Автоматизация делопроизводства и документооборота - порядок и оперативность одновременно

  Организация документооборота и бизнес-процессов на современном предприятии

DocsVision решит ваши задачи управления документами и процессами:

• Автоматизация документооборота и архива документов

• Автоматизация управленческих процессов

• Поддержка современных методик управления в концепции информационного менеджмента: управление качеством, процессное управление, управление знаниями

• Синхронизация бизнес-процессов и документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах.

Лекция 6: Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров.

При решении экономических задач приходится сталкиваться с необходимостью:

• Анализа состояния фирмы.

- Формирования отчётности, проверки её полноты, корректности, достоверности.

- Анализа устойчивости, рентабельности, показатели ликвидности, деловой активности и др.

- Анализа динамики основных показателей, выявления тенденций развития предприятия, прогнозирование динамики его состояния.

- Анализ степени влияния факторов на состояние фирмы.

- Выработка рекомендации по улучшению деятельности фирмы.

Сравнение финансовых показателей фирмы с показателями аналогичных фирм или со среднестатистическими показателями.

Для решения задачи 1 имеются следующие информационные технологии:

“Экспресс анализ” (фирма “Теликом Экспресс”).

“Фин экспресс” (“Росэкспертиза”).

“BEST - F” (фирма “Интеллект сервиз”).

“Аудит эксперт”.

Перечисленное программное обеспечение ориентированно на экономический переходный период и содержит малое количество таблиц, отображающих финансовое состояние предприятия.

Наиболее ярким представителем табличного процесса для решения задач с 1 по 5 – MS Excel. В него входят:

Основные сведенья.

Установка и удаление процессора.

Создание, открытие и сохранение файлов.

Работа с книгами и листами.

Ввод и выделение ячеек.

Изменение данных на листе.

Форматирование листов.

Печать.

Создание экранной или печатной формы.

Создание и проверка формул.

Работа с диаграммами.

Отражение данных на географической карте.

Создание и импорт рисунков.

Управление списками.

Загрузка данных.

Суммирование данных в списках и таблицах.

Анализ данных с помощью сводных таблиц.

Статистический анализ.

Совместная работа с книгой.

Автоматизация задач.

Справочник.

При решении задач с 1 по 4 MS Excel позволяет получить следующие формы (как в разрозненном виде, так и в виде книги):

Сведенья (данные) об организации.

Основные данные.

Данные в графическом представлении.

Поступления.

Движение средств.

Балансовый отчёт.

Оборот.

Активы.

Рассмотрим представленные данные об организации подробнее:

Адрес, тип, наименование, телефон, факс, почтовый индекс.

Тип предприятия, основные сроки расчётов. В этой рублике указываются сведенья о готовой продукции, зарплате и затратам по срокам. В рублику “затраты” входят сведенья об оплате труда, налогах, страховых взносах, представительских расходах (и накладных). В рублику “финансирование” входят сведения по долгосрочным и краткосрочным обязательствам, объёмам и миссии акций.

Г лавная особенность MS Excel – обработка статистических данных.

Основные данные, изложенные в табличном виде, табличный процессор позволяет представить в виде трёхмерной гистограммы.

Резюме:

Табличные процессоры, примером, которого является MS Excel, позволяют очень эффективно составить документацию, отражающую финансово- экономическое состояние предприятия в следующих параметрах:

Поступления.

Оборот.

Активы.

Движение средств.

Основные данные.

Балансовый отчёт.

Перечисленные характеристики предприятия, табличные процессоры способны отображать как в виде таблиц, так и в виде графиков.

Лекция 7: Компьютерные технологии использования СУБД и интегрированных программных пакетов.

СУБД (системы управления базами данных) позволяют создавать, использовать и администрировать базы данных. СУБД представляют собой незаменимый инструмент разработчиков, бизнес-пользователей, администраторов БД и т.д. Благодаря тесной интеграции со средствами разработки приложений, СУБД используются разработчиками при создании информационных систем. Для администрирования баз данных и разработки приложений на языке SQL используют продукты серии Unicenter Database Management. Для проектирования, документирования и сопровождения баз данных используется CASE-средство AllFusion ERwin Data Modeler. Обратите также внимание на продукты серии Advantage для репликации и преобразования данных.

СУБД предназначены для обработки больших массивов информации, её отображения в виде удобном для пользователя и управления объёмом этих массивов.

Наиболее простые СУБД этого вида позволяют на компьютере обрабатывать 1 – 2 массива (например персональную картотеку). Более сложные СУБД обеспечивают ввод, поиск, сортировку записей, составление отчётов и т.п.

СУБД средней сложности способна обрабатывать до 50 – 100 массивов.

Легко могут работать пользователи сравнительно не высокой квалификации, т.к. все действия в СУБД осуществляются с помощью меню, мастера и других диалоговых средств.

К простым СУБД и СУБД средней сложности можно отнести:

PC – File.

Reflex.

Q and A (Q&A).

Эти СУБД сделаны под Windows, но могут работать и в среде MS DOS.

Однако, менеджеру часто приходится решать задачи, в которых участвуют многомассивные пакеты из разных предметных областей. При этом различают

иерархическая и сетевая даталогические модели, реляционные даталогические модели, объектно-ориентированные СУБД. Обычно различают три класса СУБД, обеспечивающих работу иерархических, сетевых и реляционных моделей. Однако различия между этими классами постепенно стираются, причем, видимо, будут появляться другие классы, что вызывается прежде всего интенсивными работами в области баз знаний (БЗ) и объектно-ориентированной инфотехнологией. Поэтому традиционной классификацией пользуются все реже, но мы пока будем придерживаться именно ее, как наиболее устоявшуюся. Каждая из указанных моделей обладает характеристиками, делающими ее наиболее удобной для конкретных приложений.

В таких случаях требуется создавать специализированные информационные системы, в которых нужная обработка данных выполняется наиболее естественным для пользователя способом, с удобным представлением входных данных, выходных форм, графиков и диаграмм, запросов на поиск и т.п.

Для решения таких задач используются более сложные СУБД, позволяющие с помощью специальных средств (обычно языка программирования) описываются данные и действия с ними.

Одна из первых была “D - Base” (фирма Borland, а изготовлено “Ashton - Tate”).

Широко распространены и совместимы с “D - Base”системы “Fox PRO”(сегодня их продаёт Microsoft). Совместимой с “D - Base” является также “Clipper” (фирма “Computer Associates”).

На ряду с “D - Base” и её приложениями используются СУБД “Paradox”, “R- Base”, “Clarion” и др.

Примечание:

Во всех выше изложенных СУБД создание информационных систем баз данных и управление ими достаточно трудоёмкая и сложная процедура, требующая от пользователя неплохих знаний языков программирования.

Эта сложность объясняется тем, что перечисленные СУБД являются предметно –независимыми оболочками, которые могут быть наполнены той или иной предметной областью путём программирования. По этому разработка даже несложных СУБД требуют для каждой предметной области значительных сил.

В отличии от перечисленных специальных СУБД менеджеры используют обычно СУБД MS Access.

Особенности СУБД MS Access:

Предметная ориентация, отображённая в меню.

Простата наполнения предметной оболочки.

Нет необходимости в языках программирования для перестройки СУБД.

Использование интегрированных программных средств.

Oracle Database Oracle Database обладает возможностями кластеризации, мощными и экономичными средствами безопасности, полностью исключает потери данных и позволяет интерактивно обмениваться информацией. Основные достоинства - масштабируемость, безопасность, высокая доступность и т.д. Подробно http://www.interface.ru/

Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server - это законченное предложение в области баз данных и анализа данных для быстрого создания масштабируемых решений электронной коммерции, бизнес-приложений и хранилищ данных. Оно позволяет значительно сократить время выхода этих решений на рынок, одновременно обеспечивая масштабируемость, отвечающую самым высоким требованиям. В SQL Server включена поддержка языка XML и протокола HTTP, средства повышения быстродействия и доступности, позволяющие распределить нагрузку и обеспечить бесперебойную работу, функции для улучшения управления и настройки, снижающие совокупную стоимость владения. Кроме того, SQL Server полностью использует все возможности операционной системы Windows, включая поддержку до 32 процессоров и 64Гб RAM. Подробнее - на сайте Microsoft Подробнее - на нашем сайте

SQLBase SQLBase - профессиональная, SQL-ориентированная СУБД. Среди ее достоинств: простота в администрировании, мобильность, компактность, невысокая стоимость, возможность создавать надежные и гибкие системы обработки данных, а также полная интеграция с MS Windows и Novell Netware и возможность поддержки Java-технологий. Подробно

Borland InterBase SQL-сервер баз данных Borland InterBase объединяет простоту использования, низкие затраты на сопровождение и мощность систем корпоративного уровня. Borland гарантирует, что InterBase совмещает силу мощной, апробированной архитектуры с развитыми технологиями, необходимыми для успеха прикладных систем. Подробно

Ingres II Ingres II - интеллектуальная распределенная реляционная система управления базами данных/Объектно-ориентированная среда разработки приложений в архитектуре клиент/сервер. Платформы - все популярные реализации UNIX, Linux, мэйнфреймы, VMS, OS/2, PC, Mac, Windows NT, Novell NetWare. Подробно

Jasmine Jasmine - первая (во всех смыслах) и единственная объектно-ориентированная база данных, предоставляющая систему разработки мультимедиа приложений, ориентированных на Internet/intranet. Подробно

Интегрированный программный пакет представляет собой совокупность программ, функционально связанных между собой и образующих вместе с компьютером аппаратно – программный комплекс (АПК).

Интегрированные пакеты предназначены для выполнения задач для обработки данных, передачи их от одного пользователя к другому, автоматизации работы пользователя с документами и других задач.

Используются, как правило, в составе “электронного офиса”.

В состав АПК входят один или несколько персональных компьютеров и несколько программных пакетов.

Один или несколько АПК, объединенных в сеть (локальную или иную) включают:

Печатающие устройства.

Средства копирования.

Модем.

Сканеры.

Стримеры предназначены для создания архивов на магнитных лентах, дисках.

Проекционное оборудование для проведения презентаций

АПК в той или иной комплектации является основой электронного офиса.

Для того, чтобы АПК всегда был электронным офисом достаточно иметь в нём базу, состоящую из:

Компьютера

Модема

Программного пакета (пример MS Office)

Электронный офис предусматривает интегрированные пакеты программных продуктов, включающих специализированные программы и информационные технологии по обеспечению комплексной реализации задач любой предметной области.

В состав интегрированных пакетов входят:

Программа анализа составления расписаний

Графический редактор

Программа обслуживания факс – модема.

Сетевое программное обеспечение

Программа перевода

Программа презентаций

Резюме:

Интегрирование программного и электронного офиса является основой реализации ИТОУД.

Интегрированные пакеты программных продуктов по созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Наибольшее распространение ИПП нашли в АРМ – конструкторах, бухгалтериях, разработчиках технической документации, АРМ – технолога, АРМ – экономиста, АРМ – руководителя (идёт речь в основном об оболочках).

В интегрированный программный пакет АРМ входят базовые программные продукты, взаимодействующие между собой (текстовый редактор, СУБД, электронные таблицы, средства телекоммуникации, графический редактор, программы специальных областей АРМа).

Резюме:

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированных пакетов является “общий интерфейс” пользователя, позволяющий применять одни и те же приёмы работы с различными приложениями пакета.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют 3 пакета:

Borland Office для Windows (фирма “Novel”).

Smart Sweet (фирма “Lotus Development”). MS Office (фирма “MicroSoft”).