Изучение практического применения Microsoft Project за 1 день методом сквозного примера
Владимир Иванов
с комментариями
Владимира Либерзона (PMP, Московское отделение PMI)
3Е издание
1 Почему это пособие прочли 5000 менеджеров в России? 3
1.1 Рекомендуемая литература 4
2 Введение. Необходимые элементы управления проектами по PMI 4
2.1 Стандартный ход проекта 5
2.2 Техника планирования 6
3 Часть I. Составление плана и бюджета. Типовые методы планирования. Бюджет и материальные ресурсы 7
3.1 Постановка задачи 7
3.2 Список этапов 8
3.3 Список задач 9
3.4 Длительность задач 10
3.5 Последовательность задач 11
3.6 Ресурсы 12
3.7 Расценки на ресурсы 13
3.8 План с бюджетом 15
4 Часть II. Отслеживание проекта. Управление рисками. Модификация плана по ходу проекта 17
4.1 Риски и косвенные работы 17
4.2 Управление рисками по PMI 18
4.3 Только статистика позволяет оценить значимость рисков 19
4.4 Согласование и отчет 20
4.5 Проблемы и решения 22
4.6 Методы вычисления реальных сроков задач 22
4.7 Калибровка сроков 24
5 Часть III. Формальное закрытие проекта. Политические риски. Анализ статистики 25
5.1 Измеряемая цель 25
5.2 Иллюзия простоты (80%/20%) 26
5.3 План и требования должны изменяться совместно 27
5.4 Планирование итеративно, следующие стадии предсказуемы лишь статистически 28
5.5 Нужны измеряемые критерии завершения проекта (контрольные тесты) 28
5.6 Формальное закрытие проекта 29
5.7 Закрытие и оценка проекта 29
5.8 Анализ статистики 30
5.9 Что показывает статистика? 31
1Почему это пособие прочли 5000 менеджеров в России?
- 31% проектов завершаются провалом
- 53% проектов завершаются с перерасходом бюджета в среднем в 1,9 раза
- только 16% проектов укладываются в срок и бюджет
Данные от консалтинговой компании Standish Group
Это пособие не полная методика по управлению проектами и не учебник по всем функциям MS Project. Таких книг достаточно. Очень часто мне приходилось наблюдать почти шоковое состояние менеджеров, которые были незнакомы ранее с Microsoft Project и теорией управления проектами от PMI и решили изучить их по книгам. Перед менеджером стояла задача прочесть минимум две большие книги, т.е. более 1000 страниц. Самое интересное, даже потратив массу времени на это чтение менеджер оказывался почти беспомощным в реальной ситуации применения MS Project.
Дело в том, что книги не учат практическому применению инструментов по управлению проектами в реальных бизнес-ситуациях. Недостаток большинства книг и учебников по MS Project в том, что там просто рассматриваются все подряд функции, при этом нет сквозных практических примеров и анализа типовых ошибок.
Очень и очень редко в книгах есть полные (сквозные) примеры. Как правило, примеры заканчиваются демонстрацией какой-то функции и менеджер не видит как повлияет его действие через несколько шагов планирования и отслеживания проекта.
Еще интересное наблюдение состоит в том, что в 90% случаев менеджеры вынуждены использовать не какие-то сложнейшие приемы управления, а выполнять самые простые, если не сказать банальнее действия. Именно кажущаяся проста и приводит к таким печальным последствиям о которых сказано в эпиграфе. Как правило, в обычных книгах шлифовке и повторению самых важных и вроде бы «простых» навыков работы не уделяется достаточно места, обычно авторы ставят себе цель охватить кратким описанием все несколько тысяч функций встроенных в Microsoft Project.
Мне как профессиональному методисту по образованию было понятно, что требуется принципиально новый дидактический материал, который рассматривал применение MS Project методом сквозного примера и с разбором различных проблемных ситуаций. Такой прием быстрого введения очень популярен на Западе и известен как Overview.
Это позволяет очень быстро освоить продукт и закрепить навыки его практического применения по основным функциям.
В данной работе мне согласился помочь очень известный эксперт, в тот момент директор Московского отделения PMI, Владимир Либерзон. Его комментарии отмечены как «Комментирует Владимир Либерзон». В таких разделах вы можете ознакомится с нашей дискуссией по каждой части работы.
Данная работа уникально тем, что по сути сделана экспертами, которые находятся в острой конкурентной борьбе. Я занимаюсь внедрением корпоративной версии Microsoft Project и вероятно являюсь одним из самых публичных экспертов по данной системе, а Владимир Либерзон предлагает свой продукт Spider Project. Тем не менее, нам удалось отложить конкуренцию на время и сделать достаточно популярную работу по быстрому введению в управление проектами с помощью Microsoft Project. С момента первой публикации в Интернете с работой познакомилось более 5000 менеджеров из России.
Периодически некоторые части работы приходилось переделывать в связи с устареванием материала. Вы читаете 3е издание.
В данной работе рассматривается как пример проект по разработке программного обеспечения. Внедрение информационных систем очень рисковый вид проекта, поэтому выбор примера связан именно с этим, чтобы продемонстрировать практическую работу с рисками.
Комментирует Владимир Либерзон
Замечание 1. "Это еще не методика - просто некоторые советы по составлению расписания и обсуждение типичных проблем. Движение в нужном направлении, но начальные шаги. В целом - приятное впечатление."
Все верно, работа посвящена начальному обучению проектным методикам и обсуждению тонких мест полезных и экспертам. По своему опыту, я заметил, что наиболее легко усваивается материал в виде живых примеров, а не сухого изложения перечня функций и возможностей. Кроме того, я намерено пропустил некоторые моменты проектного менеджмента, на которых обычно не возникает проблем, и наоборот очень подробно остановился на частностях, которые могут быть причинами серьезных трудностей. Если быть формально точным, это скорее полезные методические рекомендации, а полноценная методика как PMBOK. Я намеренно по ходу примера "заставляю" менеджера делать ошибки, т.к. именно по последствиям ошибок легче запоминаются необходимые требования к проектному управлению. Кроме того, менеджеры совершают те или иные ошибки в управление почти всегда и их больше интересует как исправить ошибку, а не только как надо было сделать до начала работы.
Замечание 2. Что-то не видно определения проекта, что вы понимаете под проектом?
Как гласит PMBOK: “Проект - это мероприятие, которое имеет уникальный результат и ограничено временными рамками”. Что не попадает под данное определение - операционная деятельность". Тонкость вот в чем, даже операционную деятельность можно рассматривать как проект в том числе в Microsoft Project, например, квартальный план работ производственного цеха серийной продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, т.к. результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей управляемости квартальных работ.