ĘłęóDobrze zakończyć...

ęłęóZakończenie jest jednym z najważniejszych elementów prezentacji. Podobnie jak pozostałe, powinien być dobrze zaplanowany. Zanim rozpoczniesz prezentację powinieneś wiedzieć jak ją zakończysz. Zakończenia typu: "To właściwie wszystko, co chciałem Państwu powiedzieć..." nie robią najlepszego wrażenia.

Podsumowanie powinno być wyraźnie zaznaczoną częścią prezentacji. Publiczność na wieść o tym, że prezentacja się kończy ożywia się i skupia uwagę.

Oddziel podsumowanie od części głównej prezentacji (jest na to kilka sposobów: zrób dłuższą kilkusekundową przerwę, powiedz, że będzie to podsumowanie, wyświetl slajd z takim napisem...)

Spędziłeś ze swoją publicznością co najmniej kilkanaście minut, więc coś już z takiego spotkania powinno wynikać.

• Podziękuj za wspólnie spędzony czas (ale bez przesady, nie trać dwóch minut na rozpływanie się w zachwytach nad tym jaka to publiczność jest uprzejma, że poświęciła swój czas, że nie usnęła, że nie poszła na inną sesję itd). Dziękuj krótko i z przekonaniem.

• Podsumuj to, co powiedziałeś w czasie prezentacji w kilku zdaniach (jakkolwiek nawet dosłowne powtórzenia nie są błędem, postaraj się powtórzyć to, o czym mówiłeś w skondensowanej formie).

• Powiedz jakiego efektu oczekiwałeś po prezentacji: jeśli była to prezentacja sprzedażowa, po prostu "poproś o zamówienie", jeśli prezentacja miała charakter edukacyjny powiedz, co uczestnicy powinni wiedzieć lub umieć po jej wysłuchaniu, jeżeli miała charakter przekonujący - powiedz do czego chciałeś przekonać.

Ostatnie wrażenia publiczności, jakie odnosi ona z zakończenia prezentacji rzutują na opinię o całym wystąpieniu.

Oddziel wyraźnie swoje podsumowanie od sesji pytań i odpowiedzi. Nie uciekaj w uproszczenia typu "To wszystko, co chciałem Państwu powiedzieć, może są jakieś pytania?".

Dobrze jest mieć przygotowane dwa podsumowania: jedno na zakończenie właściwej prezentacji a drugie na podsumowanie sesji pytań i odpowiedzi. Tego drugiego używasz po udzieleniu odpowiedzi na ostatnie pytanie lub, jeśli to możliwe - umiejętnie łącząc z tą odpowiedzią. Dzięki temu będziesz pewien, że ostatnie wrażenia jakie publiczność wyniesie ze spotkania będą wynikać z twojej, zaplanowanej wypowiedzi a nie z przypadkowego dialogu z ostatnim pytającym (nie masz wielkiego wpływu na to jakie będą pytania, nie możesz więc wykluczyć sytuacji, że padnie pytanie trudne, niewygodne, takie na które nie będziesz chciał lub mógł odpowiedzieć).

Do podsumowania odnoszą się wszystkie podstawowe zasady dotyczące całej prezentacji, tak więc: mów zrozumiale, krótko i z przekonaniem. Pamiętaj, kto jest twoją publicznością, czego oczekuje, jaki jest cel prezentacji. Bądź zaangażowany i zadowolony.

ĘłęóTrudne pytania po prezentacji

ęłęóKłopotliwa sytuacja, kiedy po zakończonej prezentacji (lub co gorsza w jej trakcie) ktoś z publiczności zadaje trudne pytanie jest jedną z największych obaw wszystkich prezenterów.

Są dwie wiadomości: zła i zła. Pierwsza jest taka, że nie ma uniwersalnych recept na odpowiadanie na trudne pytania; są co najwyżej pewne zasady, wskazówki, dobre zwyczaje, których przestrzeganie może pomóc wybrnąć z trudnej sytuacji. Druga wiadomość jest taka, że rzadko udaje się te wskazówki zastosować w momencie, gdy właśnie trzeba odpowiedzieć na trudne pytanie. Potem - owszem. Po kwadransie, po godzinie, następnego dnia następuje olśnienie: no przecież mogłem powiedzieć to i to. Mogłem zareagować taki i tak. Ależ byłem głupi...

I tu zaczynają się dobre wiadomości. Jeżeli doświadczasz takiej właśnie sytuacji, to bardzo dobrze. To znaczy, że jednak było jakieś wyjście z opresji. Jeżeli nawet nienajlepiej poradziłeś sobie tym razem, to następnym może być już lepiej. Wszystkie recepty, przepisy, reguły nie są nic warte bez ich wypróbowania, zastosowania i przećwiczenia.

Jeżeli więc masz taką myśl (przecież mogłem odpowiedzieć tak...) to natychmiast wykonaj następujące ćwiczenie: Przywołaj w myślach tę sytuację, którą przeżywałeś przed kwadransem, godziną czy wczoraj - sytuację trudnego pytania. Usłysz je jeszcze raz z ust tej samej osoby, która je zadała. I zobacz siebie jak odpowiadasz na nie w sposób, który już teraz znasz. Zobacz jak dobre sprawia to wrażenie. Jak logiczna, przejrzysta i jednoznaczna jest twoja odpowiedź. Jak dobre wrażenie robi na publiczności. Powtarzaj sobie ten obraz wielokrotnie.

Ćwiczenie czyni mistrza itd...

Takie ćwiczenie pozwala wytrenować pewien mechanizm reagowania nie tylko na to konkretne pytanie (szansa na to, że dokładnie takie samo pytanie padnie na następnej prezentacji jest niewielka). Ale wszelkie pytania oparte na podobnym schemacie będziesz mógł "obsłużyć" analogicznie.

Poza tym wyobrażanie sobie, jak zwycięsko wychodzisz z opresji zaciera powoli wspomnienie tej nieprzyjemnej chwili, kiedy nie mogłeś sobie zbyt dobrze poradzić. Po co zamartwiać się czymś co już nastąpiło i czego zmienić już nie możesz? Ważne, że już wiesz jak z podobną sytuacja radzić sobie w przyszłości.

Jeśli natomiast nie masz takiego olśnienia (no przecież mogłem odpowiedzieć tak...) to spróbuj znaleźć odpowiedź metodami tradycyjnymi: poszukaj w literaturze, popytaj bardziej doświadczonych kolegów, posiedź chwilę nad kartką papieru i wygeneruj jakieś rozwiązanie. A potem przeprowadź opisane wcześniej ćwiczenie.

I końcowa dobra wiadomość: trudne i kłopotliwe pytania nie są czymś nagminnym, czymś co zawsze musi nastąpić. Naprawdę w większości przypadków publiczność jest nastawiona pozytywnie i nie ma intencji sprawiania kłopotu prezenterowi.