Флегантов л.О. Система управління базами даних

Microsoft Access

Методичні вказівки до практичних занять Полтава 2009

Основи роботи у системі управління базами даних Microsoft Access: методичні вказівки до практичних занять.

Ці методичні вказівки являють собою конспект навчального курсу по вивченню програми Microsoft Access. Вони допоможуть вам ознайомитися з програмою.

Програма Microsoft Access, яка призначена для роботи з електронними базами даних, створена компанією Microsoft. Існує декілька версій програми, зокрема, Access 97, Access 2000. Ці методичні вказівки орієнтовані на роботу у Microsoft Access 97.

© Л.О. Флегантов, 2006

Ніяка частина цього видання не може бути тиражована або використана іншим чином без письмового дозволу автора.

Зміст

Система управління базами даних 1

Microsoft Access 1

Методичні вказівки до практичних занять 1

Зміст 3

Практична робота 1 4

Знайомство з MS Access. Створення таблиць 4

Інтерфейс вікна програми 4

Створення базових таблиць 6

Практична робота 2 11

Прийоми роботи з таблицями БД 11

Заповнення таблиць даними 11

Прийоми роботи з таблицями БД 12

Робота з Майстром підстановок 14

Практична робота 3 18

Зв’язки між таблицями. Запити 18

Створення зв’язків між таблицями 18

Створення запитів 20

Практична робота 4 26

Створення запитів (продовження) 26

Практична робота 5 34

Робота з формами 34

Практична робота 6 40

Робота з формами (продовження) 40

Робота із звітами 40

Форми 40

Звіти 43

Система управління базами даних (СУБД) – це програма, за допомогою якої можна створювати бази даних (БД), наповнювати їх даними та опрацьовувати.

Існує велика кількість різних СУБД. В цьому посібнику розглядаються основи використання СУБД MS Access.

MS Access має ряд переваг порівняно з іншими СУБД:

по-перше, це зручний засіб створення та експлуатації великих БД який не вимагає навичок програмування;

по-друге, Access входить до складу пакету MS Office і тому інтегрується з іншими програмами пакету.

Практична робота 1 Знайомство з ms Access. Створення таблиць

• Ознайомтеся з виробничим завданням на створення бази даних (БД).

Директор середньої школи-ліцею замовив розробку БД, яка базується на п’яти таблицях:

• список предметів, які входять в учбовий план;

• список класів школи – ліцею;

• список викладачів;

• список учнів;

• журнал успішності.

Остання таблиця призначена для аналізу результатів успішності школи – ліцею – вона містить показники успішності та дані про заслуги учнів по предмету.

Інтерфейс вікна програми

• Створіть файл майбутньої БД. Збережіть його під іменем Школа у свою робочу папку. Для цього: дайте команду ПускПрограммыMicrosoft Access; у вікні Microsoft Access встановіть перемикач Новая база данных та натисніть кнопку ОК; у діалоговому вікні Файл новой базы данных вкажіть шлях до своєї робочої папки та надайте ім'я файлу Школа, ОК;

• відкривається стартове вікно Access (мал.1). Вкладниці вікна представляють шість типів об’єктів, з якими працює програма:

Мал.1 Стартове вікно БД

• Таблицы – основні об’єкти БД, призначені для збереження даних;

• Запросы – спеціальні об’єкти, призначені для обробки даних у базі даних;

• Формы – об’єкти, за допомогою яких в базу вводять нові дані та переглядають старі;

• Отчёты – за їх допомогою дані виводять на друк;

• Макросы – об’єкти, які призначені для автоматизації операцій, що повторюються;

• Модули – категорії об'єктів, які призначені для створення нових функцій шляхом програмування.

Командні кнопки вікна:

• Открыть – відкриває вибраний об'єкт в режимі перегляду. В цьому режимі можна внести зміни у вміст об’єкту;

• Конструктор – відкриває вибраний об’єкт в режимі створення об’єкту. В цьому режиміможна внести зміни в структуру об’єкту;

• Создать – призначена для створення нових об’єктів.

• закрийте програму командою ФайлВыход або клацніть на кнопці Закрыть в рядку заголовку вікна програми;

• відкрити створений файл БД можна двома способами. Опрацюйте:

1. через програму Проводник або систему вікон Мой компьютер: відкрийте файл БД Школа.mdb, який міститься в вашій робочій папці; закрийте файл БД Школа.mdb кнопкою Закрыть у заголовку вікна4

2. із програми MS Access: запустіть MS Access; у вікні Microsoft Access встановіть перемикач Открыть базу данных; у полі, яке розташоване нижче, представлено список файлів БД, з якими програма працювала останніми. Якщо ваш файл є в даному списку, виберіть його, ОК. Якщо файлу в списку немає – виберіть рядок Другие файлы… У вікні Открытие файла базы данных вкажіть шлях до файлу.