главе предприятия, вам следует поощрять приток дурных новостей, поскольку если вы этого не сделаете, то скверная ситуация ухудшится еще больше, прежде чем вы сможете принять меры, чтобы остановить кровотечение.

§ 17.2. Этапы контроля

В контроле можно выделить три четко различимых этапа: выработка стандартов или нормативов, сопоставление с ними реальных результатов и принятие корректирующих воздействий.

Создание стандартов

Первый этап контроля тесно связан с планированием и его результатами. Норматив — это показатель для оценки полученных результатов. При контроле необходимо использовать параметры, поддающиеся количественной оценке. И если при планировании результаты определены с учетом процедуры контроля, если они обеспечивают однозначность определения, получен ли требуемый результат к установленному моменту времени, эти показатели могут использоваться при проведении контроля.

Примеры формулировок целей, которые можно использовать в качестве стандартов для контроля: получить прибыль в 1995 году в размере 100 млн. рублей; поднять производительность ткацкого цеха в январе месяце до 120 квадратных метров ткани в час; уменьшить количество воздержавшихся от голосования акционеров на 3%.

В тех случаях, когда результаты деятельности при планировании представлялись смутно и неоднозначно, необходима специальная разработка нормативов. Для одних работ это достаточно простая задача, для других, особенно творческих работ, — задача более сложная.

Например, легко установить показатели для таких величин, как прибыль, объем продаж, стоимость сырья и материалов, потому, что они легко поддаются измерению. Но повышение морального уровня работников предприятия количественно зафиксировать невозможно. Однако существуют способы для того, чтобы обойти или уменьшить трудности. Информацию о состоянии работников можно получить при помощи различных опросов или использовать для этого различные косвенные показатели. Так, малое количество увольнений, например, свидетельствует об удовлетворенности работой.

Сравнение результатов со стандартами

Второй этап контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям. При обнаружении несоответствия важно оценить, насколько допустимы и безопасны выявленные отклонения. Для этого необходимо определить масштаб возможных отклонений, измерить результат, проанализировать и оценить важность полученной информации, довести до заинтересованных лиц.

Определение масштаба отклонений и их оценка является наиболее важной частью этого этапа контроля.

Если взять, к примеру, большой универмаг, совершающий продажи на миллионы рублей, то отклонение недельной выручки (при норме в 70 тыс. рублей) на 2 тыс. рублей, которое может сделать банкротом среднего торговца, является для него лишь незначительным. Возможно, на следующей неделе объем продаж повысится и перекроет недостачу. Если бы система контроля такого магазина реагировала на каждое незначительное изменение недельного объема продаж и заставляла начинать корректирующие действия, то руководству пришлось бы полностью сосредоточиться на контроле, забросив все остальное.

Установление масштаба допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов не должно вызывать тревоги, — шаг очень важный. Если при этом будет выбран слишком большой масштаб, возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то предприятию придется реагировать на очень небольшие для него отклонения, что будет весьма разорительным и требовать много времени.

Измерение результатов, позволяющее установить, насколько соблюдены стандарты — самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Поэтому руководителю необходимо избегать искушения измерить все как можно точнее.