6.Організаційна функція менеджменту

Організаційна функція - це організація процесу управління, вжиття усвідомлених необхідних заходів і дій. Завданням цієї функції є створення структури організації, а також забезпечення всім необхідним для її ефективної діяльності, досягнення запланованих цілей.

Після визначення мети і вибору стратегії розпочинають проектування або планування структури організації. Процес проектування має здійснюватися зверху вниз, тобто розподіл організації на широкі сфери, після цього розподіл цих сфер на більш вузькі сфери і подальший розподіл останніх на складові вузькоспеціалізовані елементи.

Послідовність дій у плануванні структури організації така:

1. Здійснити розподіл організації по горизонталі на широкі блоки, що відповідають найважливішим напрямам діяльності з реалізації стратегії.

2. Встановити співвідношення повноважень різних посад. При цьому керівництво встановлює мету команд, якщо необхідно, проводить подальший розподіл на більш дрібні організаційні підрозділи, щоб ефективніше використовувати спеціалізацію і уникнути перевантаження керівництва.

3. Визначити посадові обов'язки як сукупність певних завдань та функцій і доручити їх виконання конкретним особам. В організаціях, діяльність яких значною мірою пов'язана з технологією керівництва, розробляти навіть конкретні завдання і закріплювати їх за безпосередніми виконавцями, які й несуть відповідальність за їх задовільне виконання.

Організаційна функція менеджменту - це процес проектування і створення двох структур: управлінської і виробничої. Ці структури тісно взаємопов'язані. Структура управління повинна забезпечувати процес управління, координувати контроль в організації. Виробнича структура має забезпечити процес виробництва (технологія, обладнання, люди відповідної кваліфікації) в об'ємі планових завдань при дотриманні запланованої якості робіт. Більш детально структура організації буде розглянута при вивченні внутрішнього середовища організації, але необхідно пам'ятати, що структура організації має відповідати її меті і стратегічним планам, забезпечувати ефективну взаємодію організації з навколишнім середовищем.

7.Контрольна та координаційна функції менеджменту Координаційна функція

Вибірковість рефлекторних актів та активізація функціональних систем забезпечуються координаційною функцією центральної нервової системи.

Координаційною функцією називається діяльність мозку щодо подолання антагоністичної взаємодії між рефлексами з різним функціональним призначенням. Антагоністична взаємодія виникає внаслідок того, що один і той самий подразник є стимулом для багатьох рефлексів або одночасно на людину діють численні побічні подразники, які порушують виконання трудового завдання.

Різні за своїм функціональним призначенням рефлекси не можуть безперешкодно здійснюватися в один і той самий час. Причиною цього є те, що мозок складається з неадекватної кількості чутливих, вставних і виконавських нейронів, які виконують відповідно функції сприймання, перероблення та передачі інформації. Кількість чутливих нейронів набагато більша, ніж вставних і виконавських. Це означає, що в мозок надходить величезний потік інформації від органів чуттів, до якого додається інформація, котра виробляється у процесі творчої діяльності та вилучається з пам’яті.

Уся ця інформація спрямовується до виконавських нейронів, які безпосередньо пов’язані з робочими органами. Але цих елементів набагато менше і, утворюючи загальний кінцевий шлях, вони обмежують пропускну здатність мозку.

Спрямовуючись до виконавських нейронів, різні збудження стикаються на проміжних станціях і втягуються в так званий нейрофізіологічний конфлікт за кінцевий шлях.

Нейрофізіологічний конфлікт — це суперництво між різними рефлекторними актами за провідне значення в організмі. Для подолання нейроконфлікту мозок мобілізує координаційну функцію. На основі аналітико-синтетичної діяльності мозку забезпечується вибір певної форми поведінки з багатьох альтернатив, тобто мозок встановлює, який рефлекс має для організму основне значення. Для цього рефлексу створюється силове переважання у вигляді процесу збудження. Вихід конкуруючих рефлексів на виконавські нейрони блокується процесом гальмування. Загальний кінцевий шлях стає відкритим для рефлексу, який є сильнішим.

Отже, координація — це підпорядкування за допомогою гальмування одного рефлекторного акту іншому, який має в даний момент важливіше значення. Цей рефлекс стає домінантою.

Домінантою називається тимчасово пануючий рефлекс, який має силове переважання. Для домінанти характерною є стійка підвищена збудливість нервових центрів, яка посилюється слабкими нервовими імпульсами від конкуруючих рефлексів. Залучення до сфери домінанти значної кількості нервових клітин, що працюють в одному ритмі і темпі, забезпечує стійкість усієї системи. Проявами домінанти у процесі праці, як зазначав О. О. Ухтомський, є стаціонарно підтримувана робота або робоча поза.

Стан збудження в домінанті характеризується такими ознаками:

• підвищена збудливість;

• стійкість збуджень;

• здатність акумулювати збудження;

• інерція після закінчення роботи.

Домінанта є фізіологічною основою концентрації уваги і творчого мислення у процесі праці, умовою високої продуктивності та якості роботи.

Утворення домінанти підпорядковане законам концентрації збудження в нервовому центрі актуального рефлексу та індукції гальмування на побічні рефлекторні акти.

Зауважимо, що не всякі трудові дії або прийоми можна розглядати як домінанту. Домінанта утворюється тоді, коли постає завдання засвоїти трудові операції, знання, які є змістом конкретної професійної діяльності. Домінанта — це тривала іннервація, а не швидкоплинні рефлекси на подразники зовнішнього середовища. Вона може супроводжувати людину не лише під час роботи, а й у позаробочий час доти, доки не буде вирішено проблему. У разі втоми домінанта руйнується, розгальмовуються конкуруючі рефлекси і підвищується рівень їх збудження, що призводить до дискоординації діяльності центральної нервової системи. У роботі працівника з’являються зайві, неточні рухи, сповільнюються дії тощо.

Контроль - це процес свідомого, постійного і повсюдного спостереження за забезпеченням досягнення мети або кінцевих результатів діяльності організації. Контроль - необхідна складова управління, одна із його функцій. Можна сказати - "управляй і перевіряй", де перевіряй - це складова контролю. Основним завданням контролю є якісна і кількісна оцінка результатів діяльності організації. Завданнями контролю є застереження і своєчасне виявлення помилок і порушень в організації та ухвалення на основі цього контрзаходів, що знімають недоліки в управлінні і виробництві.

Контроль як свідоме, постійне і повсюдне спостереження є в організації всеосяжним. Ним повинні займатися всі, від робітника до керівника, і лише самоконтроль кожного працівника на своєму робочому місці в поєднанні із зовнішнім (керівними працівниками або структурами) контролем дозволяє досягти необхідної запланованої якості результату. Контроль поділяється на:

- попередній;

- поточний;

- заключний.

Попередній контроль передбачає виконання і реалізацію правил, процедур, ліній поведінки (посадових, технологічних та інших інструкцій). Він застосовується у трьох основних сферах:

- щодо людських ресурсів;

- щодо матеріальних ресурсів;

- щодо фінансових ресурсів.

Попередній контроль у сфері людських ресурсів здійснюється при наборі і підборі кадрів, їх відповідності вимогам виконуваної роботи або посади. Набір і підбір кадрів, їх розстановка - це фундамент успішної діяльності організації, тому попередній контроль людських ресурсів триває і після їх найму до остаточного встановлення відповідності вимогам займаної посади або професії.

Попередній контроль матеріальних ресурсів передбачає їх відповідність встановленим або розробленим стандартам, які визначають мінімально допустимі межі якості і проведення фізичних, хімічних або механічних перевірок відповідності матеріалів вимогам стандарту.

Попередній контроль фінансових ресурсів здійснюється на базі бюджету організації, тобто планових показників доходів і витрат організації.

Поточний контроль здійснюється у процесі виробництва і управління організацією. Це контроль дотримання технології виробництва, якості схвалюваних рішень і контроль їх реалізації тощо.

Заключний контроль - це контроль якості виконаної роботи або отриманого результату.

Процес контролю містить такі етапи:

1) вироблення стандартів, критеріїв і підходів до вирішення проблеми;

2) зіставлення з ними на кожному етапі проблеми реальних результатів;

3) ухвалення необхідних коректуючих дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

На першому етапі фактично проводиться планування організації, технології і заходів щодо досягнення потрібної якості результату, тобто ланцюжок "організація - виробництво - результат". При цьому необхідно, щоб стандарти, які використовуються для контролю, були вибрані з численних задач, мети і стратегій організації. Критерієм може слугувати вибраний показник за оцінкою ступеня виконання роботи. Має бути також введений показник результативності, який точно визначає те, що треба здобути для досягнення поставленої мети.

Другий етап процесу контролю - це зіставлення реально досягнутих результатів зі встановленими стандартами. Зазвичай стандарти мають допустимі межі відхилень, в рамках яких якість результату не зміниться. Реально досягнуті результати мають знаходиться в межах стандарту. Допустимі межі або відхилення повинні бути оптимальними для організації. Якщо вони дуже малі, то організація реагуватиме на дуже невеликі зміни, що вимагає додаткових витрат і часу. Якщо вони дуже великі, то можуть виникнути значні проблеми організаційного, управлінського і виробничого характеру, що дезорганізує і паралізує діяльність організації.

Відхилення реальних результатів від допустимих відхилень(меж)вимагає внесення коректив у діяльність організації. Дуже важливим фактором при цьому є своєчасність виявлення, а також реалізація запобіжних засобів на особливо важливих ділянках і етапах вирішення задачі (проблеми).

У разі виявлення відхилень від допустимих меж, керівники повинні прийняти одне з двох рішень: усунути відхилення або переглянути допустимі межі (стандарт). Можна, звичайно, нічого не робити, але бути спостерігачем і чекати, куди приведуть ці відхилення - лише до загибелі. Позиція спостерігача безперспективна.

На всіх етапах контроль має бути ефективним і одночасно економним. Його переваги повинні перекривати витрати на функціонування всієї системи контролю. Важливим є і те, що контроль не повинен здійснювати негативного і стримуючого впливу на людей в досягненні мети організації. Він мас бути природнім і ненав'язливим.

Контроль є ефективним, якщо має стратегічний характер. Стратегічний контроль необхідний для забезпечення стратегічної мети організації. Він передбачає:

1) управління метою, тобто збір, відбір, аналіз і оцінку інформації, і на підставі цього своєчасне корегування мети і завдань;

2) систематичне порівняння стратегічних і фактичних показників;

3) коректуючі заходи у разі відхилення від мети.

Окрім стратегічного, є ще оперативний або поточний контроль. В його завдання входять облік, аналіз, планування і управління діяльністю організації, а також здійснення поточного контролю, за допомогою якого можна не тільки виявити відхилення від початкових (намічених) планових показників, але і знайти недоліки самого рішення, що потребують своєчасного усунення, корегування.

Отже, головна мета контролю - це забезпечення ефективної управ­лінської діяльності заради досягнення поставленої мети. Він досягається через вимірювання досягнутих результатів діяльності у порівнянні зі встановленими стандартами.