Класифікація процесів

Відповідно до методології IDEF0 модель складається з двох типів елементів: функціональні блоки, які представляють процеси, і інтерфейсні дуги, які представляють матеріальні та інформаційні об'єкти, оброблювані в рамках процесів. Таким чином, класифікація процесів є класифікацією функціональних блоків і інтерфейсних дуг.

Інтерфейсні дуги в залежності від їх положення на діаграмі поділяються на чотири категорії: вхідні, вихідні, управління та механізму.

Додатково дуги можуть бути класифіковані на п'ять категорій залежно від типу об'єктів, які вони представляють на діаграмі. До числа таких категорій відносяться (рис. 8):

• матеріали, сировина, продукція, ресурси,

• інформація, дані про якість, записи якості, документи,

• розпорядження керівництва, плани, графіки, розпорядчі документи,

• стандарти, нормативні документи,

• відповідальні виконавці, співробітники організації.

Рис. 8. Типові елементи та категорії процесу

Для більш чіткого зображення впливів на діаграмах застосовуються дуги різного кольору: cиний-для інформації з якості; червоний-для розпоряджень, планів, графіків; коричневий-для сировини, матеріалів, продукції; чорний-для відповідальних виконавців; фіолетовий-нормативи, керівництво з якості .

Функціональні блоки класифікуються залежно від типів процесів, які вони представляють. Типи процесів залежать від завдань, що вирішуються за допомогою функціональних моделей. Так, наприклад, на рис. 6 процес «Планувати процеси» відноситься до типу управлінських процесів, на користь цього висновку свідчить також те, що вихід цього процесу (Блок1) є управлінням для інших процесів, представлених на діаграмі А3. Решта процеси на діаграмі (блокі2-6) відносяться до категорії процесів життєвого циклу, так як на входах і виходах цих процесів представлені матеріальні ресурси, вимоги споживачів, інформація.

Идентификация процессов

Існує кілька паралельних способів ідентифікації процесів у рамках IDEF0:

• - код вершини процесу. Цей спосіб полягає в тому, що всі функціональні блоки (процеси) мають ідентифікаційні коди. Кожен ідентифікаційний код починається з великої літери «А», до якої приєднується номер батьківського блоку і номер блоку на діаграмі. Цей спосіб дозволяє однозначно ідентифікувати процес,

• - номер посилання процесу. Спосіб ідентифікації, при якому присвоюються посилальні номери будь-якому процесу. Структура посилального номера задається правилами, прийнятими організацією,

• - найменування процесу. Кожному процесу дається своє найменування, яке і використовується для ідентифікації процесу.

Занесемо в табл. 1 всі способи ідентифікації розглянутого вище процесу «Виробництво продукції».

Таблиця 3

Ідентифікація процесів

Документування процесів

Склад документів по процесах, що використовуються для їх подальшого менеджменту (планування, забезпечення, управління, поліпшення), включає два види документів:

• карта процесу,

• перелік процесів.

Для документування процесів використовується спеціальний бланк «Карта процесу», який розроблений таким чином, що поля, що містять робочу інформацію про процес, розташовані у верхній частині бланка, а поля, що містять ідентифікаційну інформацію, - у нижній частині бланка. У середній частині бланка розташовано поле, в яке заноситься опис процесу (у вигляді графічної діаграми або тексту).

Бланк «Карта процесу» наведено на рис. 9.

Рис. 9. Бланк «Карта процесу»

Бланк включає наступні поля:

а) Розділ «Робоча інформація»:

• поле « Автор / Дата / Проект ». У цьому полі міститься інформація про автора діаграми, коли вона розроблена і до якого проекту відноситься . У полі « Дата » можуть міститися також дати наступних ревізій діаграми ;

• поле « Зауваження ». У цьому полі читач зазначає зауваження , які він вносить до діаграму. Кожному зауваженням і коментарями до них присвоюється номер від 1 до10 . Відповідний номер закреслюється у полі «Зауваження ». Ця процедура практично гарантує , що користувач і розробник не пропустять жодного зауваження , зробленого на діаграмі ;

• поле « Статус». У цьому полі відображаються поточні версії ( стан) документа: «робоча», « чорнова» , «рекомендовано» , « публікація ». Новим диаграммам завжди присвоюється «робоча » версія . Ця версія , як правило , містить багато зауважень. « Чорнова » версія - діаграма порівняно з попередньою версією мало змінилася. « Публікація » - це статус версії після розгляду і затвердження робочою групою діаграми ;

• поле «Контекст ». У цьому полі вказується графічним чи іншим чином рівень ієрархії даної діаграми в загальній структурі опису процесу .

б) Розділ «Ідентифікаційна інформація»:

• поле «Вершина». У цьому полі міститься код батьківського блоку, декомпозиція якого представлена на діаграмі;

• поле «Назва процесу». У цьому полі міститься назва процесу, представленого на діаграмі;

• поле «Нормативний номер» («Номер»). У цьому полі міститься номер посилання процесу, представленого на діаграмі;

• поле «Сторінка» («Стор.»). У цьому полі вказується номер сторінки в документі, до якого стосується ця діаграма.

Для документування переліку процесів використовується спеціальний бланк «Перелік процесів». Бланк містить набір спеціальних полів. В поля верхній частині бланка заноситься інформація про розробника (автора) документа; про дату його створення; про виправлення, що вносяться в документ; про дати цих змін та інша інформація, необхідна для управління документацією на процеси.

У середній частині бланка розташовується інформація з опису процесів в організації. Опис процесу являє собою рядок, що містить наступну інформацію:

• поле «Сторінка» - номер сторінки, на якій знаходиться опис процесу,

• поле «Вершина» - номер функціонального блоку,

• поле «Найменування» - найменування функціонального блоку, що представляє процес,

• поле «Нормативний номер» - ідентифікаційний номер, присвоєний даному процесу,

• поле «Статус» - статус опису процесу (Р-робочий, Ч-чорновий, П-публікація). Нижня частина бланка содержит информацию о наименовании перечня процессов, а также ссылочный номер перечня процессов.

Приклад заповнення бланка «Перелік процесів» наведено на рис. 10.

Рис. 10. Приклад документа «Перелік процесів на виробництві»

Порядок проведення робіт з визначення, класифікації та ідентифікації процесів. Ефективне управління проектом опису процесу являє собою також процес, в ході якого координується робота розробників, експертів та керівництва організації. На рис. 11 наведена модель процесу визначення, класифікації та ідентифікації процесів, розроблена по методологііIDEF0.

Модель процесу включає:

• збір інформації про досліджуваний процесі,

• документування отриманої інформації,

• представлення інформації у вигляді моделі,

• класифікацію процесу в рамках моделі,

• уточнення моделі за допомогою ітеративного рецензування.

Рис. 11. Декомпозиція процесу «Визначення, класифікація та ідентифікація процесів»

а) Підготовчий етап. На цьому етапі проводиться:

• формулювання мети, точки зору про представлення майбутніх моделей процесів і про їхній передбачуваний використанні в майбутньому,

• формування робочої групи з числа співробітників організації та залучених спеціалістів,

• узгодження планів і термінів за проектом серед всіх учасників, призначення відповідальних виконавців за проектом, а також складання та затвердження термінів і бюджету за проектом.

б) Порядок створення моделі. На цьому етапі проводяться наступні роботи:

• збір інформації (огляд документів , опитування , анкетування, спостереження за роботою працівників у підрозділах і пр. ) ,

• документування отриманої інформації ( проводиться робота по створенню моделей процесів). Процес створення моделі здійснюється за допомогою методу декомпозиції . Для документування інформації про процес створюється діаграма А -0 . Процес на цій діаграмі представлений одним функціональним блоком , всередині якого розробник фіксує назву процесу ,

• побудова діаграм . Побудова діаграм починається з вершини А0 (але не А- 0). Нижні рівні уточнюють структуру та зміст модельованого процесу , деталізують його , але не розширюючи кордонів. При деталізації , декомпозіруя кожен блок діаграми А0 , необхідно більш детально відображати те , що представлено на батьківських ( попередньому в ієрархії ) блоці. Маючи неструктуровані переліки об'єктів і процесів, можна приступати до графічного поданням окремих блоків і з'єднанню їх за допомогою дуг ,

• перевірка коректності моделі . Побудовані моделі процесів проходять рецензію . Після рецензування всі зауваження надходять до розробника , який їх узагальнює і вносить зміни .

в) Порядок класифікації процесів. Класифікація здійснюється у два етапи. На першому етапі розробник послідовно, діаграма за діаграмою, здійснює розмітку (маркування) ліній (інтерфейсних дуг) залежно від категорій об'єктів. На другому етапі розробник аналізує функціональні блоки. На підставі входів і виходів кожного блоку розробник приймає рішення про категорії процесів.

г) Порядок ідентифікації процесів. У процесі створення моделі розробник повинен присвоїти всім функціональним блокам моделі найменування, а також коди вершин і посилальні номери.

д) Порядок затвердження моделей. Кожна модель створюється з певною метою, яка записана на діаграмі А-0 у назві процесу. Ця мета повинна бути досягнута. У процесі моделювання створюється робоча група фахівців, відповідальних за те, що створювана модель буде точна і відповідає призначенню. Якщо модель визнана робочою групою застосовної, вона схвалюється і затверджується.