Тема 5: Первинне спостереження: документація та інвентаризація

1. Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

2. Класифікація документів

3. Інвентаризація, як елемент методу бухгалтерського обліку

4. Принципи та методика проведення інвентаризації

5. Відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку та у фінансовій звітності

Рекомендована література:

Основна: [1], [2], [3], [4], [5], [6], [7], [8], [9], [12], [13], [14], [29], [30], [31]

Додаткова: [1], [2], [3], [4], [5], [6], [7], [8], [9], [10], [11], [15], [16], [17], [18], [19], [20], [21], [22], [23], [24]

1. Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

Для відображення в обліку будь-яких об’єктів необхідно мати про них певну уяву, тобто спостерігати за ними. Під спостереженням розуміють один із способів пізнання об’єктивної дійсності, який базується на вимірюванні речей та явищ. Основна мета спостереження – переконатися в тому, що об’єкт обліку або його зміни дійсно мали місце. Спостереження в бухгалтерському обліку ведеться лише за його об’єктами і класифікується за наступними видами (рис.1).

С

П

О

С

Т

Е

Р

Е

Ж

Е

Н НЯ

За способом технічного здійснення

автоматичне

ручне

За способом охоплення

суцільне

вибіркове

натуральне

За видами вимірників

умовно-натуральне

трудове

грошове

Рис.1.1 Процес спостереження фактів господарського життя

Первинна одиниця бухгалтерського спостереження – факт господарської діяльності, який призводить до змін характеристики засобів та їх джерел виникнення, зміни або припинення господарсько-правових відносин.

Існують два закони реєстрації фактів господарського життя:

1. факти господарського життя підлягають реєстрації тільки в тому обсязі, який дозволяє здійснювати управлінський вплив на господарські процеси;

2. витрати на реєстрацію фактів господарського життя ні за яких обставин не повинні перевищувати економічний ефект від управлінських рішень, отриманих на підставі нових даних.

Користувач інформації повинен вирішити наступні питання, пов’язані з реєстрацією фактів господарського життя:

1. сформулювати задачу;

2. обмежити об’єкти спостереження;

3. виділити суб’єкти спостереження;

4. встановити одиниці спостереження і одиниці сукупності;

5. описати просторові та часові координати;

6. визначити характер спостереження;

7. показати умови функціонування суб’єкта спостереження.

Спостереження в бухгалтерському обліку здійснюється за допомогою таких елементів методу бухгалтерського обліку як документація та інвентаризація.

Реєстрація змін у складі активів, капіталу і зобов’язань здійснюється робітниками підприємства шляхом їх фіксації в первинних документах.

Документ-це письмовий доказ факту здійснення господарської операції або письмове розпорядження власника на право її здійснення. Первинний документ, який містить інформацію про господарську операцію, складається в процесі її здійснення або відразу після її завершення.

В бухгалтерському обліку під документом розуміють бланк визначеної форми, в якому відображено факт господарської операції (наприклад, прибутковий касовий ордер, рис.1.2).

МП «Славута» Типова форма № КО-1 МП «Славута

Ідентифікаційний |2290473б| Затверджена

код ЄДРПОУ наказом Мінстату України

від 15 лютого 1996р. № 51

Квитанція

до прибуткового касового ордера №435

Код за УКУД 1801006

Прибутковий касовий ордер

Номер документа	Дата складання	Кореспондую чий рахунок, субрахунок	Код аналі-тичного обліку	Сума	Код цільового призна чення
435	01.12.00	31	311	39000	015

Прийнято від Мінського

_______________________________

відділення Укрсоцбанку

_______________________

Підстава: Готівка для виплати

_______________________

Прийнято від Мінського відділення Укрсоцбанку заробітної плати працівникам_

Підстава: Готівка для виплати заробітної плати за 2-гу половину листопада_

Працівникам за 2-гу половину листопада 2000р. 2000р. на чек №079355 від___

На чек №079355 від 01.12. 2000р. 01.12.2000р. Тридцять дев’ять

Тридцять дев’ять тисяч грн. 00 коп.____________________________тисяч грн. 00 коп___________

„01” грудня 2000р.

Додаток_________________________________________________

_______________________________________________- М.П.

Головний бухгалтер Осипенко О.М. Головний Осипенко О.М.

Одержав касир Лісовенко Л.П. бухгалтер

Касир Лісовенко Л.П.

Рис.1.2. Форма прибуткового касового ордеру

Із застосуванням комп’ютерної техніки для збору й опрацювання інформації поряд з паперовими документами використовують машинні носії. Порядок документального оформлення господарських операцій регламентовано Положенням про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку (затв.наказом Мінфіну України №88 від 24.05.95р.).

Документи мають важливе значення, оскільки:

1. є підставою для здійсненя господарських операцій і водночас містять розпорядження відповідним посадовим особам щодо їх проведення;

2. забезпечують контроль наявності та руху господарських засобів з точки зору законності і доцільності господарських операцій;

3. є юридичним доказом здійснення господарських операцій (використовуються при проведенні ревізії, в судах і т .ін.)

Вимоги до оформлення документів:

1) своєчасність оформлення;

2) наявність встановлених реквізитів;

3) вірогідність показників, що в них містяться;

4) чіткість записів;

5) відсутність дефектів (підчисток, помарок);

6) виключення випадків виправлень наприклад, у касових документах.

Виправлення в документах потрібно робити коректурним способом – помилковий текст або суму закреслюють, щоб можна було прочитати початкові дані, а зверху роблять правильний запис. Виправлення помилок завіряють особи, які підписують документ.

Документи, складені з порушенням установлених вимог, не мають юридичної сили.

Первинний документ повинен містити необхідний перелік показників (реквізитів), що характеризують господарську операцію.

Кожний документ має обов’язкові реквізити без яких він вважається недійсним ( не має юридичної сили). Відповідно до Положення №88 обов’язковими реквізитами є:

- назва документа;

• назва підприємства, його юридична адреса, коди;

• дата складання і номер документа;

• найменування сторін, що беруть участь у господарській операції;

• зміст господарської операції;

• натуральні і вартісні облікові вимірники;

• підписи осіб, які відповідають за проведення операції і які її здійснили.

При використанні обчислювальної техніки реквізити документів можуть бути зафіксованими в вигляді відповідних кодів. У всіх вільних, незаповнених рядках первинних документів обов’язково повинні бути зроблені прокреслення.

Значна частина первинних документів складається на бланках типових форм, які затверджуються Держкомстатом. Наприклад, документи по обліку особового складу і використання робочого часу затверджено наказом №253 від 09.10.95р.

Бланки первинних документів можуть бути звичайними та бланками суворої звітності (повинні виготовлятися тільки на спеціалізованих підприємствах і мати друкарську нумерацію). Бланки суворої звітності (чеки,векселя,путівки) повинні зберігатися в сейфах (металевих шафах або спеціальних приміщеннях).

Помилки, що мають місце при складанні документів суворої звітності, виправленню не підлягають.

Спосіб суцільного і безупинного відображення господарських операцій за допомогою бухгалтерських документів називається документуванням, яке служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов’язковою умовою відображення їх в обліку (рис1.3).

Обов’язковість

(незамінність)

б

Суцільне охоплення об’єктів обліку

Безперервність відображення обліку його об’єктів

Взаємопов’язане відображення обліку його об’єктів

удь-яка здійснена операція обов’зково документується

д окументами оформлюються всі без винятку господарські операції

г осподарські операції здійснюються на підприємстві безперервно, таким же чином здійснюється і процес їх документування

о бов’язковим реквізитом будь-якого бухгалтерського документу є зазначення в ньому об’єктів господарської операції

м

Достовірність обліку

етою документування є достовірне відображення здійсненої господарської операції

Документальна обгрунтованість записів

з апис на рахунках бухгалтерського обліку обов’язково підтверджується документом

в

Вартісна оцінка

кожному бухгалтерському документі проставляється грошовий вимірник, тобто оцінюється господарська операція

д

Взаємозв’язок з іншими елементами методу

окументування тісно пов’язане з інвентаризацією, рахунками, подвійним записом, оцінкою, калькуляцією, балансом, звітністю

о

Притаманність тільки бухгалтерському обліку

бов’язкове документування фактів господарського життя, які знаходять своє відображення в обліку, притаманне лише бухгалтерському обліку

Рис.1.3 Документування як обов’язковий елемент методу бухгалтерського обліку

Класичний підхід до документування (рис.1.2) полягає в тому, що:

1. документальному оформленню підлягають всі факти господарського життя на момент їх виконання;

2. підставою для відображення фактів в системі бухгалтерського обліку можуть бути тільки правильно оформлені документи.

Процес документування (рис 1.4) складається з чотирьох послідовних стадій:

1. спостереження;

2. сприйняття господарського факту;

3. вимірювання його вартісних і натуральних параметрів;

4. фіксування даних на носіях.