1.3Автоматизация комплексных текстовых документов

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, берем образец письма и таблицу с фамилиями и адресами людей, которым нужно разослать это письмо, а затем, автоматически объединяя образец с таблицей, генерируем набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.

Метод слияние документов использует два вида документов:

Основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

Источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

С помощью слияния можно создавать следующие типы документов:

• Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным.

• Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.

• Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию.

• Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

1. Создание основного документа. На этом этапе определяется тип основного документа и ему присваивается статус основного документа.

Уважаемый Сообщаем, что вами не сдан по дисциплине . Деканат

Рис.5. Образец оформления Основного документа

2. Создание или выбор существующего источника данных.

Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация, включая таблицу Microsoft Word, список контактов Microsoft Outlook, лист Microsoft Excel, базу данных Microsoft Access и текстовый файл.

Таблицу Ms Word рекомендуется использовать при наличии небольшого списка данных (63 или менее полей данных). Если источник данных Ms Word содержит более 63 полей данных, следует преобразовать его в текстовый файл с разделителями.

Фамилия	Имя	Отчество	Адрес	Форма контроля	Наименование
Иванов	Иван	Петрович	г. Воронеж, ул. Плехановская, д.23, кв.12	зачет	математика
Петрова	Анна	Ивановна	г. Воронеж, ул. Мира, д.43, кв.1	экзамен	информатика

Рис.6. Образец оформления Источника данных

3. Вставка полей слияния - поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать.

Чтобы переменная информация из источника данных правильно переносилась в основной документ перед выводом готового документа на печать, необходимо расставить в основном документе поля слияния.

Поля в приложении Ms Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

Для правильного отображения данных слияния необходимо вставлять пробелы и знаки пунктуации между полями, до и после знаков поля слияния (« »).

Для выделения данных слияния можно отформатировать поля слияния. Например, можно сделать адрес полужирным или выделить название продукта другим шрифтом

«Адрес» Уважаемый «Фамилия Имя Отчество» Сообщаем, что вами не сдан «Форма контроля» по дисциплине «Наименование». Деканат

Рис.7. Образец вставки полей слияния

4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

г. Воронеж, ул. Плехановская, д.23, кв.12 Уважаемый Иванов Иван Петрович Сообщаем, что вами не сдан зачет по дисциплине математика. Деканат

г. Воронеж, ул. Мира, д.43, кв.1 Уважаемый Петрова Анна Ивановна Сообщаем, что вами не сдан экзамен по дисциплине информатика Деканат

Рис.8. Результат слияния документов