Документування процесів. Основні принципи моделювання бізнес-процесів. Методологія функціонального моделювання процесів. Документування процесів

Документування є засобом закріплення знайдених в організації рішень щодо виконання необхідних дій з ідентифікації та опису процесів, а також свідоцтвами цих дій і досягнутих результатів. Мета документування процесів полягає у створенні нормативної організаційної основи для побудови, функціонування та постійного поліпшення, як системи менеджменту якості, так і системи управління організацією.

Документування процесів дозволяє організації вирішувати такі завдання:

• встановлювати вимоги до здійснення процесів і діяльності в системі менеджменту якості,

• забезпечувати правильне розуміння вимог до процесів та діяльності,• забезпечувати відтворюваність процесів і діяльності,

• забезпечувати простежуваність виконання процесів, а також оцінювання досягнутих результатів,

• попереджати і вирішувати спірні питання, що виникають при виконанні процесів та діяльності в умовах невизначеності,

• закріплювати кращі традиції і накопичувати досвід для виконання процесів та окремих видів діяльності.

Перш ніж проводити документацію процесів, необхідно провести аналіз потреби в їх документуванні. Так як процес можна розглядати як об'єкт, то при аналізі можна скористатися методом структурного аналізу і техніки проектування складних систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). Цей метод досить складний, тому користуються його спрощеної модифікацією, яка має назву «Аналіз необхідної документації (АНД)».

Підхід АНД до аналізу потреби в документуванні нагадує процесний підхід, де на вході «аналізу» вихідна інформація, а на виході-бажані результати.

При документуванні процесів може виникнути дилема: документувати процеси послідовно (крок за кроком у міру реалізації проекту) або документувати всі розроблені процеси разом, одночасно.

У першому випадку документування процесу буде першою дією з реалізації проекту. Вибір цього варіанту документування залежить від меж процесу та його тривалості. Цей варіант більше підходить для малих організацій з обмеженими ресурсами.

При другому варіанті доведеться документувати всі або більшість процесів. Очевидно, що відразу всі процеси, що протікають в організації, вивчити і документувати неможливо. Швидше за все, в цьому варіанті доведеться документувати тільки найважливіші процеси. Це, як правило, процеси випуску продукції та окремі процеси менеджменту.

Так, наприклад, згідно ІСО9001: 2001 документація СМЯ повинна містити шість обов'язкових документованих процедур:

• управління документацією,

• управління записами,

• внутрішні аудити,

• управління невідповідною продукцією,

• коригувальні заходи,

• попереджувальні заходи.

Документування процесів випуску продукції рекомендується проводити аналогічно порядку документування технологічних процесів.

На практиці найчастіше необхідність документування інших процесів менеджменту та управління ресурсами визначається самою організацією.

Документація по процесам, використовувана для подальшого ефективного планування, забезпечення, управління і поліпшення, включає перелік процесів і опису процесів. При цьому перелік процесів містить:

• записи, що дозволяють ідентифікувати опису процесів,

• інформацію, яка ідентифікує місце документа «Перелік процесів» в документації вищого рівня (наприклад, керівництво за якістю),

• інформацію, що дозволяє ідентифікувати стан документа «Перелік процесів» (статус; дату створення документа; дату затвердження; прізвище особи, яка затвердила документ; дату зміни; дату здачі в архів і пр.).

Опис процесу включає:

• інформацію, що описує процес, включаючи внутрішню структуру, тобто елементи, з яких складається процес, і взаємозв'язки між ними, а також опис взаємозв'язків процесу з іншими процесами в організації та пр.,

• глосарій процесу,

• інформацію, яка ідентифікує місце документа «Опис процесів» у системі документації вищого рівня,

• інформацію, що дозволяє ідентифікувати стан документа «Опис процесу».

Як показує огляд літератури, пропонується при документуванні мережі процесів організації в кожному структурному підрозділі виділяти до чотирьох процесів. Подальша їх деталізація проводиться на основі принципу управлінської доцільності. У дослідженнях також пропонується діяльність, яку розглядають як процес, враховувати за допомогою документа «Регламент виконання процесу». Типова структура такого регламенту відображена нижче.

• титульний аркуш

• аркуш погодження

• загальні положення

• Використані нормативні документи

• Список термінів і визначень

• опис процесу

  • власник процесу

  • Опис клієнтів і виходів процесу

  • Опис постачальників і входів

  • Опис ресурсів процесу

  • Технологія виконання процесу

  • Матриця відповідальності за виконання операцій, що входять до складу процессу

  • Перелік показників процесів

  • Аналіз з боку власника процесу

  • Звітність власника процесу

  • Аналіз з боку керівництва

• Документація та архівування

• Порядок внесення змін

• Лист реєстрації змін