2. Класифікація документів

Найважливішим принципом класифікації документів є їх практичне застосування, тобто відповідність сучасним вимогам та потребам бухгалтерської практики. Класифікація документів для її практичного застосування наведена на рис. 2.1.

Документи, що надходять до бухгалтерії

Відповідно до правил складання

доброякісні

недоброякісні

За формою

За змістом відображених операцій

недооформлені

неправильно оформлені

що містять недостовірні дані

сфальсифіковані

безгрошові

безтоварні

Рис. 2.1. Класифікація документів, що пропонується для практичного застосування

Основні ознаки класифікації документів наведено на рис. 2.2.

За місцем складання

Внутрішні

Прибутковий касовий ордер

Зовнішні

Рахунок - фактура

За призначе-нням

Розпорядчі

Наказ на звільнення з роботи

Виконавчі

Прибутковий ордер

Бухгалтерського оформлення

Групувальна відомість

Комбіновані

Видатковий касовий ордер

За порядком складання

Первинні

Квитанція

Зведені

Авансовий звіт

За способом використання

Разові

Вимога-накладна

Накопичувальні

Лімітно-забірна картка

Грошові

Прибутковий касовий ордер

За змістом

Розрахункові

Платіжне доручення

Матеріальні

Прибутковий ордер

Рис.2.2. Класифікація документів

Бухгалтерські документи від моменту їх складання до передачі в архів проходять шлях, який називається документообігом. Всі документи проходять наступні основні стадії (рис.2.3.)

1. Надходження документів зі сторони, складання їх на підприємстві і реєстрація первинної інформації

3. Надходження первинних документів до бухгалтерії

2. Виконання та певне доопрацювання первинних документів на підприємстві до надходження їх в бухгалтерію

4. Обробка документів в бухгалтерії, обробка отриманої з документів первинної інформації та перетворення її на кінцеву (результативну) інформацію

6. Передача документів на зберіганн до архіву підприємства, а потім до державних архівів

5. Забезпечення поточного зберігання документів

Рис. 2.3. Стадії документообігу

Тривалість документообігу залежить від ряду факторів:

1. величини підприємства;

2. специфіки його роботи;

3. розміщення підрозділів.

Об’єктом організації бухгалтерського обліку виступають первинні документи, бухгалтерські регістри, форми звітності. Найбільш важливими в документообігу є операції передачі (від одного виконавця іншому) і обробки (виконання технічних і логічних процедур) первинних документів.

Порядок, строки проходження та опрацювання облікової інформації визначаються графіком документообігу (розробляється під керівництвом головного бухгалтера, погоджується з зацікавленими підрозділами і затверджується керівником підприємства).

Основна задача при розробці графіка документообігу - встановити взаємну відповідальність виконавців, починаючи з первинного документа і закінчуючи архівом. Вимоги бухгалтерії при цьому є обовязковими для всіх підрозділів підприємства.

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми (рис.2.4.), таблиці (табл.2.1) або переліку робіт по створенню, перевірці і обробці документів.

Випусують ВКО згідно з розпорядчими документами. Записують ВКО в журналі реєстрації видаткових касових ордерів, присвоюючи йому номер і вказуючи цільове призначення коштів, що підлягають видачі. Дають ВКО на підпис керівнику підприємства

Контролює доцільність витрат, підписує ВКО і передає його заступнику головного бухгалтера або уповноваженій керівником особі

Отримує ВКО (в день виписки). Видає готівку (в день виписки ВКО).

Реєструє ВКО в касовій книзі (в день виписки ВКО).

Передає виконавчий документ разом зі звітом касира, заступнику головного бухгалтера або уповноваженій керівником особі (згідно встановленого графіку)

Передає ВКО (особисто) касиру для виконання

Перевіряє відповідність ВКО книзі реєстрації (дата, сума).

Оброблює ВКО (проставляє кореспонденцію рахунків) і переносить її до звіту касира.

Реєструє звіт в облікових регістрах (журналах, відомостях тощо).

Передає касовий звіт з документами в поточний архів.

Рис. 2.4. Схема документообігу видаткового касового ордеру

Таблиця 2.1

Графік документообігу

По ___________________________________

(підприємству, установі)

Створення документу

Перевірка документу

Обробка документу

Передача до архіву

Назва документу

Кількість примірників

Відповідальний за виписку

Відповідальний за оформлення

Відповідальний за виконання

Строк виконання

Відповідальний за перевірку

Хто надає

Порядок надання

Строк надання

Хто виконує

Строк виконання

Хто виконує

Строк виконання

Вимога

2

Цех

Відділ матеріально-технічного постачання, бухгалтерія

Склад

Щоденно (до __год.)

Бухгалтерія

1-ий прим. - цех, 2-й прим. -склад

При звіті При реєстрі

Щоденно (до __год.)

Бухгалтерія

Щоденно

Бухгалтерія

Щоденно

Затверджений наказом № _____ від „___” _______________200__ р.

Таблиця 2.2

Оперограма (документограма) накладної на одержання матеріалів зі складу

№ п/п	Назва робіт	Виконавець
		Цех, відділ	Відділ постачання	Склад	Бухгалтерія
1	Виписування накладної
2	Видача дозволу на відпуск
3	Відпуск матеріалів (відпуск, реєстрація у картці, визначення ціни, запис у картці, номер запису у накладній)
4	Приймання накладної, її перевірка
5	Групування, таксування, підсумовування
6	Облік руху матеріалів
7	Складання розроблювальної відомості (машинограми) з розподілу матеріалів за кодами витрат

Після того, як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії, де перевіряються та обробляються. Методичні прийоми перевірки представлені на рис.2.5.