215

Т. В. Кузнецова

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)

Москва

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез" 1999

ББК 74.58 К89

К89

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.

В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их унич­тожения.

Книга представляет интерес для работников делопроизводства, кадровых служб, а также руководителей учреждений, фирм и предприятий.

Верстка: Соловьев А. А.

ЛР № 062201 от 16.03.98

Подписано в печать 15.01.99 Формат 60х88 1/16 Печать офсетная Бумага газетная Печ. л. 20,0 Тираж 5000 экз. Зак. 101

ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 117036, г. Москва, Б. Полянка д. 11/14 Отпечатано в Производственно-издательском комбинате НИНИ1И, 140010, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86

ISBN 5-87057-161-8

©Кузнецова Т. В, 1999

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 2

ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 4

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 13

2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 14

2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ 18

2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 24

2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ 27

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 30

3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ 30

3.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 44

ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 46

4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА 49

4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ 55

4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА 57

4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ 62

ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ 66

5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ –УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ 66

5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ 69

5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 72

5.3.1 СПРАВКИ 73

- документы, содержащие текстовую и (или) таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий. 73

5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ 75

5.3.3 АКТ 77

5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 79

5.3.5 Телеграмма 85

5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА 86

ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 88

6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ 88

6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ 88

6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ 90

6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 90

6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 93

6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА 95

6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ 96

ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 97

7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 97

7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 104

7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 108

ГЛАВА 8 ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ 109

8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 110

8.2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 114

8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ 116

8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ 117

8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ 120

ГЛАВА 9 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 121

ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 137

10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА 137

10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 139

ГЛАВА 11 ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ 146

11.1 ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ 146

11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ 153

11.3 ПРОТОКОЛ 154

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 158

ПРИЛОЖЕНИЯ 162

Введение

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения.

Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.

Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госкомстатом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).

В книге показано, насколько важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Движение документа и его обработка с момента получения и до отправки может быть разложена на этапы: получение и первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.

После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов.

Ещё более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в ар­хиве учреждения они передаются на вечное хранение в государственный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.

Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть поручена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты­вая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и организация личного приёма рассмотрены отдельно.

Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслуживание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогостоящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.

Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них со­браны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства.

Книга предназначена для всех работников управленческого аппарата.

Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок организации работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизводством.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.

Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизводственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.