9. Трудові книжки працівників

Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які відпрацювали на них більше 5 днів, у тому чис­лі й на осіб, які є власниками (співвласниками) підприємств, сільських (фермерських) господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, з умовою, що вони підлягають державному соціальному страхуванню (ст. 48 КЗпП України).

Трудові книжки не ведуться на працівників, які працюють на умовах трудового договору в підприємців, що не мають ста­тусу юридичної особи, а також в обслуговуванні окремих гро­мадян (домробітниці, няньки, шофери, охоронці та ін.). їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до Фонду державного со­ціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (Інструкція про по­рядок ведення трудових книжок на підприємствах, в устано­вах і організаціях, затверджена спільним наказом Міністерс­тва праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального за­хисту населення України від 29.07.93 № 58, зі змінами і доповненнями, внесеними спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захис­ту населення України від 26.03.96 № 29).

Працівники, які приступають до роботи, зобов'язані пред'явити власникові або уповноваженому ним органу тру­дову книжку, оформлену у запровадженому порядку.

Особи, котрі влаштовуються на роботу вперше, зобов'язані пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені зі складу Збройних Сил та інших військових формувань, — вій­ськовий квиток.

Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані подати довідку про звільнення.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберіган­ня і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації (Постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про трудові книжки працівників").

Відповідальність за вчасне і правильне заповнення тру­дових книжок, облік, збереження і видачу їх покладається на спеціально уповноважену особу, призначувану наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, орга­нізації.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, збе­реження й видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність. У разі потреби власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхнє прохання завірені витя­ги з трудових книжок.

Ведення трудових книжок

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у від­повідних розділах українською та російською мовами.

Якщо трудову книжку видано вперше, то запис у ній ро­биться власником або уповноваженим ним органом не пізні­ше тижневого терміну з дня прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться:

— відомості про працівника (прізвище, ім'я та по батькові, дата народження);

— відомості про роботу, переведення на іншу постійну ро­боту, звільнення;

— відомості про нагородження державними нагородами й відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі й від­повідно до чинного законодавства України;

— відомості про відкриття, винаходи й раціоналізаторські пропозиції, підтверджені посвідченнями та дипломами, а та­кож про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносять­ся. Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження й заохочення вносяться власником чи уповноваженим ним органом після видання наказу (розпо­рядження), але не пізніше тижневого терміну, а в разі звіль­нення — в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 4 лютого 2008 року, то в графу 2 трудової книжки за­писується: "04.02.2008".

Записи в трудовій книжці виконуються акуратно, кулько­вою ручкою або пером, чорнилом чорного, синього або фіоле­тового кольору.

Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відо­мості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, пе­реведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 № 277), в якій має повторюватися запис із трудової книжки (вкладиша).

При виявленні неправильного або неточного запису про ро­боту виправлення вносить власник або уповноважений ним орган того підприємства, установи, організації, де було зроб­лено відповідний запис. Власник або уповноважений ним ор­ган на новому місці роботи зобов'язаний надати працівникові в цьому необхідну допомогу. Якщо підприємство, установу, організацію, де було внесено неправильний або неточний за­пис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і за­свідчує його печаткою, а якщо його немає — організація ви­щого рівня, якій було підпорядковане підприємство; якщо і її немає — обласний архів або держархіви міст Києва, Севасто­поля та Ради Міністрів Автономної Республіки Крим.

Виправлені відомості про роботу, нагородження й заохо­чення мають точно відповідати оригіналу наказу (розпоря­дження), а якщо їх загублено, — іншим документам, що під­тверджують зазначені відомості.

Показання свідків не є підставою для виправлення внесе­них раніше записів.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагоро­дження", "Відомості про заохочення" закреслення раніше вне­сених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності заміни запису після закінчення від­повідного порядкового номера, дати, внесення запису в графу З заноситься: "Запис під № таким-то недійсний. Прийнято на таку-то професію (посаду)" і в графі 4 повторюються дата і но­мер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис якого неправильно зроблено в трудовій книжці. Таким самим чином виправляється недійсний запис про звільнення або переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, встановленого органом з розгляду трудових спорів, і відновлення на колиш­ній роботі або при зміні формулювання причини звільнення. Наприклад, записується: "Запис під № таким-то недійсний, відновлено на попередній роботі". При заміні формулювання причини звільнення записується: "Запис під № таким-то не­дійсний, звільнено...". У графі 4 в такому разі дається поси­лання на наказ про поновлення на роботі або заміну формулю­вання причини звільнення.

Внесення до трудової книжки відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на першій (титуль­ній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження працівника записуються без скорочень і змін: ім'я та по батькові — на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки пра­цівник підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу (титульну) сторінку підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кад­рів), де вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна в трудовій книжці запису про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження робиться власником або уповно­важеним ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни записуються на першій (титульній) сторін­ці трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє

Відомості про працівника записуються на першій (титуль­ній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження працівника записуються без скорочень і змін: ім'я та по батькові — на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки пра­цівник підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу (титульну) сторінку підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кад­рів), де вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна в трудовій книжці запису про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження робиться власником або уповно­важеним ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни записуються на першій (титульній) сторін­ці трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище, ім'я і по батькові, дата народження і записуються нові відомості з посиланням на відповідні документи на внут­рішній стороні обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та пе­чаткою підприємства чи відділу кадрів.

Внесення до трудової книжки відомостей про роботу

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок за­писується назва підприємства, установи, організації. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер внесеного запису, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. У графі 3 записується: "Прийнято" або "Призначено" і зазнача­ються цех, відділ, дільниця та посада або робота з конкретною назвою, а також професія і присвоєний розряд.

Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, вносяться для робітників та служ­бовців строго відповідно до найменування професій і посад, включених до Класифікатора професій. Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у тру­довій книжці про найменування роботи, професії або посади робиться на підставі наказу, виданого за результатами атеста­ції робочих місць, і згідно зі Списками виробництв, робіт, професій, посад та показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення. Відомості цих Списків обов'язково мають бути підтверджені в карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації, і їх можна записувати в дуж­ках. Якщо працівникові в період роботи присвоюється новий розряд, про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом може зазначатися в трудовій книжці власником або уповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації оформляється в тій са­мій послідовності, що і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилося найменування підприємства, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: "Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам і клініч­ним ординаторам, які мають трудові книжки, навчальний за­клад (наукова установа) робить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих на­вчальних закладів. Підставою для таких записів є накази керівництва навчального закладу (наукової установи) про за­рахування на навчання і про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених осіб у студентських таборах, під час проходження виробничої практики і виконання науково-дослідної господарсько-договірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфі­кації, посади і часу роботи. На підставі таких довідок на­вчальні заклади (наукові установи) роблять у трудових книж­ках цих осіб записи про їхню роботу. Довідки зберігаються в особистих справах студентів, учнів, аспірантів і клінічних ор­динаторів як документи суворої звітності.

Для осіб, що раніше не працювали і тому не мають трудо­вих книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослід­ної господарсько-договірної тематики вносяться в трудові книжки на підставі виданих довідок підприємством, на яко­му вони надалі будуть працювати.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремими рядками із зазначенням дати, номера і найменування від­повідних документів такі відомості:

— про час служби в складі Збройних Сил України та інших військ, де на тих, що проходять таку службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

— про час навчання в спеціальних, навчально-виховних та інших закладах, навчально-курсових комбінатах тощо;

— про час навчання у вищих навчальних закладах (включ­но з часом роботи в студентських таборах, на виробничій практиці і часом виконання науково-дослідної господарсько-договірної тематики), а також про перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі;

— про роботу як членів колгоспів у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до за­гального виробничого стажу працівників;

— про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалі-дом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за вис­новком медичної установи потребує постійного догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (від­повідно до медичного висновку).

Безробітним особам відомості про період отримання допо­моги з безробіття вносяться до трудової книжки органом дер­жавної служби зайнятості населення.

Ці відомості вносяться до трудової книжки до внесення ві­домостей про роботу на підприємстві.

При відновленні у запровадженому порядку безперервного виробничого стажу для призначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи в графу 3 розділу "Відомості про робо­ту" вноситься запис: "Безперервний виробничий стаж віднов­лено з такого-то числа, місяця, року", а в графі 4 вказується посилання на постанову президії відповідної ради профспіл­ки або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими до­говорами в іноземних представництвах, в іноземних корес­пондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберіга­ються в підрозділах із зовнішніх зв'язків органів державної виконавчої влади.

Ці органи роблять відмітки в трудових книжках про прий­няття на роботу і звільнення відповідно до трудових договорів і довідок наймачів.

Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представ­ництвами і кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій, а також іншими прирівняними до них іноземця­ми на території України, є недійсним.

До трудових книжок осіб, котрі перебувають на виправних роботах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить запис про те, що час роботи на підприємстві в цей період не зараховуєть­ся до загального і безперервного виробничого стажу (розділ "Відомості про роботу", графа 3).

Якщо судом у встановленому законом порядку час перебу­вання на виправних роботах без позбавлення волі зарахо­вується до загального виробничого стажу, у трудових книж­ках робиться запис про те, що цей час не зараховується до без­перервного виробничого стажу. Ці записи робляться в тру­дових книжках після закінчення фактичного терміну відбу­вання покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаче­ному чинним законодавством, і влаштуванні його на новому місці роботи відповідний запис у трудовій книжці робиться тим підприємством, на який було направлено або прийнято засудженого.

Підставою для таких записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий відповідно до вироку (рі­шення) суду.

У розділ "Відомості про роботу" трудової книжки вносять­ся такі записи:

— у графу 1 — порядковий номер запису;

— у графу 2 — дата його внесення;

— у графу 3 — "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) до такої-то дати (число, місяць, рік) не зараховується в загальний і безперервний виробничий стаж". При зарахуван­ні судом часу перебування на виправних роботах до загально­го трудового стажу у графу 3 записується: "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) до такої-то дати (число, місяць, рік) не зараховується в безперервний виробничий стаж";

— у графу 4 — підстава внесення запису до трудової книж­ки: наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його виходу і номер.

Питання визначення недійсними відповідних записів, вне­сених у трудові книжки громадян: "Звільнено з роботи (поса­ди) у зв'язку із законним засудженням" або "Звільнено з посади у зв'язку з незаконним притягненням до кримінальної відповідальності", про видачу їм дублікатів трудових кни­жок, а також внесення в них відповідних записів особам, за­судженим із позбавленням права посідати певні посади або займатися певною діяльністю, і про порядок видачі їм дублі­ката трудової книжки регулюються чинним законодавством. Приклади записів у трудових книжках згідно зі статтями КЗпП України наведено в дод. 6.

Внесення до трудової книжки відомостей про нагородження і заохочення

До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження дер­жавними нагородами і відзнаками України, у розділ "Відо­мості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи в роботі. До трудових книжок не вносяться дані про премії, передбачені системами оплати праці, або виплати, що мають регулярний характер.

Порядок внесення до трудової книжки відомостей про на­городження і заохочення такий:

— у графі 3 відповідного розділу записується як заголовок найменування підприємства, а нижче, у графі 1, зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графу 2 заносить­ся дата нагородження або заохочення;

— у графі 3 — ким нагороджено або заохочено працівника, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

— у графі 4 — підстава внесення запису (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

Заповнення трудової книжки при звільненні з роботи

Записи про причини звільнення в трудовій книжці роблять­ся строго відповідно до формулювань чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону, наприклад "Звільнено за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України".

При розірванні трудового договору з ініціативи працівни­ка з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин, наприклад "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням дружини на ро­боту в іншу місцевість, ст. 38 КЗпП України".

Запис про звільнення в трудовій книжці працівника ро­биться згідно з такими правилами:

— у графі 1 зазначається порядковий номер запису;

— у графі 2 — дата звільнення;

— у графі 3 — причини звільнення;

— у графі 4 вказується, на підставі чого внесено запис: на­каз (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи. Напри­клад, трудовий договір із працівником переривається у зв'язку з поновленням на роботі працівника, який раніше обіймав цю посаду. 15 лютого 2008 року є його останнім робо­чим днем. До трудової книжки працівника має бути внесено:

— у графу 1 розділу "Відомості про роботу" — порядковий номер запису;

— у графу 2 — дату звільнення: 15.02.2008;

— у графу 3 — "Звільнено у зв'язку з поновленням на ро­боті працівника, який раніше обіймав цю посаду, п. б ст. 40 КЗпП України";

— у графу 4 — дату і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

При переведенні працівника з одного підприємства на ін­ше за згодою між керівниками підприємств у графі 3 запису­ється посилання на угоду: "Звільнено у зв'язку з переведен­ням на роботу на таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП Украї­ни". У разі переходу на виборну посаду в цій графі записується: "Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власни­ка або уповноваженого ним органу у зв'язку з проведенням заходів з удосконалення організації управління промисловіс­тю або іншими галузями народного господарства, крім під­став, передбачених чинним законодавством, робиться поси­лання на відповідне рішення уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: "Звільнено у зв'язку зі скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України" і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

При призначенні пенсії за віком, за вислугу років у тру­довій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп "Пенсію призначено". Штамп ставиться в розділі "Ві­домості про призначення пенсії". У трудових книжках рані­ше встановленого зразка (1938 р.) зазначений штамп ставить­ся на першій сторінці.

Вкладиш у трудову книжку

Якщо в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповід­них розділів, вони доповнюються.

Вкладиш вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за міс­цем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудо­ва книжка. Вкладиш без трудової книжки є недійсним.

Про кожний виданий вкладиш на першій (титульній) сто­рінці трудової книжки ставиться штамп розміром 10x25 мм з написом: "Видано вкладиш" і тут само вказуються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі мають ставитися інший штамп і вказуватися серія і номер вклади­ша. У разі необхідності доповнення трудової книжки вклади­шем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового або встановлених у 1938 і 1974 pp. зразків).

Видача трудової книжки при звільненні працівника

При звільненні працівника всі записи про роботу і нагоро­дження, внесені до трудової книжки за час роботи його на певному підприємстві, завіряються підписом керівника або спеціально уповноваженого ним органу і завіряються печат­кою підприємства або відділу кадрів. При цьому для осіб пра­цездатного віку зазначаються час, тривалість і місце підви­щення кваліфікації, які пройшов працівник за останні 2 роки перед звільненням.

При звільненні осіб, котрі працюють у сільському (фер­мерському) господарстві за трудовою угодою, або у разі вихо­ду з його членів, після відповідних записів у трудовій книж­ці, зроблених головою селянського (фермерського) господарс­тва, виробничий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи і завіряється печаткою місцевого органу державної ви­конавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською і російською мовами і в кожному тексті завіряється окремо.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вида­ти працівникові його трудову книжку в день звільнення з вне­сеним до неї записом про звільнення.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується се­редній заробіток за весь час змушеного прогулу. Днем звіль­нення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ (розпорядження) і вноситься запис до його трудової книжки. Раніше внесений запис про день звільнення вважається недійсним, про що роб­ляться відповідні виправлення.

Якщо працівник відсутній на роботі в день його звільнен­ня, власник або уповноважений ним орган у цей день посила­ють йому поштове повідомлення з нагадуванням про необхід­ність одержання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою за за­значеною адресою допускається тільки з письмової згоди пра­цівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки близьким родичам під розписку або висилається пош­тою на їхню вимогу.

До трудової книжки померлого працівника в розділ "Відо­мості про роботу" записується:

— у графи 2 і 3 — "Роботу припинено у зв'язку зі смертю";

— у графу 4 — дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис завіряється в установленому порядку.

Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власникові або уповнова­женому ним органу за останнім місцем роботи. Не пізніше як через 15 днів після подання заяви, а в разі ускладнень — в обумовлений термін власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нового зразка) з написом: "Дублікат" у право­му верхньому куті її першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюєть­ся відповідно до загальних правил. У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про за­охочення" при заповненні дубліката робляться записи про ро­боту, а також про нагородження і заохочення на останньому місці роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоря­джень).

Якщо працівник до влаштування на останнє місце роботи вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі "Відомості про роботу" у графі 3 спершу робиться за­пис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, що підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у який час і на яких посадах працював у мину­лому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належним чи­ном оформленими документами, записується за окремими пе­ріодами в такому порядку:

— у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

— у графі 3 — найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку його було прийнято.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом робиться на бажання працівника.

Якщо з пред'явлених документів очевидно, що працівник переводиться на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це вноситься відповідний запис. Після цього записують:

— у графу 2 — дату звільнення;

— у графу 3 — причину звільнення, якщо в поданому пра­цівником документі є такі дані, а якщо документи не мають та­ких даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книж­ки працівника вносять тільки дані, наявні в документах;

— у графі 4 зазначаються найменування, дата і номер до­кумента, на підставі якого зроблено відповідний запис у дуб­лікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їхньому власникові. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний посприяти працівникові в одержанні докумен­тів, що підтверджують стаж його роботи, який передує вла­штуванню на певне підприємство.

Не вказуються в сумарному загальному стажі роботи, а за­писуються окремим рядком із посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів також такі відомості:

— про час перебування в народному ополченні і парти­занських загонах із зазначенням дати зарахування й дати звільнення зі служби;

— про роботу як члена артілі промислової кооперації. Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною

(обгоріла, розірвана, забруднена тощо), власник або уповно­важений ним орган за останнім місцем роботи видає праців­никові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьо­му на першій сторінці трудової книжки, що стала непридат­ною, робиться напис: "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власникові. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їхнє зберігання

Виписавши трудову книжку чи вкладиш до неї або дублі­кат трудової книжки, власник або уповноважений ним орган стягує з працівника її вартість.

При неправильному первинному заповненні трудової книжки або вкладиша до неї, а також у разі псування бланків унаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків оплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємс­твом унаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому ви­дається дублікат без утримання її вартості.

Трудові книжки та їхні дублікати, не отримані працівни­ками при звільненні, зберігаються протягом 2 років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівни­ків, які перебувають на роботі. Після цього терміну незатре-бувані трудові книжки (їхні дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а потім знищуються в уста­новленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний по­стійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудо­вих книжок і вкладишів до них.

Облік трудових книжок

На підприємстві ведеться така документація з обліку тру­дових книжок:

— книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 №277;

— книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Міністерства статистики від 27.10.95 № 277. До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них записуються всі операції, пов'язані з одержанням і ви­користанням бланків та зазначенням їхніх серії і номера. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ве­деться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, що здійснює оформлення прийняття і звільнення працівни­ків. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із зазначенням серії та номера, знову видані працівникам.

При одержанні трудової книжки працівником у зв'язку зі звільненням він розписується в особовій картці й у книзі об­ліку.

Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані й скріплені підписом керівника підприємства та печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за веден­ня трудових книжок. По закінченні кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, подає бухгал­терський звіт про наявність бланків трудових книжок і вкла­дишів до них та про суми, отримані за них, додаванням при­буткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час за­повнення бланки трудових книжок і вкладипіі до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мініс­терства статистики України від 27.10.95 № 277.