Основные принципы построения открытой системы

Целостность системы заключается в единстве и взаимодействии ее элементов. На внешние возмущения система реагирует как единое целое, что проявляется во всех направлениях деятельности фирмы в дальнейшем. Взаимосвязанность элементов и их взаимодействие характеризуются наличием прямой и обратной связи между ними. Например, качество выпускаемой продукции зависит от уровня применяемых технологий, качества работы, уровня квалификации работников и т.д. Обусловленность функций предполагает, что они формируются и изменяются не произвольно, а в соответствии с поставленными целями и задачами. Например, функции предприятия реализуются исходя из требований рынка, ресурсных возможностей, уровня менеджмента и т.п. Иерархичность основана на структурном взаимодействии элементов на любых вертикальных или горизонтальных уровнях системы. Автономность элементов предполагает четкое разграничение функций на любых вертикальных и горизонтальных уровнях системы. Согласованность, синхронность, ритмичность означает, что все элементы системы должны быть синхронизированы во времени и согласованы с основными целями предприятия при использовании строго определенных методов и приемов в работе. Адаптивность и гибкость проявляются в приспособляемости к изменениям. Компания реагирует на происходящие изменения во внешней среде. Инновационность характеризуют способность фирмы к изменениям, внедрениям новшеств, обновлению и совершенствованию.

Оптимальность предполагает поиск наилучшего соединения всех элементов системы в соответствующих условиях для достижения цели. Формирование перечисленных свойств системы позволит фирме эффективно функционировать, развиваться, достигать целей.

Состав, структура внешней среды, цели и задачи ее исследования

Внешняя среда — совокупность систем, окружающих предприятие, с ко­торыми оно активно взаимодействует. Это объективные условия функционирования организации. Характеристики окружающей среды, создающие неопределенность, зависят оттого, насколько она про­ста или сложна, а происходящие события стабильны или неста­бильны. Неопределенность внешней среды означает, что компания не имеет достаточно информации об окружающей среде и ее элемен­тах, поэтому достаточно трудно предсказать ее изменения.

Сложность внешней среды выражается в количестве и разнооб­разии характеристик, которые должна учитывать фирма в своей деятельности. Ей необходима информация, отражающая со­стояние и соответствующие изменения во внешней среде. Основ­ной задачей анализа деятельности предприятия является выявление фак­торов влияния, особенностей состояния и функционирования внешней среды.

Динамика внешней среды отражает ее изменчивость, частоту, ве­личину и регулярность изменений. Окружающая среда может быть стабильной и нестабильной. Внешняя среда считается стабильной, если она остается неизменной в течение нескольких месяцев или лет. В нестабильных условиях элементы окружающей среды меня­ются внезапно и достаточно часто. Приспособление предприятия к факторам внешней среды становит­ся необходимым условием его успешного функционирования и тре­бованием ее дальнейшего развития. Работа в быстро меняющейся внешней среде, возрастающая вероятность ошибочных решений, необходимость обучения на опыте и ошибках — признаки совре­менного бизнеса. Первая проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, - определение внешней среды. В конце концов, мир велик, и было бы пустой тратой сил пытаться учесть в нем все факторы. Руководство, очевидно, должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации. Один из способов определения окружения и облегчения учета ее влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основных группы: среду прямого воздействия (или переменные первого круга) и среду косвенного воздействия (или переменные второго круга).

Среда прямого воздействия (оперативная внешняя среда) включает переменные, которые непосредственно влияют на управленческие решения, принимаемые организацией, и в свою очередь испытывают на себе прямое влияние действий организации. К ним следует отнести поставщиков, потребителей, конкурентов, законы и учреждения государственного регулирования. Каждый из этих элементов непосредственного окружения фор­мирует потребности и интересы сторон.

1. Поставщики. Пример – обеспечение энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергоснабжение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию. Это повышение в определенной мере повлияет на каждую организацию, но значительно ощутимее это воздействие будет на предприятия, использующие энергоемкое оборудование.

1.1. Поставщики материально-технических ресурсов или ситуация на рынке технических и сырьевых ресурсов. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах в нужное время может создать большие трудности для таких организаций. Прежде всего, это предприятия, работающие по системе «поставки точно в срок», когда то, что необходимо для следующего этапа производственного процесса должно доставляться «точно в срок». (Метод ограничения запасов («поставки точно в срок») используется в Японии).

1.2. Поставщики капитала и финансовых услуг или ситуация на финансовом рынке и рынке ценных бумаг . Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, акционеры (собственники предприятия), другие частные и юридические лица. От финансового состояния и деловой репутации фирмы зависит возможность привлечения дополнительных капиталов.

1.3. Поставщики трудовых ресурсов или ситуация на рынке труда. Обеспечение предприятия работниками нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Поэтому отбор и поддержка талантливых специалистов является одной из основных задач, которые стоят перед руководителями и владельцами предприятия. Влиятельным поставщиком рабочей силы являются профсоюзы, во многом определяющие работу предприятия. (Подписывая договор с профсоюзом, фирма по сути дела, договаривается с поставщиком рабочей силы.) Кроме того, в некоторых отраслях глобальная конкуренция вынуждает ряд компаний искать менее дорогую рабочую силу в других странах. (Такие фирмы, как SONY , Panasonic и др. осуществляют сборку своей техники в малазийских странах, в которых дешевле рабочая сила. Тем самым, снизив себестоимость своей продукции, они смогли выйти рынки стран с невысоким уровнем жизни населения).

2.Потребители. Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию. По мнению известного специалиста по управлению Питера Ф. Друкера, само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить и создавать потребителя своей продукции. Решая, какие товары и услуги и по какой цене желательны на рынке, потребители практически определяют результаты деятельности организации.

3.Конкуренты. Неотъемлемой частью рыночной экономики является наличие конкуренции. Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят к значительным потерям и кризисам. Наряду с борьбой за рынки сбыта возрастает борьба за сырьевые рынки, за рынки трудовых ресурсов, за рынки капитала и, наконец, за право использования научно-технических нововведений.

4. Законы и государственные органы. Каждая организация имеет конкретный правовой статус и работает в рамках экономических законов, действующих в государстве. Основным инструментом воздействия на организации со стороны государства является налоговая политика. Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организации также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководству необходимо их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.

1. Экономическое окружение.Оно характеризуется уровнем развития и состоянием экономики. Это влияет, с одной стороны, на стоимость ресурсов, с другой – на потребительский спрос. Макроэкономические показатели и тенден­ции, уровень конкуренции, степень развития рынков, устойчи­вость денежной системы, уровень доходов и характер их распреде­ления, инвестиционная привлекательность и др. Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд. Это, в основном, обусловлено тем, что федеральное правительство часто пытается сгладить последствия ухудшения экономической обстановки, регулируя налоги, денежную массу и ставку процента.

2. Достижения научно-технического прогресса. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация вынуждена использовать достижения НТП, по крайней мере, от которых зависит эффективность ее деятельности. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. Очевидно, что организации, имеющие дело непосредственно с наукоемкими технологиями, должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения.

3. Политическое окружение. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Среди них – конституциональные и правовые основы, фор­мы собственности, особенности законодательства, государствен­ное регулирование и политика правительства, и другие аспекты, отражающие уровень регулирования взаимоотношений агентов хозяйственного оборота.

Способы и цели управления экономикой страны являются результатом политических целей и задач находящегося у власти правительства. Большое значение имеет и политическая стабильность. Принимаемые правительством экономические законы часто являются следствием политической обстановки.

4. Социально-культурное окружение. Социокультурные факторы, в числе которых уровень жизни населения, демографиче­ские тенденции, нравственные и моральные нормы, образова­тельный уровень, культурные традиции, имущественное расслое­ние, жизненные ценности и традиции, история, религия влияют на организацию и могут оказаться основополагающими факторами ее успеха или неуспеха.

5. Международное окружение. Международное окружение обусловлено уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну и мир в целом: колебания мировых цен, валютных курсов, международное законодательство, международные кодексы, регу­лирующие экспортно-импортные отношения стран, правила пере­возки, торговли и т.п. Влияние этих переменных испытывают на себе прежде всего те организации, которые занимаются экспортно-импортными операциями. Если организация действует на мировом рынке, то этот фактор является для нее фактором прямого воздействия.

Открытость организации по отношению к внешней среде дела­ет ее более гибкой и адаптивной. Предприятие, с одной стороны, обязано формировать массив информации о состоянии окружающей среды и ее изменениях, для того чтобы координировать свою деятель­ность с ключевыми элементами окружающей среды. С другой сто­роны, предприятие должно направлять информацию во внешнюю среду, формировать свой имидж и благоприятные условия бизнеса. Ис­следования высокотехнологичных фирм показали, что 97% неудач связаны с недостаточным вниманием к изменениям рынка или не­способностью реагировать на жизненно важную информацию. Основными задачами анализа деятельности предприятия являются выявление факторов влияния и особенностей функционирования внешней среды, оценка риска осуществления деятельности по реа­лизации поставленных целей.