Как устроен бухгалтерский счет и зачем нужна двойная запись
Любое действие предприятия, приводящее к тому, что в чем-то меняется его имущество (объемы, форма существования, ценность) называется хозяйственной операцией. Каждая хозяйственная операция, совершаемая на предприятии, обязательно отражается в бухгалтерском учете. Закуплено сырье, начислена и выплачена зарплата работникам, уплачены налоги, передана на склад готовая продукция и т.д. — все непременно фиксируется в соответствующем документе.
Очень важно запомнить, что один из основных принципов бухгалтерского учета — двойная запись. «Ничто не возникает из ничего и никуда не исчезает» — это известное изречение напрямую соответствует принципу бухгалтерского учета. Любое движение любого элемента хозяйственных средств отражается в двух ракурсах — куда он переместился (что, собственно, за операция) и откуда он появился. Это означает, что записи делаются одновременно в двух счетах.
Для того, чтобы можно было так вести бухгалтерские записи, каждый счет разделен на две части (см. рис. 9.4). Левая часть называется «дебет», правая — «кредит».
Происхождение этого изображения ведет свое начало от торговых книг, в которых купцы когда-то вели свои записи. Для счета в книге отводился целый разворот — левая и правая страницы. На левой странице производились записи по приходу, а на правой — по расходу. В дальнейшем вместо того, чтобы изображать разворот книги, стали рисовать условную фигуру, напоминающую букву Т, которая делила счет на две части: дебет и кредит счета.
Дебет соответствует приходу, а кредит — расходу средств, учитываемых на данном счете. Каждая хозяйственная операция вызывает изменения на двух счетах бухгалтерского учета. По отношению к этим счетам говорят, что они корреспондируют друг с другом. Одновременная запись одной и той же суммы в дебете одного счета и в кредите другого, которые корреспондируют друг с другом, называется бухгалтерской проводкой.
Судя по бухгалтерским справочникам, число возможных проводок составляет около двух тысяч. К счастью, их не нужно запоминать, важно понимать экономический смысл каждой операции.
Кстати, конкретный экономический смысл дебетовых и кредитовых записей будет разным в зависимости от того, с каким счетом мы имеем дело.
Различают счета активные, пассивные и активно-пассивные.
Активные используются для того, чтобы учитывать все имеющиеся на предприятии средства и имущество, необходимые для его деятельности (которые так и называют — активы предприятия). Например, счет 01 — «Основные средства», 10 — «Материалы», 40 — «Готовая продукция», 51 — «Расчетный счет» и др.
Для того, чтобы учитывать источники формирования этих средств, используются пассивные счета. Это, например, счет 85 — «Уставный фонд», 90 — «Краткосрочные кредиты банков», 96 — «Целевое финансирование» и др.
Счета активно-пассивные применяются в основном, чтобы учитывать разного рода расчеты, проводимые предприятием. Это, например, счет 60 — «Расчеты с поставщиками», 62 — «Расчеты с покупателями и заказчиками», 68 — «Расчеты с бюджетом» и др.
Дебет активных счетов показывает увеличение средств, кредит — их уменьшение. У пассивных счетов — все наоборот. Активно-пассивные счета могут работать как активные и как пассивные.
Например, такая хозяйственная операция, как поступление на склад материалов от поставщика на сумму 2 млн. рублей отражается в бухгалтерской проводке следующим образом (см. рис. 9.5).
В результате данной операции на складе увеличилось количество материалов на сумму 2 тыс. рублей. Следовательно, это должно отразиться записью в дебете активного счета №10 «Материалы». Это означает одновременное увеличение наших расходов — ведь полученные материалы надо оплатить. Это отражается в кредите пассивного счета №60 «Расчеты с поставщиками». Эта запись свидетельствует о том, какую сумму и кому мы должны отдать в счет оплаты полученных материалов, то есть фиксируется долг поставщику.
Когда предприятие будет расплачиваться с поставщиком материалов, то на сумму в 2 тыс. руб. уменьшатся его денежные средства, что будет отражено на кредите счета №51 «Расчетный счет», но одновременно уменьшится на эту сумму и задолженность поставщикам, что будет отражено в дебете счета №60 «Расчеты с поставщиками».
Таким образом, двойное отражение хозяйственных операций на счетах позволяет все точно учитывать, а кроме того понимать экономический смысл каждой операции.