1.2Приемы и средства автоматизации разработки документов
1.2.1Макросы
Макрос представляет собой набор команд и инструкций конкретного приложения, выполняемых как программа, предназначенный для решения часто повторяющихся задач.
Макросы используются для следующих целей:
ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;
упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах;
получения требуемого результата в тех случаях, когда действие стандартных функций ограничено.
Для создания макроса в Microsoft Office существует два метода: использование средства для записи макросов (Макрорекордер) и прямое программирование в редакторе Visual Basic. На практике обычно используются оба метода сразу: записывается часть шагов, а затем макрос редактируется с помощью программного кода.
1.Макрорекордер
Наиболее простым способом создания макрокоманды является ее запись с помощью макрорекордера. Макрорекордер записывает все действия пользователя, включая ошибки и неправильные запуски. Когда программа воспроизводит макрос, она выполняет каждую записанную рекордером команду точно в такой последовательности, в которой её выполнял пользователь во время записи. Удобством этого способа является простота и наглядность - для использования этого способа вовсе не нужны глубокие знания по программированию. Работа макрорекордера во многом напоминает работу обычного магнитофона, осуществляющего запись и воспроизведение звука.
Процесс записи макросов можно разбить на следующее этапы:
подготовка к записи – планирование всех шагов;
запуск макрорекордера и определение начальных параметров макроса;
выполнение записываемых операций;
завершение записи.
При записи макроса можно:
задать имя макроса (если новому макросу задать имя встроенной команды Microsoft Ms Word, то встроенный макрос будет заменен новым. Например, если записать новый макрос и задать для него имя FileClose, этот макрос будет связан с командой Закрыть. После этого при выборе команды Закрыть Microsoft Ms Word будет выполнять действия, заданные в новом макросе);
назначить для быстрого доступа к нему панель задач или сочетание клавиш;
указать место, где макрос будет храниться;
добавить описание макроса для справки (описание макроса включает дату создания и имя пользователя, записавшего макрос).
При необходимости все эти шаги можно пропустить и непосредственно перейти к зиписи макроса.
2.Создание макроса программными средствами
В приложении Ms Word с помощью программных средств можно написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Для этого используют языки программирования.
Языки – условное название разнообразной группы программ, предназначенных для создания программ.
Все языки прграммирования можно разделить на категории:
языки высокого уровня, имеющие понятный синтаксис и удобные в работе, но создающие довольно громоздкие и медленные программы (примером могут служить языки семейства Basic, Java, Delphi);
языки низкого уровня, продуцирующие быстрые и компактные продукты, но сложные для изучения и работы (отчасти C/C++, ассемблер).
Среди множества языков программирования семейство языков Basic выделяется своей простотой и доступностью для программиста.
Язык Basic (Beginner’s All-purposes Symbolic Instruction Code – Всецелевой Символический Код для Начинающих, буквальный перевод сокращения – Базовый, Основной) был создан в 1963 г. профессорами Дартмутского университета Дж. Кемени и Т. Курцем для обучения студентов. Благодаря своим преимуществам язык Basic быстро завоевал широчайшее признание в среде профессиональных и полупрофессиональных программистов.
Языки семейства Basic отличаются простотой составления программ, быстротой и легкостью отладки и гибкостью в использовании.
Современное поколение языков Basic имеют в названии слово Visual (Визуальный, Видимый). Начиная с версии языка №1, появившейся в 1991 году, в него встроена очень важная особенность – так называемое визуальное редактирование, то есть возможность видеть внешний вид будущей программы еще на этапе разработки и изменять его простыми, интуитивно понятными средствами
Язык Visual Basic специально создан для программирования приложений для популярной и потенциально мощной операционной системы Windows фирмы Microsoft.
Семейство Visual Basic состоит из трех сходных между собой диалектов языка: собственно Visual Basic, Visual Basic for Application - язык, встроенный в приложения MS Office и Visual Basic Script, применяемый для программирования в Internet.
VBA непосредственно связан с языком Visual Basic (VB). Основное различие между ними формулируется следующим образом: проекты VBA выполняются только с помощью приложения, поддерживающего VBA, в то время как Visual Basic позволяет создавать полностью автономные приложения. С другой стороны, синтаксис языков VBA и VB практически одинаков. Оба языка имеют почти одинаковые интегрированные среды разработки.
Visual Basic for Application (VBA) является единой средой разработки приложений во всех программах Microsoft Office.
Преимущества VBA:
простота и скорость построения маленьких утилит-макросов;
простота отладки и использования.
Недостатки языка VBA: программа на VBA не может существовать отдельно от документа приложения Office.
Современные языки имеют сложные и мощные средства, предназначенные для создания, отладки, документирования и проектирования больших приложений, над которыми работают коллективы программистов. Эти программные комплексы сокращенно называются IDE – Integrated Development Environment, – Интегрированная Среда Разработки. Иначе, интегрированной средой разработки является сам язык программирования VBA.
Основные элементы интегрированной среды Visual Basic:
Строка меню. В ее состав входят все меню, которые используются при создании программы. Среди меню есть стандартные, присущие многим окнам Windows: File (Файл), Edit (Правка), View (Вид), Tools (Сервис), Help (Помощь) и др.Имеются также меню, при помощи которых пользователь может создавать, запускать и отлаживать программу: Insert (Вставка), Run (Запуск), Debug (Отладка) и др.
Контекстное меню. Служит для удобства выполнения действий, относящихся к той области окна VBА, в которой находится указатель мышки.
Панели инструментов: Standard {Стандартная), Edit {Правка), Debug {Отладка) и др.
Visual Basic For Applications – это объектно-ориентированный язык макропрограммирования высокого уровня, интегрированный во все программы пакета MS Office и предоставляющим возможности визуального программирования. Основное отличие программ на языке VBA от программ, написанных на других языках программирования (например, Basic, Pascal), состоит в том, что наряду с обычными переменными и константами, эти программы манипулируют готовыми объектами приложений Microsoft Office, такими, например, как документы, абзацы, строки и слова Ms Word; или рабочие книги, рабочие листы и диапазоны ячеек Ms Excel.
VBA содержит иерархию объектов, каждому из которых соответствует свой набор методов и свойств.
Объект - это то, над чем может совершаться какое-либо действие или то, что имеет определенные характеристики. К примеру, открытый документ Ms Word - это объект, первая буква в этом документе - тоже объект, тридцатое слово, десятое предложение, второй рисунок - это все объекты. Объектами также являются запущенная программа, файл на диске, программа Ms Ms Word - это тоже объект.
Почти каждый объект внутри себя имеет подобъекты, которые, в свою очередь, являются полноценными объектами и могут иметь свои подобъекты. Например, у объекта "Документ" есть подобъект "Десятое предложение", у которого есть подобъект "Второе слово", у которого есть подобъект "Третья буква".
С помощью объектно-ориентированного языка Visual Basic for Applications можно обратиться к любому объекту Microsoft Office и произвести с этим объектом какое-либо действие или узнать какие-либо его характеристики.
Свойство - это любая характеристика объекта. Например, у объекта - первой буквы документа есть свойства: выделение жирным, выделение цветом, подчеркивание, выделение курсивом, регистр и т.д. У объекта - документ есть свойства: наличие автоматической расстановки переносов, наличие автоматической проверки орфографии и др.
Большинство свойств объектов Visual Basic for Applications можно задавать программно, однако есть свойства не допускающие изменений. Многие свойства объектов Ms Word также задаются через стандартные диалоговые окна Ms Word, однако их всегда можно задать и программно, а соответствующие диалоговые окна использовать при записи макроса для того, чтобы посмотреть синтаксис команды задания того или иного свойства.
Метод - это какое-либо действие над объектом. Например, печать текста или поиск текста в документе. У многих методов есть параметры метода, позволяющие задать параметры действия.
Событие - это то, что "происходит с объектом помимо его воли". Это "все, что случается" с объектами по милости пользователя или какой-либо программы. Нажатие кнопки в окне программы или клавиши на клавиатуре, набор буквы, клик мыши, открытие и закрытие окна программы или документа, завершение работы любой другой программы или ее запуск - все это события. События - основа работы любой программы.
Так, когда пользователь нажимает кнопку на форме, происходит событие нажатия кнопки.
В Visual Basic for Applications для каждого события можно написать программу, которая будет срабатывать именно тогда, когда событие произойдет, и выполнять определенные действия, которые должны быть выполнены, когда это событие совершается.
Объектная модель Ms Word представляет собой иерархию. В эту иерархию входят все компоненты Ms Word, которые можно использовать в макросах.
На рисунке 1 показано одно представление этих объектов в иерархии объектной модели Word
Рис.1. Объектная модель Ms Word
На первый взгляд, объекты перекрываются. Например объекты Document и Selection члены объекта Application, но объект Document также член объекта Selection. Оба объекта, Document и Selection, содержат объекты Bookmark и Range. Перекрытие существует, поскольку существует множество способов доступа к одному и тому же типу объекта.
Для решения большинства программных задач достаточно знать всего лишь пять объектов:
объект Application;
объект Document (с коллекцией Documents);
объект Selection;
объект Range;
объект Bookmark (с коллекцией Bookmarks).
Объект Application — это само приложение Microsoft Ms Word. Все остальные объекты Ms Word "вложены" в этот объект. Создать этот объект — значит запустить Ms Word на компьютере.
Объект Application это один из самых объемных объектов, в него встроены объекты, задающие различные компоненты приложения Ms Word. В программном проекте любого из открытых документов Ms Word доступен корневой объект Application, определяющий само приложение. Одновременно становятся доступными и все встроенные в него объекты. В частности, становится доступной коллекция Documents всех открытых документов Ms Word.
Объект Ms Word.Application имеет более сотни элементов: свойств, методов и событий.
Объект Application, задающий приложение, естественно, определяет свойства и поведение приложения в целом.
Объект Document. На одну ступень ниже объекта Application в объектной модели Ms Word (и по логике использования в приложениях) находятся коллекция Documents и объекты Document, из которых она состоит. При программировании в Ms Word без коллекции Documents и объекта Document обычно не обойтись
Когда открывается приложение, создается коллекция документов Documents, содержащая открытые документы.
Объект Selection и Range. Основной частью документа Ms Word является текст этого документа.
Объект Selection представляет выделенную область. Поскольку в каждом окне может быть только одна выделенная область, то одновременно может существовать лишь несколько объектов Selection по одному на каждое существующее окно или подокно. Объект Selection всегда существует в окне, даже если и не сделано явного выделения некоторой области, в последнем случае объект Selection задает точку вставки, определенную позицией курсора.
Объект Range представляет непрерывную область документа, определенную начальным и конечным символами. Он характеризуется следующими свойствами:
Range может представлять текущую позицию ввода, непрерывную область текста или документ целиком;
Range включает управляющие символы - отступы, табуляции, разрывы срок, границы абзацев и т.д.;
Range может представлять текущее выделение или другой участок документа;
участок документа, представляемый объектом Range не выделяется визуально;
если новый текст вводится в конец диапазона, представленного объектом Range, то он включается в состав объекта;
объекты Range не сохраняются вместе с документом. Возможно определение нескольких экземпляров объекта Range в одном и том же документе.
Элемент управления Bookmark представляет собой закладку с уникальным именем, событиями и возможностью привязки к данным.
Объект Bookmark — это просто закладка. На практике - это самый удобный способ навигации по документам, созданных при помощи шаблонов. Принципиальное отличие его от объектов Selection и Range заключается в том, что все выделения и диапазоны теряются при закрытии документа Если документ создан на основе шаблона, то все закладки, которые были определены в шаблоне, будут определены и в созданном на основе этого шаблона документе.
Функциональность объекта Bookmark невелика. Свойств и методов у этого объекта намного меньше, чем у объектов Selection и Range.
Объект Bookmark аналогичен объектам Range и Selection в том смысле, что он представляет непрерывную область в документе, заданную начальной и конечной позициями. Закладки (bookmarks) используются, чтобы помечать какое-либо место в документе. Объект Bookmark может состоять хоть из одного курсора ввода, хоть из всего документа. Допускается определение нескольких закладок в одном документе.
Макрос имеет определенную структура:
Ключевое слово Sub. Этим обозначается начало макроса.
Слово Sub – сокращение от англ. SubRoutine – ПодПрограмма.
Подпрограмма – есть логически завершенная часть программы, выполняющая какие-то определенные действия.
Другое название подпрограммы, принятое в терминологии VBA – процедура.
Имя макроса. После ключевого слова Sub добавляет имя макроса, за которым следует открывающаяся и закрывающаяся скобки.
Именно по имени язык VBA определяет, с каким объектом производится работа. Внутри проекта не должно быть макросов, с одинаковыми именами.
Имя макроса в VBA всегда представлено одним словом. Составлять имя могут буквы (предпочтительно английские), цифры и знак подчеркивания. Начинаться имя всегда должно с буквы.
Язык VBA не производит различия между регистром символов. То есть, имена СтильСноска, стильсноска и СТИЛЬсноска для VBA совершенно одинаковы.
Комментарии. Первые несколько строк кода начинаются с апострофа "'", которые говорят редактору VBA, что эти строки являются комментариями. Комментарием считается любая строка, начинающаяся с апострофа – и до конца строки. Комментарии отображаются только в окне редактора, при выполнении макроса они не обрабатываются. В каждом записанном макросе в комментариях указывается имя макроса, а также описание, которые пользователь ввел в диалоговом окне "Запись макроса".
Макрооператоры. Основное тело макроса (строки между ключевыми словами Sub и End Sub, исключая комментарии в начале макроса) состоит из последовательности операторов. Они являются интерпретацией действий, которые пользователь выполнил во время записи макроса.
Строки макроса в модуле VBA являются обычным текстом, который можно изменять также, как, это делается в любом текстовом редакторе.
Каждая строка кода VBA описывает какое-то одно действие, производимое языком. Иногда строки объединяются (для этого используется символ : – двоеточие), но это ухудшает читаемость кода, не давая никаких преимуществ.