Gromadzenie materiału

Jeśli często prowadzisz prezentacje na tematy zawodowe to buduj swoje archiwum informacji ciekawych, przydatnych, wyjątkowych, śmiesznych itd. Kiedyś się przydadzą. Bardzo frustrujące jest, gdy już na etapie rysowania plansz przypominasz sobie, że gdzieś widziałeś wykres, który "bardzo by tu pasował" ale nie możesz sobie przypomnieć gdzie go widziałeś... Nie bój się zgromadzenia zbyt wielu informacji. Jest czas na gromadzenie i jest czas na selekcjonowanie.

• Elementy prezentacji, które powstaną najwcześniej często decydują o jej przyszłym kształcie i charakterze. Przygotuj się psychicznie na to, że część pracy, którą wykonujesz wyrzucisz do kosza (dokładniej rzecz biorąc wyrzucisz z końcowej wersji prezentacji, co nie znaczy, że nie wykorzystasz ich w przyszłości).

• Nie zakładaj niczego z góry (na przykład, że musisz pokazać co najmniej 15 plansz, albo że koniecznie musisz pokazać schemat urządzenia, omówić proces technologiczny, czy też wszystkie założenia strategii).

• Nie zaczynaj od początku. Przygotowując materiały do wystąpienia zacznij od tej części, którą najbardziej lubisz (albo na której najlepiej się znasz).

• Pokazuj obrazy. Wszystko, co możesz narysować zamiast opisywać - narysuj. Rysunek jest lepszy od opisu a wykres - lepszy od tabeli.

• Nie narzucaj sobie kolejności prezentowania informacji. Na ustalenie kolejności jest czas później - kiedy masz już zgromadzone materiały do wystąpienia.

Eliminując nadmiarowe informacje trzeba się kierować zasadą "co jest ważne dla publiczności" a nie "co jest ważne dla mnie".

Usuwanie elementów prezentacji nie powinno pozostawiać "dziur". Ważne jest aby przejścia pomiędzy poszczególnymi blokami wywodu były łagodne i naturalne. Dobrym efektem tej części przygotowań jest zgromadzenie materiału, którego nie da się w całości wykorzystać w czasie przeznaczonym na prezentację. Trzeba więc wyeliminować niektóre fragmenty. Jak wybierać i skracać?

Selekcja materiału

• Wyrzuć wszystko, co dotyczy wyłącznie ciebie lub twojej firmy. Zrezygnuj z informacji typu: lista klientów, których obsługujemy na rzecz informacji typu: co dla nich zrobiliśmy. Jeden konkretny przykład pracy wykonanej dla jakiegoś klienta może zdziałać znacznie więcej niż plansza z imponującą szachownicą emblematów firm "dla których pracujemy". To zazwyczaj są wielkie firmy i prawdopodobne jest to, że twoja konkurencja też dla nich pracuje (w innym kraju albo dla innego oddziału) i także pokazuje tych klientów jako swoje referencje. Na doświadczonych odbiorcach takie plansze nie robią wrażenia. Natomiast użycie przykładu pokazuje, że: (1) rzeczywiście coś zrobiłeś, (2) umiesz o tym opowiedzieć, więc się na tym znasz, (3) angażujesz się w sprawy swoich klientów (bo przykład powinieneś opowiedzieć tak, żeby było to widać).

• Znajdź powtarzające się informacje i wyeliminuj je. Nie dotyczy to tylko podsumowań i streszczeń, w których, siłą rzeczy, muszą zostać powtórzone omówione wcześniej kwestie.

• Znajdź kluczowe elementy wystąpienia, czyli takie, które na pewno pozostawisz (najważniejsze tezy, wyniki badań, wnioski, ale także te, które są najbardziej efektowne i posłużą do skoncentrowania uwagi słuchaczy). Następnie wybierz takie, które zapewnią łagodne przejścia pomiędzy elementami kluczowymi. Pozostałe elementy kandydują do usunięcia.

• Mając przed sobą konieczność wybrania kilku plansz, które trzeba wyrzucić możesz posłużyć się takimi prostymi, ale zazwyczaj skutecznymi regułami: (1) usuwaj raczej plansze z tekstem niż z elementami graficznymi; (2) jeśli masz wybór: usunąć planszę nr 4 czy nr 15, usuń planszę nr 4 (plansze, które nawet tobie wydają się nadmiarowe a są na początku wystąpienia niepotrzebnie przedłużają wstępne wywody odwlekając moment przejścia do meritum); (3) nie wyrzucaj plansz z planem prezentacji, nawigacją, podsumowaniami. Ich pojawienie się w prezentacji nie zabiera wiele czasu a pomaga publiczności śledzić przebieg wywodu.

Weryfikacja poprawności wyboru materiału następuje w czasie prób i samej prezentacji. Zbieraj takie doświadczenia. Na pewno się przydadzą.

Wykorzystanie przygotowanych informacji

Pamiętaj, że prezentacja jest czymś dynamicznym. Za każdym razem działa inaczej. Liczba plansz tylko z grubsza przekłada się na czas prezentacji. Ten sam zestaw 15 slajdów jednemu prezenterowi posłuży do zilustrowania 10-minutowej prezentacji a inny wykorzysta go jako podstawę 2-godzinnego wystąpienia.

Najważniejsza część przygotowań odbywa się w twojej głowie i nie jest dokumentowana wydrukami. Staraj się wiedzieć o czym będziesz mówił w kolejnych krokach prezentacji ale nie zapamiętuj słów, którymi to powiesz. Słowa przyjdą same.

ęłęóDobrze rozpocząć...

ęłęóNawiązanie kontaktu z publicznością jest jednym z podstawowych warunków udanego wystąpienia. Początek wystąpienia to jeden z tych momentów, gdy uwaga publiczności jest całkowicie skupiona na tobie. Wykorzystaj to. Masz wtedy trzy podstawowe zadania: dobrze się zaprezentować (efekt pierwszego wrażenia), nawiązać dobry kontakt z publicznością (o tym poniżej) i zainteresować ją tematem wystąpienia (uzasadnić, że dobrze zrobili przychodząc na prezentację i dać nadzieję, że nie będą się nudzić).

Ludzie łatwiej nawiązują kontakt kiedy mają ze sobą coś wspólnego. Poszukaj czegoś wyjątkowego co może łączyć cię z widownią, przed którą występujesz. Czegoś poza tym, że przebywacie w jednej sali.

Nawiązywanie dobrego kontaktu z audytorium (przez starożytnych retoryków nazywane captatio benavolantiae = zaskarbienie przychylności) nie powinno być tylko prawieniem komplementów publiczności, przymilaniem się i wazeliniarstwem. Z drugiej strony - równie złe wrażenie robi wprowadzenie kreujące mówcę na najlepszego na świecie fachowca i sugerowanie, jakie to wielkie szczęście spotyka publiczność, że jest jej dane wysłuchać tego, co On ma do powiedzenia.