1.2.2Шаблоны
Для автоматизации рутинной работы часто используют шаблоны. Шаблоны подобны бланкам, в которые нужно вписать текст, который меняется от документа к документу, остальные составляющие остаются неизменными. В учебном учреждении с помощью шаблонов удобно создавать титульные листы, ведомости, отчёты успеваемости и др., в офисе с помощью шаблонов создаются приказы, отчёты, деловые письма, приглашения и т.д.
Шаблон — это документ Microsoft Office, оформленный с использованием уже существующих тем, стилей и макетов и содержащий замещающий текст вместо фактического содержимого.
Отличительной особенностью шаблонов является то, что в них можно хранить локальные настройки, которые будут действовать только при использовании именно данного шаблона.
Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия.
Ms Word поставляется с большим числом встроенных стандартных шаблонов.
Просмотреть коллекцию шаблонов можно открыв вкладку Файл и выбрав команду Создать.
В диалоговом окне отображаются шаблоны, хранящиеся на жестком диске, и шаблоны с веб-сайта Office.com. Они представлены в виде списка, разделенного по категориям.
Рис.2. Диалоговое окно Создание шаблона
Новый документ - это шаблон документа по умолчанию, к которому не применялись дополнительное редактирование и настройки.
Запись блога – с помощью этого шаблона, можно быстро и эффективно создавать новые записи блогов.
Последние шаблоны – недавно использовавшиеся шаблоны. Список удобен при работе с часто используемым набором шаблонов.
Образцы шаблонов – набор шаблонов, часто используемых при работе с документами. Факс, отчет, стандартное письмо и шаблон документа образца Word 2003 – основные позиции по которым разработаны шаблоны.
Мои шаблоны – набор созданных пользователем шаблонов.
Из существующего документа – загружает документ по требованию пользователя, с соответствующими настройками форматирования, что удобно использовать при работе с одним и тем же типом документов.
Дополнительные шаблоны или шаблоны Office.com позволяют найти практически любой шаблон, если недостаточно коллекции из основных шаблонов.
Пользователь может редактировать шаблон по своему усмотрению, т.е. изменять практически все настройки. При выборе какого-либо объекта на шаблоне, для внесения изменений, на ленте отоброжается дополнительная вкладка по работе с выбранным объектом (рисунок 3).
Рис.3. Отображение на ленте дополнительных вкладок по работе с выбранным объеком
Важно помнить назначение шаблона – это готовая конструкция документа, в который пользователь затем вносит свои коррективы, экономя время на введении стилей, форматировании и создании изображений.
Дополнительную гибкость шаблону можно придать, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как поля форматированного текста, рисунки, раскрывающиеся списки или выбор даты (рисунок 4).
Рис.4. Раздел Элементы управления на вкладке Разрабтчик
Элемент управления содержимым «форматированный текст» - позволяет применять к тексту различные параметры форматирования, например выделение полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев.
Элемент управления «обычный текст» - ограничивает возможность добавления параметров форматирования.
Элемент управления содержимым «рисунок» - позволяет добавлять графические объекты.
Элемент управления содержимым «поле со списком» - можно выбирать элементы из заполненного списка, а также есть возможность его редактирования.
Элемент управления содержимым «раскрывающийся список» - позволяет только выбирать варианты из списка.
Элемент управления содержимым «дата».
Элемент управления содержимым «флажок» - отображает одно из двух состояний: выделено или пусто.
Элемент управления содержимым «коллекция стандартных блоков».
Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования. Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов.
Можно использовать элементы управления стандартными блоками для предоставления возможности выбора определенного блока текста.
Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда необходимо настроить шаблон контракта и добавлять различный стандартный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Для каждой версии стандартного текста можно создать элементы управления содержимым форматированного текста, а затем использовать элемент управления коллекцией стандартных блоков как контейнер элементов управления содержимым форматированного текста.
К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.