10. Підготовка документів на персонал

До документів на персонал належать:

— заяви про прийняття на роботу, переміщення, звільнен­ня і з інших кадрових питань;

— контракти з найму працівників;

— характеристики;

— накази на особовий склад та ін.

Заява

Письмова заява про прийняття на роботу складається в довільній формі. Проте в ній мають бути такі реквізити:

— найменування організації, посада, прізвище й ініціали посадової особи, яка має право прийняття на роботу;

— відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і до­машня адреса);

— назва документа;

— зміст прохання;

— перелік додатків (у разі необхідності) із зазначенням кількості сторінок;

— дата впорядкування заяви;

— підпис заявника.

За аналогічною схемою складаються й інші заяви з кадро­вих питань, однак вони мають певні особливості при написан­ні деяких реквізитів:

— при адресуванні їх тій організації, в якій працює заяв­ник, не вказується його домашня адреса, а пишуться його по­сада і місце роботи (структурний підрозділ);

— у тексті заяви, як правило, формулюється прохання і да­ється його обґрунтування (доказ).

Зразки заяв подано в дод. 9.

Контракт

У контракті передбачаються:

— обсяги пропонованої роботи й вимоги до якості і термінів її виконання;

— права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін;

— умови оплати й організації праці;

— підстави для його припинення або розірвання;

— соціально-побутові й інші умови, необхідні для вико­нання зобов'язань, узятих на себе сторонами, з урахуванням специфіки роботи, фахових особливостей і фінансових мож­ливостей підприємства, установи, організації або роботодав­ця. Розміри виплат, передбачені контрактом, не можуть уста­новлюватися менше, ніж це визначено чинним законодавс­твом, угодами й колективним договором.

У контракті можуть також визначатися умови підвищення або зниження обумовленого сторонами розміру оплати праці, встановлення доплат і надбавок, премій, винагород за підсум­ками роботи за рік або інший період, участі в прибутку під­приємства.

Може бути передбачено також додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством, за ра­хунок коштів роботодавця. Якщо умовами контракту перед­бачається переїзд працівника на роботу в іншу місцевість, то встановлюються гарантії та компенсації такого переїзду, умо­ви забезпечення працівника (а в разі потреби — і членів його сім'ї) житловою площею або оплати витрат на наймання житлового приміщення чи користування готелем. У контракті визначаються режими робочого часу і часу відпочинку пра­цівника.

Якщо для службових поїздок працівник буде використову­вати власний автомобіль, то передбачаються умови виплати відповідної компенсації. Контрактом має бути передбачено зобов'язання роботодавця щодо виплати компенсації мораль­ного і матеріального збитку, завданого працівникові у разі до­строкового розірвання контракту:

— працівником — з причин невиконання або неналежного виконання роботодавцем зобов'язань, передбачених контрак­том;

— роботодавцем — на підставах, передбачених чинним за­конодавством і контрактом.

Контрактом також можуть встановлюватись додаткові га­рантії на випадок його дострокового припинення з незалеж­них від працівника причин.

Контрактом не можна:

— змінювати порядок розгляду індивідуальних трудових спорів;

— вводити щодо працівника повну матеріальну відпові­дальність (крім випадків, передбачених ст. 134 КЗпП Укра­їни).

Типову форму контракту з працівником затверджено нака­зом Міністерства праці України від 15.04.94 № 23 зі змінами й доповненнями (див. дод. 10).

Характеристика

Характеристика — це документ, у якому дається оцінка ді­лових і моральних якостей працівника. Вона подається при проведенні атестації працівників і в деяких інших випадках, передбачених чинним законодавством. Характеристика скла­дається з:

— назви документа;

— анкетних даних працівника: прізвище, ім'я, по бать­кові, посада, науковий ступінь і звання (якщо вони є), рік на­родження (дата), освіта. Цю інформацію прийнято розташо­вувати в стовпчик справа;

— даних про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на певному підприємстві, в установі, організації, про­сування по службі, рівень фахової майстерності тощо);

— власне характеристики, в якій розглядаються ставлен­ня до роботи, підвищення фахового рівня, відносини в колек­тиві, називаються заходи заохочення, що застосовувалися до працівника;

— висновків, у яких підводяться підсумки на підставі викладеного і вказується, на які напрями своєї діяльності не­обхідно звернути увагу працівникові;

— вказівки про призначення характеристики.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Вона може підписуватися безпосереднім керівником працівника (підпис печаткою не завіряється) або керівником підприємс­тва, установи, організації (підпис завіряється печаткою під­приємства).

Працівник обов'язково ознайомлюється з виданою на ньо­го характеристикою, про що робиться відповідний запис. Ха­рактеристика, як правило, видається на руки або, з відома працівника, посилається в установу (організацію), яка при­слала запит на неї.

Накази на особовий склад

Накази на особовий склад регламентують питання прий­няття на роботу, переведення, звільнення, надання щорічних і додаткових відпусток, накладення стягнень, направлення в службові відрядження. Заголовок такого наказу звичайно містить назву "На особовий склад". При цьому в наказі конс­татуюча частина може зовсім не викладатися.

В ухвалюючій частині пункти розташовуються у визна­ченій послідовності: призначення на посаду, переведення, на­дання відпусток, звільнення з посади, направлення в службо­ве відрядження та ін. Накладення дисциплінарних стягнень і надання заохочень оформляються, як правило, окремими на­казами. Типові форми наказів затверджено наказом Мініс­терства статистики України від 09.10.95 № 253.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу застосо­вується для обліку прийнятих на роботу працівників. Він візується начальником відділу управління персоналом (кадрів) або особою, відповідальною за прийняття на роботу. Проект наказу (розпорядження) в необхідних випадках є направлен­ням на переговори або перепусткою у структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу дає висновок про мож­ливість зарахування працівника: на зворотній стороні проек­ту наказу вказується, хто його може прийняти, за яким розря­дом (або категорією) і в разі потреби зазначається термін ви­пробування.

Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби — медичний висновок, відмітки про прохо­дження інструктажу з техніки безпеки й т. ін. також запису­ються на зворотній стороні цієї форми. Проект наказу про зарахування на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візується у відповідній службі підприємства, устано­ви, організації для підтвердження вакантної посади й окладу, встановлюваного згідно зі штатним розписом.

Підписаний керівником організації наказ (розпоряджен­ня) доводиться працівникові під розписку.

На підставі цього наказу відділ управління персоналом (кадрів) заповнює форму № П-2 "Особова картка", робить від­повідні записи в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Типову форму наказу (розпорядження) про прийняття на роботу подано в дод. 11.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника з од­ного структурного підрозділу в інший. Його візують керівни­ки попереднього й майбутнього місць роботи працівника і підписує керівник організації.

На підставі цього наказу робляться відповідні записи в "Особовій картці" (форма № П-2) і трудовій книжці.

На зворотній стороні наказу робляться відмітки про не-здані матеріальні цінності на попередньому місці роботи.

Типову форму наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу подано в дод. 12.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки застосо­вується для оформлення щорічної основної відпустки й інших видів відпусток, наданих працівнику відповідно до чинного законодавства, колективним договором, контрактом і графі­ком відпусток. Проект наказу візується керівником струк­турного підрозділу, в якому працює працівник.

На підставі підписаного наказу відділом управління персо­налом (кадрів) робиться відмітка в "Особовій картці" (форма № П-2) працівника, а бухгалтерією провадиться розрахунок заробітної плати за дні відпустки. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки вка­зується "Без оплати".

Наказ (розпорядження) про розірвання трудового договору (контракту) застосовується при звільненні працівника. Він візується керівником структурного підрозділу і підписується керівником організації.

На підставі наказу (розпорядження) про розірвання трудо­вого договору бухгалтерія проводить розрахунок з працівни­ком, а відділ управління персоналом (кадрів) робить запис у його трудовій книжці.

При звільненні за власним бажанням працівник оформляє заяву.

Типову форму наказу (розпорядження) про розірвання тру­дового договору (контракту) подано в дод. 13.

Трудова угода

Трудова угода — одна з основ виникнення цивільних прав і обов'язків. Це вольовий акт, дозволений законом, спрямова­ний на досягнення бажаних для його учасників юридичних результатів.

Така угода укладається на двосторонній основі між влас­ником або уповноваженим ним органом (замовником) і грома­дянином (підрядчиком) обов'язково в письмовій формі. Вона регулюється положеннями Цивільного кодексу України.

Однією з форм трудової угоди є договір підряду. Він є пра­вовою формою відносин, пов'язаних із виконанням різно­манітних робіт.

Предметом договору підряду (трудової угоди) є результат, якого має бути досягнуто шляхом виконання завдання замов­ника.

Договори підряду (трудової угоди) схожі на трудові догово­ри в тому, що вони теж пов'язані трудовими відносинами з однією зі сторін.

Разом із тим підрядчик, на відміну від працівника, не під­порядковується правилам внутрішнього трудового розпоряд­ку, що діє на підприємстві, з яким він уклав угоду.

Однією з характерних особливостей договору підряду (тру­дової угоди) є те, що відповідно до цього договору підрядчик виконує роботи на свій ризик. Він не має права вимагати ви­нагороди, якщо з предметом підряду (комплекс робіт, про­дукція, виріб та ін.) що-небудь сталося або якщо з огляду на деякі обставини неможливо закінчити почату роботу. Нега­тивні наслідки для підрядчика можуть настати в разі несподі­ваної затримки виконання робіт, випадкового їхнього погір­шення або подорожчання.

Громадянин може виконувати будь-які підрядні роботи, крім заборонених законодавством.

До переліку заборонених робіт входять виготовлення і ре­алізація:

— наркотичних засобів;

— військової зброї і боєприпасів до неї;

— вибухових речовин тощо.

Форма договору (трудової угоди) законодавством не перед­бачена. Обов'язковим є тільки укладення його в письмовій формі.

Зразок трудової угоди наведено в дод. 14.