2. Организация и технология продажи образовательных туров

2.1. Туроператорская и турагентская деятельность

Организации, занимающиеся составлением и продажей туров, а также подготовкой и проведением экскурсий, называются туристско-экскурсионными организациями.

В настоящее время на туристском рынке действуют два вида туристских фирм: туроператоры и турагенты.

Туроператор - туристское предприятие (организация), которое занимается разработкой туристских маршрутов и комплектацией туров; обеспечивает их функционирование, организует рекламу; рассчитывает в соответствии с действующими нормативами и утверждает в установленном порядке цены на туры по этим маршрутам; продает туры турагентам для выпуска и реализации путевок по своим лицензиям. Туроператоры выполняют ведущую роль в туризме, так как именно они пакетируют различные услуги (транспорт, размещение, питание, трансфер, развлечения и т. п.) в единый туристский продукт, который и реализуют потребителю через агентскую сеть. Обычно выделяют четыре типа туроператоров:[13,c. 44]

- массового рынка;

- специализированного сегмента рынка;

- внутреннего рынка;

- внешнего рынка.

Туроператоры массового рынка - наиболее распространенный тип. Они продают пакеты на популярные курорты. Перевозка туристов осуществляется чартерными или регулярными перевозками.

Туроператоры специализированного сегмента рынка специализируются на предоставлении определенного направления.

Туроператоры внутреннего рынка (местные) продают тур пакеты внутри страны проживания, т. е. организуют туры по своей стране.

Туроператоры внешнего рынка (въездные) продают тур пакеты в разные страны. Они организуют различные услуги для зарубежных туроператоров.

Туроператор на приеме – они базируются в стране назначения и обслуживают прибывших туристов.

Туроператор - наиболее индустриализованный вид турфирмы, представляющий собой разновидность оптовой туристской фирмы и отличающийся более крупным объемом и широкой специализацией.

На практике по региональному направлению деятельности принято разделять туроператоров на инициативных и внутренних (рецептивных) операторов.

Инициативные туроператоры - это операторы, отправляющие туристов за рубеж или в другие регионы по договоренности с принимающими (рецептивными) операторами или напрямую с поставщиками услуг.. Классический инициативный туроператор формирует сложные маршрутные туры, комплектуя их из услуг местных туроператоров в разных местах посещения (по маршруту), обеспечивая проезд к месту начала путешествия и обратно и организуя предоставление внутримаршрутного транспорта.[17, c.66]

Внутренние (рецептивные) туроператоры - это туроператоры на приеме, т. е. комплектующие туры и программы обслуживания в месте приема и обслуживания туристов, используя прямые договоры с поставщиками услуг (гостиницами, предприятиями питания, развлекательными учреждениями и т. д.).

Крупнейшими туроператорами мира являются: Америкен экспресс, Карлсон ( США), Томас Кук ( Англия), ТУИ ( ФРГ), Хиспатур ( Испания) Скай и Нордикс ( Скандинавия).

Турагент - это организация-посредник, реализатор туристского продукта туроператора, работающий непосредственно на туристском рынке. Турагент получает за свою деятельность комиссионное вознаграждение (7-15 % от стоимости тура). В отличие от туроператора турагент не несет ответственности за качество тура.[5]

Турагенты могут:

- Продавать тур от себя и по доверенности предприятия. Указывая в путевке реквизиты туроператора и агента.

- Продавать тур от своего лица, но с указанием конкретного туроператора.

- Продавать от себя без указания туроператора.

Функции организаторов туризма: комплектующая, сервисная, гарантийная[6, c.48]

Комплектующая – создания тура из отдельных туристических услуг.

Сервисная – это обслуживание туристов в офисе при продаже пакетных туров и на маршруте

Гарантийная – это обеспечение туристов гарантией предоставления им заранее оплаченных услуг в обусловленном количестве и на определенном уровне. Согласно законодательству, та организация, которая сформировала и продала туристу тур, несет перед туристом полную юридическую ответственность.

Туристская фирма - туристское предприятие агентско - операторского профиля, имеющее свою специфику организации деятельность, которая как и в любой фирме, зависит от целей и задач ее деятельности.

Цель: создание привлекательных туристических продуктов, соответствующих потребностям туристов, поддержание предложения на уровне спроса, сохранение конкурентоспособности продукта

Задачи: 1) маркетинговые исследования рынка 2) Разработка турпродукта, состоящая из планирования и апробации 3) финансовые расчеты, состоящие из ценообразования, учетной и отчетной политики, налогообложения и др. 4) развитие туристической фирмы, в том числе внедрение новых продуктов и направлений, диверсификации и интеграции

Все эти задачи направлены на выполнения главной функции – качественное обслуживание туристов. В РФ сформировались четыре группы туристических фирм по виду и формам предоставляемых услуг.

1. Фирмы с минимальным набором услуг, где предлагается клиентам несколько постоянных маршрутов без достаточного выбора.

2. Фирмы достаточного выбора, где предлагается клиенту 10-15 маршрутов.

3. Фирмы полного выбора, критерием которых является девиз: “Куда угодно и когда угодно!”.

Фирмы экзотических маршрутов, предлагающих клиентам необычные путешествия и экскурсии.

Минимальный размер финансового обеспечения туроператора 20 000 евро. Размер финансового обеспечения туроператора который занимается исключительно внутренним и въездным туризмом 10 000 евро. Минимальный размер финансового обеспечения турагента 2 000 евро.

Структура турфирмы

Структура туристской фирмы зависит от её специализации, вида и организации деятельности.

Структура организации и управления туристической фирмы определяется задачами и стратегией компании, но, как правило ,имеет руководителя, осуществляющего общее руководство и разрабатывающего общую стратегию фирмы, а также отделы посреднических операций, маркетинга и рекламы, бухгалтерию.

Отдел по организации посреднических операций международного туризма ведёт работу по планированию и осуществлению туристических поездок на основании дилерских договоров с туроператорами. В начале каждого сезона на основании данных о спросе и состоянии рынка, предоставляемых отделом маркетинга, составляется план набора групп по различным направлениям, запрос пересылается туроператору на предоставление отдельных туров на определённый период. Вся работа по обеспечению договора: формирование групп, подбор руководителей и гидов-переводчиков, предоставление необходимой информации, списков групп при визовом оформлении и страховании осуществляется также этим отделом.[7, с. 56]

Контроль за работой фирмы осуществляется с помощью бухгалтерского отдела, куда поступает информация о наличии и движении денежных средств и осуществлении различных хозяйственных операций.

Маркетинговая и рекламная стратегия, а также разработка туристического продукта осуществляется отделом маркетинга.

По характеру совершаемых операций турагент является роз­ничным продавцом. Классический турагент не создает свои соб­ственные туристские продукты, а занимается их перепродажей. Он реализует услуги конечным потребителям — туристам — для их личного некоммерческого использования.

Турагенты выполняют две главные функции. Согласно определе­нию ВТО, основное направление их деятельности состоит в предо­ставлении информационных услуг. Только 48% клиентов знают, куда они хотели бы отправиться в поездку, 35% имеют смутное представ­ление об этом, а 17% не имеют его совсем. Турагенты информируют потенциальных покупателей о туристских районах, расписании дви­жения транспорта, вариантах размещения, действующих расценках и помогают сделать примерную смету расходов на путешествие. Ра­бота в прямом контакте с клиентами, беседы и консультации, а также подборка и отработка справочных материалов очень трудо­емки и занимают половину всех затрат времени и более. Эта доля особенно возрастает при продаже турагентами дорогих туров на отдых.

Вторая функция турагента — сбыт туристских услуг, оказывае­мых перевозчиками, объектами общественного питания, средствами размещения и другими предприятиями индустрии туризма. Она включает разные посреднические операции. Турагент реализует билеты на все виды транспорта, бронирует места в отелях и иной базе размещения, сдает автомобили в аренду, заказывает экскур­сии, оформляет выездные документы, осуществляет страхование туристов, производит обмен валюты, выдает дисконтные карточ­ки, продает туристскую литературу и сувениры, производит обра­ботку фотопленок и т.д. Кроме отдельных туристских ус­луг, турагент реализует полные, комплексные их пакеты – туры. Среди перечисленных операций особо следует выделить продажу авиабилетов.

Рынок турагентов имеет ряд характерных черт. Он отличается большим количеством участников торговых сделок и являет собой пример острой конкурентной борьбы. Турагенты столь многочислен­ны в силу открытого доступа к рынку. Эту деятельность сравнитель­но просто начать. Она не требует крупных инвестиций и высокой квалификации. Вместе с тем легкость, с которой происходит выход на рынок, часто оказывается обманчивой, и турагенты терпят крах из-за плохих управленческих навыков и недостаточных ресурсов.

По разным оценкам, в мире насчитывается от 20—30 до 70 тыс. турагентств. Точно установить их количество очень трудно, посколь­ку дефиниции и терминология различаются по странам. Отсутствуют общепринятые критерии их отбора и в статистике. В одних случаях, как в большинстве американских штатов, учитываются все действующие турагентства, в других — лишь прошедшие лицензиро­вание. Например, во Франции согласно закону о туризме 1992 г. туристские операции могут совершаться только при наличии спе­циального разрешения на турагентскую деятельность. Лицензия выдается физическим и юридическим лицам, которые подтверди­ли свою профессиональную пригодность, в состоянии предоста­вить клиентам необходимые финансовые гарантии, имеют страхо­вой полис с достаточным покрытием, позволяющим нести фи­нансовую ответственность по взятым обязательствам, и располагают собственным офисом.

Осложняет и без того непростую ситуацию со статистикой турагентов тот факт, что различные фонды, клубы, общества, ассо­циации, не говоря уже о посредниках из числа физических лиц, занимаются туристским бизнесом нелегально. Не имея прямого отношения к туризму, они предлагают турагентские услуги. У пред­принимательских структур подобного рода отсутствуют опыт ра­боты, технические возможности, необходимые деловые связи в сфере туризма, а также лицензия. Они часто нарушают националь­ное законодательство. Сотрудничество с такими партнерами окан­чивается, как правило, неудачно.

В основной массе турагентства представляют собой небольшие компании с незначительным капиталом и ограниченным рынком. Они не в силах оказать сколько-нибудь заметное влияние ни на поставщиков, ни на поведение покупателей. Подавляющая их часть имеют одинаковые структуру и размер, предлагают сходные турист­ские продукты по примерно равным ценам.

По данным лондонского журнала «Экономист», в США в 1993 г. насчитывалось 32,5 тыс. турагентств, из них 19,5 тыс., или 60%, относились к малому бизнесу. В таких фирмах занято от трех до пяти человек. Это директор, агенты, принимающие клиентов, кон­сультирующие их и осуществляющие продажу туристских услуг, а также секретари, выписывающие счета и выполняющие курьер­скую работу. Интересно, что владельцами половины малых тур­агентств являются женщины.

Крупные розничные туристские фирмы были и остаются по-прежнему малочисленными. Только 3% турагентств США имеют годовой оборот, превышающий 15 млн. долл. США. Между тем они обеспечивают основной объем продаж. На 50 ведущих американских компаний приходится треть всех услуг, реализуемых турагентами США.

Турагенты приближают туристский продукт к потребителям. Они делают его более доступным, а саму покупку менее обременитель­ной для клиента. Достаточно обратиться в расположенную рядом туристскую фирму, чтобы отправиться в путешествие. Близость к потребителю, вытекающая из розничного характера посредничес­ких операций, определяет географию турагеятской сети. Подавля­ющая часть пунктов реализации туристских услуг сосредоточена в густонаселенных районах. Наглядным примером может служить размещение турагентств в США.

Сеть розничных посреднических туристских организаций по­лучила развитие во всех штатах страны. Но на этом фоне выделяет­ся Северо-Восточный макрорайон, где находится около трети об­щего количества турагентств. Они сконцентрированы в самом крупном американском мегалополисе с населением 45 млн человек — «главной улице» страны, как его часто называют. В нем расположены экономическая столица США Нью-Йорк и полити­ческая столица государства Вашингтон.

Другой район концентрации турагентств — Американский За­пад, прежде всего Тихоокеанский. 2/3 расположенных здесь роз­ничных туристских фирм приходится на Калифорнию, которая занимает первое место в США по численности населения и эко­номической мощи и располагает вторым по величине мегалополисом.

Взаимоотношения оптовых и розничных туристских фирм часто опосредуются мелкооптовыми торговцами. Последние обычно действуют в пределах одного региона. Они централизованно закупают туры у нескольких отечественных и зарубежных туроператоров и перепродают их малым местным турагентствам, которых крупные оптовики, как правило, не обслуживают.

Традиционно мелкооптовые туристские фирмы и турагентства создают собственные сети мелких дилеров-агентов по продаже. Они работают вне офисов, персонально с индивидуумами и группами населения, находя клиентов среди своих родственников и знако­мых, по рекомендациям, на службе, на дому, в общественных учреждениях и пр. Психологи давно установили, что человек более склонен верить друзьям, близким и вообще конкретным лицам, побывавшим в туристской поездке, чем рекламе, в частности вы­вескам в витринах турагентств, хотя последние также немаловаж­ны и играют свою, отведенную им роль.

Хороший и толковый агент — залог успеха всей цепи участни­ков реализации туристского продукта. Не случайно туристские фир­мы уделяют особое внимание отбору кандидатов и их обучению. Сложная система тестов позволяет им оценить профессиональную пригодность претендента.

Агент должен обладать рядом обязательных качеств. Важней­шими среди них являются решительность, отсутствие боязни об­ратиться к незнакомому человеку, изобретательность, общитель­ность и коммуникабельность, личное обаяние, способность созда­вать доверительную атмосферу беседы, надежность и честность.

Туризм является открытой системой, на которую оказывают существенное влияние природные факторы, климатические, эко­номические и социальные катаклизмы, национальные и регио­нальные конфликты и т.п. Некоторые из этих внешних воздейст­вий на систему проявляются регулярно, появление других пред­сказать невозможно. Ситуация осложняется и тем, что во многих случаях некоторые виды коммерческой деятельности, например транспортная, организация размещения и питания, направлены на обслуживание не только организованных тури­стов, но и обычных клиентов. Кроме того, не все туристы пользуются услугами, предлагаемыми туроператорами или турагентами, предпочитая действовать напрямую, самостоятельно связываясь с транспортными компаниями и гостиницами. Дру­гие потребители туристских услуг предпочитают иметь дело не с турагентами, а непосредственно с операторами туров. Схема формирования и продажи комплексной туристской услуги-тура представлена ниже. Здесь в качестве контрагентов и испол­нителей отдельных услуг, входящих в турпакет, представлены: гостиницы, рестораны, транспортные компании-перевозчики, предприятия культуры (парки, музеи, театры), спорта (клубы, стадионы), лечебно-оздоровительные заведения и экскурсионные предприятия. Они выступают в качестве внутренних и иностран­ных контрагентов и исполнителей услуг, поставляющих отдель­ные услуги, туроператорам для формирования тура.

2.2.Характеристика этапов личных продаж Основные документы и технология их оформления. После того, как клиенты приняли решение о совершении поездки, необходимо забронировать тур. Для того, чтобы забронировать тур у туроператора, выполняются следующие действия: • Заполняется лист бронирования, в него входит: ФИО и контактная информация, информация о поездке – туроператор маршрут, период, отель, тип размещения и питания, информация о трансфере, визе, медицинской страховке, страховании от несостоявшейся поездки; информация о туристах – ФИ (транслитерация), дата рождения, информация о заграничном паспорте; информация о стоимости тура. • Бронируется тур на сайте туроператора в режиме онлайн. • На электронную почту приходит подтверждение от туроператора. • Так как туроператор подтвердил заявку, мы берем предварительную плату и заключаем договор о реализации турпродукта с клиентом. После получения подтверждения бронирования тура от туроператора, необходимо заключить с клиентом договор о реализации турпродукта(Приложение 4) Договор о реализации туристского продукта представляет собой договор между турагентством (исполнителем) и физическим или юридическим лицом (потребителем). По своей сути этот документ является договори розничной купли-продажи туристского продукта. Договор о реализации туристского продукта между исполнителем и потребителем считается заключенным, если между сторонами в письменной форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям этого договора. К существенным условиям договора о реализации турпродукта, заключаемого между исполнителем и потребителем, относятся: 1. Полное и сокращенное наименование, адрес (место нахождения), почтовый адрес и реестровый адрес туроператора;

2. Размер финансового обеспечения, номер, дата, срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (место нахождения) и почтовый адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение; 3. Сведения о туристе, а так же об ином заказчике туристского продукта и его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта; 4. Общая цена туристского продукта в рублях; 5. Информация о потребительских свойствах (качестве) туристского продукта – программе пребывания, маршруте к условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, об условиях проживания (месте нахождения средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке потребителя в стране (месте) временного пребывания, о наличии экскурсовода (гида), гида – переводчика и инструктора-проводника, а так же дополнительных услугах; 6. Права, обязанности и ответственности сторон; 7. Условия изменения и расторжения договора о реализации туристского продукта; 8. Сведения о порядке и сроках предъявления потребителем претензий к исполнению в случае нарушения исполнителем условий договора о реализации туристского продукта; 9. Сведения о продукте и сроках предъявления потребителем требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности туроператора и банковской гарантии.

Наряду с вышеизложенными условиями, к существенным так же относятся: •​Полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения), почтовый адрес турагента; • ​Информация о том, что лицом, оказывающим потребителю услуги по договору о реализации туристского продукта, является туроператор; •​ Информация о возможности потребителя в случае возникновения обстоятельств, указанных в статье 17.4 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора или об уплате денежной суммы по банковской гарантии непосредственно к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.