Как должен быть налажен учет

Первый принцип означает, что абсолютно все производимые на предприятии хозяйственные операции, имеющие денежное выражение, должны фиксироваться. Причем не как угодно записываться, а строго определенным образом отражаться в системе бухгалтерского учета.

В этом случае правильно налаженный учет позволяет в любой момент точно знать, какими возможностями — финансовыми, материальными, кадровыми — предприятие располагает.

Почему мы говорим, что учет должен быть налажен?

Если попытаться учесть, то есть описать, все то, что имеет в своем распоряжении любое предприятие, просто через запятую, то в таком описании невозможно будет что-либо отыскать без немыслимых потерь времени — ведь придется все методично прочитывать в поисках нужной вещи. Поскольку любая человеческая деятельность всегда стремилась к рациональной организации, постепенно выработались определенные общие правила учета, позволяющие не только обеспечить порядок в своей организации, но и легко находить общий язык в деловом общении с другими фирмами, государственными органами и т.д.

Бухгалтерский учет предполагает, что все хозяйствующие субъекты пользуются одинаковыми учетными позициями, которые воспроизводятся практически во всех бухгалтерских документах. С помощью этих учетных позиций можно описать все имеющееся в распоряжении предприятия имущество, денежные средства, его долговые обязательства и т.д., все проводимые хозяйственные операции. Это обеспечивается за счет второго принципа — использования системы счетов.

План счетов

Представьте себе большой шкаф, в котором собраны все богатства вашей фирмы. Конечно, не в натуральном виде, а лишь в виде карточек с именами каждой ценности. В этом шкафу — много полочек, а на каждой из них — ящички с карточками. Как и любая картотека, она имеет свой порядок. Вот, например, полочка «Основные средства». На ней

— столько ящичков, сколько существует на предприятии видов основных средств. Если вы вспомните, мы знакомились с типовой классификацией основных фондов — здания, сооружения, машины и механизмы и т.д. В каждом ящичке

— карточки на каждое приобретенное предприятием основное средство с его точным именем, характеристиками и указанием стоимости приобретения (балансовой).

На другой полке — «Износ основных средств». Здесь столько же ящичков, сколько и на предыдущей, с соответствующими карточками, ведь износ, как мы уже знаем, начисляется на каждое приобретенное основное средство. В любой момент, открыв два соответствующих ящика одновременно, можно узнать величину остаточной стоимости основных средств.

Есть в такой картотеке полочка и для основных средств, взятых в долгосрочную аренду, и многие другие.

Для удобства (чтобы не вести длинных записей) каждую полочку пронумеровали (например, основные средства — 01, износ основных средств — 02, долгосрочно арендуемые основные средства — 03 и т.д.) и стали называть счетом, а всю картотеку планом счетов бухгалтерского учета. Оказалось, что удобнее пользоваться не одним огромным шкафом, а несколькими поменьше, где собраны тематически близкие группы счетов. Так выделились разделы плана счетов. В настоящее время используются девять таких основных «шкафчиков»—разделов и один запасной. Этих разделов и содержащихся в них счетов хватает, чтобы отразить любую хозяйственную деятельность любого предприятия — производственную, финансовую, коммерческую и т.д. Вот эти разделы:

Раздел I. Основные средства и другие долгосрочные активы.

Раздел II. Производственные запасы.

Раздел III. Затраты на производство.

Раздел IV. Готовая продукция, товары и реализация.

Раздел V. Денежные средства.

Раздел VI. Расчеты.

Раздел VII. Финансовые результаты и использование прибыли.

Раздел VIII. Фонды и резервы.

Раздел IX. Кредиты и финансирование.

Забалансовые счета.

Запомнить эти разделы нетрудно, так как им соответствует логика хозяйственной деятельности, уже знакомые вам условия и стадии производственного цикла, а также процесса обращения.

План счетов бухгалтерского учета утверждается приказом Министерства финансов и содержит более ста счетов. Однако на практике предприятия пользуются не более чем 20-30 счетами, применимыми к их конкретной хозяйственно-отраслевой специфике, то есть работают по сокращенному счетному плану.