11.Організація та контроль виконання рішень

Організація виконання прийнятих рішень.  Стосовно до управлінським рішенням організація розглядається як комплекс робіт по їх ефективному впровадженню.  Теорією і практикою розроблено принципи організації виконання рішень, які мають дотримуватися. Перш за все, керівник розчленовує спільну програму дій на окремі ділянки (групові завдання) конкретним виконавцям. Потім процесорганізації виконання рішення включає три взаємопов'язаних етапи: доведення завдань до свідомості виконавців; підготовку виконавців до виконання завдання; спонукання виконавців до його сумлінному виконанню.  При доведенні завдань прагнуть до того, щоб виконавці чітко уявляли: що, коли, яким чином, в яких умовах, якими силами і засобами, до якого терміну, з якими кількісними та якісними показниками потрібно зробити.  Для кращого сприйняття завдання спочатку роз'яснюється загальний задум вирішення проблеми, що стоїть перед колективом. Глибоке і однозначне його розуміння - вихідна умова засвоєння індивідуального завдання. Далі слід показати місце кожної задачі в загальній роботі, взаємні зв'язки з іншими завданнями. Нарешті, роз'яснюється мета, тобто передбачуваний результат праці, вказуються терміни завершення, критерії оцінки результатів. Особлива увага звертається на можливі труднощі, шляхи їх подолання, правила безпеки праці.  Для доведення завдань до виконавця застосовуються різні форми і методи: наради і збори, бесіди, інструктування, показ зразків виконання, вивчення документів та ін [7]  На зборах і нарадах з доповіддю зазвичай виступає той начальник, який прийняв рішення, але це не завжди доцільно. Авторитет начальника, від імені якого оголошено рішення, створює своєрідний психологічний бар'єр для вільного обговорення шляхів виконання рішення. Краще, якщо з повідомленням виступить людина, до якої виконавці ставляться з достатньою повагою, як до фахівця, хоча він не є ні їх начальником, ні автором рішення. Автору рішення краще не включатися в дискусію, які б форми вона не набувала. Чим гостріше проходить дискусія, тим краще виявляються сумніви підлеглих, «підводні камені», які авторові важко було передбачити. Матеріали обговорення ретельно аналізуються, іноді проводять бесіду з деякими виступили опонентами.  Після заслуховування всього спектру думок, бажано виступити керівнику з викладом програми дій, враховуючи результати обговорення, що відбулося. При цьому слід акцентувати увагу на зауваженнях, які були враховані.  Мета бесіди - уточнити думку виконавця з приводу майбутньої роботи, зрозуміти причини його заперечень і сумнівів, відповісти на всі питання, перевірити глибину розуміння поставленого завдання і способів її рішення. Попередньо необхідно встановити психологічний контакт з підлеглим, створити умови для вільного, розкутого висловлення їм своїх міркувань. Встановленню контакту сприяють: доброзичлива реакція керівника на сумніви підлеглого, висловлення йому повної довіри, відмова від закидів у нерозумінні завдання або небажанні її виконати, зосередження уваги виключно на діловій стороні.  Інструктування проводиться напередодні початку практичних робіт. Керівник заздалегідь продумує процес виконання робіт за підлеглого. У період інструктажу він може запропонувати переказати або письмово викласти, в якій послідовності і яким чином працівник має намір виконати поставлене завдання. Часто недоліки виконання робіт пов'язані з недооцінкою інструктування. Однак погано як його ігнорування, так і занадто детальне роз'яснення. Остання навіть небезпечніше, тому що виконавець плутається у вимогах до нього.  Загальне правило при інструктуванні: повідомляти найнеобхідніше, без чого не можна почати роботу. Решта відомості повідомляти по мірі наближення термінів виконання відповідних видів робіт шляхом проведення додаткового інструктування.  Показ зразків виконання як метод доведення завдання використовується, коли словесні пояснення недостатньо ефективні. Форми реалізації даного методу різні:  o Спостереження за роботою досвідченого людини;  o Кінофільм, ділові ігри, відеозапис гри;  o Обговорення відеозапису з повторною з повторною відеозаписом створює ділову обстановку;  o Тренування, вправи.  Вивчення документів належить до основних методів доведення завдання. Він не такий простий. Точність сприйняття і передачі змісту по документу залежить від багатьох факторів: як він складений, в якому контексті пред'являється, яке самопочуття працівника і так далі.  Розрізняють аферентних і ефекторних образ майбутньої дійсності. [7] Перший-означає створений у виконавця образ майбутньої роботи, отриманий в результаті зазначених вище методів доведення завдання. Ефекторних - це оперативний образ, тобто власний план дій. Такі плани виконання однієї і тієї ж задачі у різних людей можуть бути різними (рис.1).  За заявою психологів, працівники зі слабкою нервовою системою воліють складання докладного індивідуального плану. Люди з сильною нервовою системою схильні до менш докладним планам. Як більш впевнені в собі, вони швидше орієнтуються в непередбачених обставин. Іншими словами, ефекторні оперативні образи, з якими різні індивіди приступають до роботи, у них різні. Чим більше збагачений такий образ у порівнянні з тим, що сприйнято від начальника, тим ініціативнішим працівник.  До ефекторним образам, з якими виконавці приступають до роботи, пред'являються вимоги повноти, точності, глибини образу, його стресостійкість.  ref SHAPE \ * MERGEFORMAT

Способи формування образу майбутньої діяльності

Аферентні

Ефекторних

УМОВИ

УМОВИ

Збори, наради

Інструктування

Гнучкість

Точність

Повнота

Глибина

Стрес-стійкість

Вивчення документів

Показ зразків виконання

Рис.1 Умови формування образу майбутньої діяльності у підлеглих.  Повнота образу означає відображення в ньому всієї майбутньої роботи від початку до кінця. Це важливо знати для коригування уявлень працівника про те, що йому робити на окремих етапах роботи.  Точність образу свідчить про ясність представлення особливостей виконання запланованої роботи. (Можна знати все, що треба, але не точно. Можна знати частина, але в деталях. Тобто повнота не дорівнює точності. І в першому, і в другому випадках потрібні коригування керівника).  Глибина образу характеризує, наскільки образ віддалений у часі від початку дій, які в ньому (в образі) відображені. Люди зі слабкою нервовою системою відрізняються більшою глибиною ефекторних образу.  Гнучкість образу означає, що при зміні обстановки початкові уявлення виконавця можуть швидко перебудовуватися.  Стресостійкість образу є міра міцності при несподіваних труднощах. Це особливо важливо на таких видах робіт, де умови праці можуть бути екстремальними (дефіцит часу, небезпеку для життя, брак інформації та інші). Узгодженість ефекторних оперативних образів всіх виконавців завдання означає, що враховані не тільки індивідуальні завдання, а й зв'язки з усіма задіяними особами (підрозділами). Якщо всі зазначені вимоги до ефекторним оперативними образам виконані, значить, функція доведення завдання до виконавців керівником виконана: підлеглі знають своє завдання і вміють її виконати.  Кожне окреме завдання керівник як би «програє» сам, ставлячи себе на місце виконавця у відповідні умови. Помилки у визначенні характеру, обсягу або змісту завдання знижують ефективність рішення в цілому. Щоб уникнути цього слід дотримуватися наступних правил:  1. Забезпечення відповідності кожного завдання діловим і психологічним особливостям виконавця. Необхідно враховувати професійну майстерність працівника (його спеціальні знання, вміння, досвід виконання подібної роботи). Завдання співвідноситься також з особливостями темпераменту особистості. Як відомо, флегматику важко дається робота, що вимагає швидкої перебудови, на неї більше підходять холерики. Темперамент впливає і на сприйняття будь-якої нової задачі.  2. Розподіл завдань має стимулювати колективістські почуття (наприклад, виключається отримання виграшу досвідченими працівниками за рахунок збереження або зниження розряду іншим членам бригади; незаперечно справедливе встановлення коефіцієнта трудової участі та ін)  3. Взаємна довіра виконавців спільної справи. Повинно бути присутнім переконання, що член бригади не здійснить проступків, які негативно позначаться на загальних результатах праці. Кожен окремо впевнений, що всі інші можуть працювати з повною віддачею і високоякісно. Важлива приблизна однорідність мотивів праці членів колективу. Це досягається в результаті великої виховної та організаторської роботи.  4. Взаємна підстрахування і взаємна допомога спільно працюючих людей. Рішення - це цілісний задум, розчленування якого на частини для різних виконавців пов'язане з можливими витратами і зубожінням загального задуму. Тому при розподілі завдання повинна бути дана чітка орієнтація підлеглих на кінцевий результат, що досягається всім колективом. Для кожного виконавця слід передбачати стимули, які спонукали б його дбати не лише про виконання власних завдань, але і завдань колег.  5. Мобілізація колективу. Це різновид діяльності щодо організації виконання рішень. Вона реалізується одночасно з процесом доведення завдань до виконавців. Її суть полягає в тому, що за допомогою цілеспрямованої системи виховних і організаційних заходів керівник, спільно з громадськими організаціями (профспілка), формує морально-психологічний настрій колективу і кожного працівника на сумлінне виконання завдання (прийнятого рішення). Робота проводиться поетапно: спочатку з активом організації, потім складається план мобілізації (організаційно-технічних заходів) виконання завдання по підрозділах.