Чем определяется эффективность контроля?

Определяя, каким будет контроль на предприятии, необходимо помнить одно: контроль — дорогая вещь. Эта функция непроизводительная — она не вносит прямого вклада в конечный результат. Поэтому следует представлять себе, что эффективен только контроль, обеспечивающий необходимую и своевременную оценку состояния и перспектив развития работ при минимальных затратах времени и усилий. Необходимо четко знать, что, когда и как, а главное — зачем контролировать.

Степень контроля, реализуемого руководителем, стремится к одному из двух пределов — либо полное его отсутствие (отказ от систематического контроля), либо контроль, далеко превышающий объем, необходимый для эффективного управления работами. Однако еще большие проблемы возникают, если руководитель колеблется между этими пределами, не задерживаясь надолго в промежуточных точках. ^

Если при реализации предыдущих управленческих действий (планирования, организации и мотивации) определены количественные и качественные характеристики тех результатов, которые необходимо получить, установлены ответственные за их получение в установленные сроки и определена важность каждого результата для деятельности предприятия, то руководителю остается только выбрать наиболее эффективные методы контроля.

Так как экономически невыгодно контролировать все факторы производства, необходима избирательность. Но как определить, что следует контролировать в первую очередь?

Например, для «Дженерал моторе» ничего не значит, если объем недельных продаж окажется на 1 млн. долл. ниже запланированной суммы. Но если фирме не удастся проконтролировать качество 50-центовой детали, она вынуждена будет впоследствии забрать на доработку сотни тысяч уже проданных автомашин.

При выборе важных факторов можно воспользоваться следующими принципами контроля.

1. Принцип минимума причин — только небольшое число факторов производственного процесса оказывает существенное влияние на конечный результат.

2. Принцип точки контроля — наиболее эффективен контроль, осуществляемый в точке приложения усилия.

Конечно, эти принципы основаны исключительно на здравом смысле, но они широко применяются в управлении.

Развивая первый принцип, следует согласиться с тем, что только:

• малая часть сотрудников обеспечивает большую часть выпуска продукции;

• малая часть сотрудников дает наибольший процент брака или ошибок;

• малая часть сотрудников часто нарушает трудовую дисциплину;

• немногие операции регулярно создают серьезные трудности;

• немногие станки или детали станков значительно чаще других выходят из строя;

• немногие виды продукции или услуг дают наибольшую долю прибылей;

• немногие виды продукции или услуг значительно чаще других вызывают нарекания потребителей;

• очень малое число потребителей или районов сбыта дают наибольшую долю доходов предприятия;

• очень малое число потребителей или районов сбыта обуславливают наибольшие трудности сбыта.

Этот перечень можно продолжить до бесконечности. Вывод очевиден: решая вопрос о том, что следует контролировать в первую очередь, руководитель должен прежде всего выявить относительно небольшое число существенных факторов, которые в наибольшей степени сказываются на успехе; затем он должен сосредоточить свои усилия на контроле в зонах наибольшего риска.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономичным. Преимущества системы контроля должны превышать затраты на ее функционирование, которые состоят из затрат времени, расходуемого руководителями и их подчиненными на сбор, хранение, передачу и анализ информации затрат на все виды контрольной аппаратуры.