Управленческие действия

Планирование — это начальное управленческое действие, в результате выполнения которого определяют, какие результаты предполагается получить в будущем (ставят цели) и какие действия, в какой последовательности и в какие сроки должны быть для этого выполнены.

Планируя деятельность организации, необходимо ответить на три вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время? Руководитель должен оценить сильные и слабые стороны своей организации в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, трудовые ресурсы. Все это осуществляется, чтобы определить, чего реально может добиться организация.

2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая факторы окружающей среды, такие как конкуренция, потребители, поставщики, экономические и политические условия, социальные и культурные изменения, руководитель должен определить, каковы цели организации и что может помешать ей достичь этих целей.

3. Как мы собираемся сделать это? Необходимо решить, что должны делать работники предприятия, чтобы достичь намеченных целей.

Таким образом, спланировать будущую деятельность — значит определить ее цели, а также состав, структуру и сроки выполнения действий, необходимых для достижения поставленных целей.

Как только план составлен, необходимо подготовить и обеспечить организацию его выполнения, определив, кто и какие работы будет выполнять и с кем при этом взаимодействовать.

Однако планирования и организации недостаточно для того, чтобы деятельность предприятия была эффективной. Необходимо еще, чтобы исполнители хорошо понимали, каких результатов от них ожидают, были заинтересованы в их получении, испытывали удовлетворение от работы. Все действия руководителя, связанные с обеспечением заинтересованности исполнителей в продуктивной работе, их удовлетворенности, называют руководством.

Последним в управленческом цикле является осуществление контроля — соизмерения фактических результатов работы с запланированными и получения информации о том, достигает ли предприятие поставленных целей. Как бы ни были хороши планы руководства, структура организации и усилия сотрудников, было бы нереально надеяться на неизбежный успех, так как внутренние и внешние условия деятельности постоянно меняются и необходимо вносить коррективы в ее ход. Контроль позволяет выделить проблемы и предпринять корректирующие меры прежде, чем предприятию будет нанесен серьезный ущерб. Он дает возможность руководителю определять, следует ли пересматривать планы, поскольку они невыполнимы или уже выполнены. Благодаря контролю управление приобретает принципиально важный компонент, без которого оно не существует — обратную связь. Контроль делает управление «зрячим», чувствительным к изменениям. Реагирование же на эти изменения осуществляется через планирование, организацию и руководство. Тем самым цикл управления оказывается замкнутым.

Чтобы быть хорошим руководителем, необходимо хорошо изучить управленческие действия и правильно их выполнять.

Связующие процессы в управлении

Планирование, организация, руководство и контроль имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация — обмен информацией, чтобы получить все необходимые сведения для правильного принятия решения и сделать это решение понятным всем членам организации. Решения и коммуникация связывают управленческие действия, обеспечивая их взаимозависимость. Поэтому их называют связующими.

Решение (decision) происходит от латинских слов, означающих «вырезание» или «отделение». Когда мы вырабатываем решение, мы как бы отделяем свой способ действий от массы возможных, выделяем его как один из наилучших путей движения к результату. Это выбор того, как и что планировать, организовывать и контролировать; как и кем руководить. Принять решение — значит смириться с перевесом одних внешних влияний над другими. Эффективные решения — залог существования предприятия. Но, чтобы быть эффективными, они должны быть хорошо подготовлены. Основное условие для принятия эффективного решения — наличие достоверной и точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понять, чего же хочет от них руководство. Существует армейская аксиома: любой приказ, который может быть неправильно понят, понимается неправильно.

Капитан — адъютанту: «Как вы знаете, завтра произойдет солнечное затмение, а это бывает не каждый день. Соберите личный состав в пять часов на плацу в походной одежде. Они смогут наблюдать это явление, а я дам необходимые пояснения. Если будет идти дождь, то наблюдать будет нечего, так что в таком случае оставьте людей в казарме».

Адъютант — дежурному сержанту: «По приказу капитана завтра утром в пять часов произойдет солнечное затмение на плацу в походной одежде. Капитан даст необходимые пояснения, а это бывает не каждый день. Если будет идти дождь, то наблюдать будет нечего, тогда явление состоится в казарме».

Дежурный сержант — капралу: «По приказу капитана завтра утром в пять часов затмение на плацу людей в походной одежде. Капитан даст необходимые пояснения в казарме насчет этого редкого явления, если будет дождливо, а это бывает не каждый день».

Дежурный капрал — солдатам: «Завтра в пять часов капитан произведет затмение в походной одежде на плацу. Если будет дождливо, то это редкое явление состоится в походной одежде, а это бывает не каждый день».

Один солдат — другому: «Завтра в самую рань, в пять часов, солнце на плацу произведет затмение капитана в казарме. Если не будет дождливо, то это редкое явление состоится в походной одежде, а это бывает не каждый день».

Поэтому так важны хорошие коммуникации.

Вопросы и задания

1. Попытайтесь представить, как повлияет на результаты деятельности предприятия: незнание частью работников, что они должны делать в данный момент времени; нежелание некоторых выполнять порученную им работу; неумение получить качественный результат; несогласованность действий части работников.

2. Ответы на какие основные вопросы дает планирование?

3. Перед вами портрет руководителя, который хотел бы заняться совершенствованием своей деятельности. Подготовьте ему несколько рекомендаций, которые, по вашему мнению, смогли бы повысить его эффективность.

• Он всегда сталкивается с непредвиденными обстоятельствами, так как неспособен предугадать их, почувствовать их приближение и подготовиться к ним.

• Убежден, что знает дело и умеет его делать лучше других, поэтому все стремится делать сам.

• Занят делами, участвует во всех делах, из-за чего никогда не имеет времени. Его принцип работы — принимать посетителей, держа в одной руке телефонную трубку, а другой подписывая телеграмму и в то же время консультируя стоящего у письменного стола сотрудника.

• Письменный стол его всегда завален бумагами. При этом совершенно непонятно, какие из них важные, а какие — нет, какие срочные, а какие и вовсе не нужны.

• Работает по 10-12 часов. Засиживается на работе допоздна. Работает даже по ночам. Непрочитанные бумаги носит всегда с собой — с работы домой, а из дома — на работу.

• Решение старается отложить на завтра; ведь вопрос может решиться сам, если его решит кто-то другой.

• Никогда ничего не решает до конца, бремя нерешенных вопросов ложится на его плечи, давит на психику.

• Все видит белым или черным, для него нет оттенков, полутонов и нюансов.

• Склонен из мухи делать слона. Случайным, второстепенным деталям придает слишком большое значение, неспособен отличить главное от второстепенного.

• Старается принять наилучшее решение вместо того, чтобы принять выполнимое.

• Готов к любому компромиссу, чтобы избежать ответственности, склонен сваливать вину за свои ошибки на других, ищет «козлов отпущения».

• Все заслуги коллектива приписывает себе.