Тема 7. Ведение делового совещания

Цель освоения темы – формирование представлений о деловом совещании как способе открытого коллективного обсуждения вопросов; видах и формах деловых совещаний; особенностях подготовки, стилях ведения и этикете поведения на совещаниях и собраниях.

Методические указания по работе с темой: изучение опорного конспекта учебного материала; апробация теста «Дипломатичный и авторитарный стили поведения на деловом совещании»; овладение основными категориями темы, чтение литературных источников по данной теме.

Тезаурус (словарь) основных понятий темы.

1. Деловое совещание — это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

2. Дискуссия – способ организации совместной деятельности с целью интенсификации процесса принятия решения в группе.

Опорный конспект учебного материала.

В предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров – совещания.

Деловое совещание — это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Коллективное обсуждение как форма делового разговора имеет много положительных сторон:

• во-первых, оно повышает эффективность мышления;

• во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников;

• в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них.

Деловые совещания очень разнообразны. Обычно выделяют следующие их виды:

• диктаторские (право голоса у руководителя);

• автократические (ведутся в диалоговом режиме, когда руководитель задает вопросы каждому участнику и получает ответы на них);

• сегрегативные (когда планируются доклад руководителя и выступления назначенных им подчиненных);

• дискуссионные (для них характерен свободный обмен мнениями, вырабатывается решение, которое принимается голосованием участников с последующим утверждением руководителем);

• свободные (это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают кулуарные совещания).

Формы делового совещания классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы.

• съезды,

• конференции,

• симпозиумы,

• собрания,

• заседания,

• мозговая атака,

• семинары.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев, но плохо подготовленные и проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, отрывая людей от основной работы.

В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия:

1. принятие решения о проведении совещания,

2. определение тематики, формирование повестки дня,

3. определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы,

4. подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения,

5. предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости - размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

Ведение делового совещания

1. Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовать с его участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени выступлений или о порядке принятия решений. После чего следует одному из участников поручить ведение протокола.

2. Организаторы должны представить участников совещания, если они не знакомы друг с другом. В их обязанности входит также указать всем их места и сообщить, можно ли курить в зале.

3. Ведущий совещание обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

4. Авторитарное поведение допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это бывает в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

5. Психологи утверждают, что оба стиля поведения - дипломатический и авторитарный - могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям.

6. Все материалы, которые будут изучаться и обсуждаться, необходимо подготовить заранее.

7. Если совещание продолжительно по времени, нужно сделать перерыв, чтобы участники могли сделать необходимые звонки.

8. Руководит собранием председатель, от которого зависит весь ход мероприятия. Он должен вести себя авторитетно, но тактично и вежливо. Обязанность председателя - твердо останавливать тех, кто пытается обсуждать не входящие в повестку дня вопросы или провоцирует конфликты.

9. Различные формы поведения участников на собрании:

   • конструктивная роль: проявление инициативы, повторное изложение проблемы, внесение предложений, запросы об информации, мнениях, мыслях, сообщение информации, мнений, идей, выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы;

   • способствование ходу собрания: поддержка, стимулирование выступающих, «расчистка пути», формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряженности;

   • отрицательная роль: агрессивное поведение, блокирование принятия решения, самолюбование, соперничество, поиск сочувствия.

10. Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения.

11. Завершать совещание следует в точно назначенное время.

12. На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что будет выполнять. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

Заканчивая собрание, председатель благодарит присутствующих, а также выступавших с предложениями и тех, кто принимал участие в подготовке мероприятия.

Этикет предписывает ряд правил поведения на совещаниях и собраниях:

• У частники из других фирм должны представиться присутствующим.

• Садиться следует только на то место, которое укажет председатель. Во время собрания не следует рисовать, играть ручкой или другими канцелярскими предметами.

• Слушать обсуждаемые темы нужно внимательно, если что-то не ясно, можно задать вопрос.

• Свои соображения в ходе дискуссий принято высказывать коротко и ясно.

• На собрании нельзя обсуждать проблемы личного характера.

• Если вам нужно выйти, покидая зал, негромко извинитесь.

• Прощаясь, поблагодарите председателя.

• Если вас попросили выступить на собрании, но цель выступления вам не совсем понятна, попросите уточнить ее. Чтобы выступление прошло без всяких шероховатостей, лучше заранее уточнить, как будет оборудован зал и какова аудитория. Признаком дурного тона считается обсуждение наглядного материала, который не могут увидеть все участники совещания. Если необходимо время на подготовку, попросите председателя предоставить вам 5 минут. Выясните, сколько времени должно занять ваше выступление.

Практический материал.

Тест. Дипломатичный и авторитарный стили поведения на деловом совещании

Руководители ведут себя по-разному, выступая на совещаниях: одни скромно, с оглядкой, другие, напротив, безапелляционно. Ни та, ни другая линия поведения не может быть отвергнута с порога как неправильная. Все зависит от конкретной ситуации. В одних случаях успех приносит выступление, не допускающее возражений, в других — дипломатически тонкое. К сожалению, большая часть участников деловых дискуссий не меняет свой стиль спора, не учитывает конкретной обстановки, полагается только на свой темперамент и не пытается критически осмыслить свои выступления.

К счастью, однако, в глубине души каждый жаждет самосовершенствования. Реализовать это желание можно, и начинать следует с самооценки. Для облегчения самооценки мы предлагает тест. Он поможет вам проанализировать линию своего поведения на совещаниях.

Инструкция.

Поставьте - это надо сделать корректно и объективно - сами себе баллы от 1 до 5 и запишите у каждого вопроса.

Оценки означают:

1. — нет, так совсем не бывает;

2. — нет, как правило, так не бывает;

3. — неопределенная оценка;

4. — да, как правило, так бывает;

5. — да, так бывает всегда.

Вопросы-утверждения.

1. Даю подчиненным нужные поручения даже в том случае, если есть опасность, что при их невыполнении критиковать будут меня.

2. У меня всегда много идей и планов.

3. Я прислушиваюсь к замечаниям других.

4. Мне в основном удается привести логически правильные аргументы при обсуждениях.

5. Я настраиваю сотрудников на то, чтобы они решали свои задачи самостоятельно.

6. Если меня критикуют, то я защищаюсь, несмотря ни на что.

7. Когда другие приводят свои доводы, я всегда прислушиваюсь.

8. Для того чтобы провести какое-то мероприятие, мне приходится строить планы заранее.

9. Свои ошибки я по большей части признаю.

10. Я предлагаю альтернативы к предложениям других.

11. Защищаю тех, у кого есть трудности.

12. Высказываю свои мысли с максимальной убедительностью.

13. Мой энтузиазм заразителен.

14. Я принимаю во внимание точку зрения других и стараюсь включить ее в проект решения.

15. Обычно я настаиваю на своей точке зрения и своих гипотезах.

16. Я с пониманием выслушиваю и агрессивно высказанные контраргументы.

17. Ясно выражаю свои мысли.

18. Я всегда признаюсь в том, что не все знаю.

19. Энергично защищаю свои взгляды.

20. Я стараюсь развивать чужие мысли так, как будто бы они были моими.

21. Всегда продумываю то, что могли бы ответить другие, и ищу контраргументы.

22. Я помогаю другим советом, как организовать свой труд.

23. Увлекаясь своими проектами, я обычно не беспокоюсь о чужих работах.

24. Я прислушиваюсь и к тем, кто имеет точку зрения, отличающуюся от моей собственной.

25. Если кто-то не согласен с моим проектом, то я не сдаюсь, а ищу новые пути, как переубедить другого.

26. Использую все средства, чтобы заставить согласиться со мной.

27. Открыто говорю о своих надеждах, опасениях и личных трудностях.

28. Я всегда нахожу, как облегчить другие поддержку моих проектов.

29. Я понимаю чувства других людей.

30. Я больше говорю о собственных мыслях, чем выслушиваю чужие.

31. Прежде чем защищаться, я всегда выслушиваю критику.

32. Излагаю свои мысли системно.

33. Я помогаю другим получить слово.

34. Внимательно слежу за противоречиями в чужих рассуждениях.

35. Я меняю точку зрения для того, чтобы показать другим, что слежу за ходом их мыслей.

36. Как правило, я никого не перебиваю.

37. Не притворяюсь, что уверен в своей точке зрения, если это не так.

38. Я трачу много энергии на то, чтобы убедить других, как им нужно правильно поступать.

39. Выступаю эмоционально, чтобы вдохновить людей на работу.

40. Стремлюсь, чтобы при подведении итогов были активны и те, которые очень редко просят слово.

Обработка результатов.

Подсчет результатов заключается в суммировании поставленных вами баллов по каждому вопросу-утверждению в соответствии с ключом. Сумма баллов и по первому и по второму стилям поведения находится в интервале от 20 до 100.

Ключ:

1. Сумма балльных оценок «А» - дипломатичный стиль поведения:

вопросы 1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29,31,33,35,36,37,40.

2. Сумма балльных оценок «Б» - авторитарный стиль поведения:

вопросы 2, 4, 6, 8, 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26,28,30,32,34,38,39.

Диагноз.

Результаты этого теста показывают вам, является ли ваше поведение на совещаниях дипломатичным или авторитарным.

1. Если сумма балльных оценок «А» по крайней мере на 10 баллов превышает сумму балльных оценок «Б», то большая часть людей должна считать вас хорошим дипломатом.

Дипломатичный стиль поведения означает, что у вас есть стремление учесть мнение других и убедиться в том, что ваши собственные идеи согласуются с мыслями сотрудников. При этом неизбежны компромиссы, зато участники совещания убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения, что их сотрудничество вам как руководителю небезразлично. У всех появляется желание «тянуть в одну сторону».

2. Цели сумма балльных оценок «Б» как минимум на 10 баллов больше суммы балльных оценок «А», то вы ведете дискуссию авторитарно, властно и бесцеремонно.

Авторитарный стиль поведения означает, что такие участники совещания стремятся протащить свои идеи и проекты, не обращая внимания на окружающих. Они действуют агрессивно, динамично, напористо, а зачастую и самонадеянно. У их партнеров по совещанию редко появляется возможность высказаться. Они как бы загнаны в угол. При авторитарном ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает много новой информации и формулирует свое мнение категорично, не допуская никаких возражений. Он не добивается всеобщего согласия, не стремится сделать решение общим делом, не ищет поддержки, необходимой для его реализации.

3. Если обе суммы балльных оценок — «А» и «Б» — различаются менее чем на 10 баллов, то ваше поведение не получает однозначной оценки в коллективе. Она может быть как положительной, так и отрицательной - в зависимости от - обстоятельств.

Консультация психолога.

Выбор способа поведения зависит от поставленных вами целей, а также от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить то или иное совещание или беседу.

Дипломатия в общении уместна в следующих случаях:

• достаточно времени, чтобы обсудить все доводы;

• решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники обсуждения;

• участники совещания понимают проблему и знают варианты ее разрешения;

• возникли широкие разногласия, и необходимо настойчиво переубедить самых несогласных в правильности принимаемого решения.

Авторитарное поведение допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров ни при творческом рассмотрении данного вопроса, ни при последующем его внедрении. Это бывает, когда:

• дело заключается только в том, чтобы в сложившихся обстоятельствах как можно быстрее принять решение;

• можно не обращать внимания на психологический климат в коллективе.

Психологи, работающие на предприятиях, подтверждают, что оба стиля поведения - дипломатичный и авторитарный - могут приводить к успеху. Но все-таки авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше. В противном случае в дальнейшем вам уже не поможет никакая дипломатия.