2. Характеристика организации и предметной области автоматизации товарных операций
Критерии реализации информационной системы «Учет и анализ товаров» [14]:
создание максимально возможного удобства в работе. Для этого программа должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью. Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;
максимальная простота в использовании;
минимальные затраты на разработку;
простое обновление и развитие;
легкое тиражирование;
автоматизация всей деятельности учета товара в торговом предприятии;
максимальное снижение ручной работы для учета товара;
наличие аппаратных средств определенной конфигурации;
наличие сертифицированных программных систем;
возможности инструментальных средств;
обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;
работа в локальной сети.
Основа информационной системы, объект ее обработки – база данных.
База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.
Учет материальных запасов включает два аспекта: учет их приобретения (заготовления) и учет их использования. При поступлении материалов на склад, кладовщик проверяет комплектность поставки, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходный ордер. Для сокращения количества первичных документов разрешается оформление поступивших материалов без использования приходных ордеров. При полном соответствии количества и качества поступившего груза сопроводительным документам разрешается непосредственно на документах поставщика проставлять и заполнять специальный штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Приходные документы передаются в бухгалтерию.
На основании приходных документов в бухгалтерии факт поступления материалов отражается проводками.
Для реализации поставленной задачи обратимся к форме "Приход".
После обращения к документу на экране развернется окно с формой диалога документа.
Данный документ используется для оприходования любых видов материалов.
В заголовочную часть документ вводятся обязательные реквизиты – «Дата» и «Номер накладной», причем их значения устанавливаются автоматически.
Рассмотрим некоторые особенности порядка заполнения формы «Прихода».
В табличную часть документа вводится информация о фактически поступивших товаров. Сначала в графе «Наименование товара» из соответствующего справочника выбирается некоторый товар, затем вводятся необходимые количественно-суммовые реквизиты. Причем возможны несколько вариантов их ввода.
Если указанные материалы уже поступали в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой Дублировать запись, расположенной в нижней части формы ввода. При этом только необходимо выбрать наименование товара и указать фактически полученное количество.
При вводе первой строки табличной части документа пользователь может поступить следующим образом.
1. В графе «Наименование товара» выбрать требуемый материал.
2. В графу «Количество» вести количество фактически поступившего материала.
3. В графе «Сумма» рассчитается стоимость данного материала.
Номенклатура товаров обширна и разнообразна. Для организации ООО «Регион-компьютер» глубина номенклатуры материалов составляет два уровня – это указания типа (группа) товара и товара непосредственно, относящихся к группе.
3 Проектирование информационной системы
BPwin автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов. Это достигается применением в BPwin следующих методологий: IDEF0, DFD и IDEF3.
Применение данных методологий в ходе построения моделей бизнес-процессов в виде иерархии диаграмм, обеспечивает наглядность и полноту их отображения, позволяет анализировать деятельность предприятия в трех информационных разрезах:
IDEF0 – первый информационный разрез — функциональность системы.
Основной из трех методологий, поддерживаемых BPwin, является IDEF0. IDEF0, относится к семейству IDEF, которое появилось в конце шестидесятых годов под названием SADT (Structured Analysis and Design Technique). IDEF0 может быть использована для моделирования широкого класса систем. Для новых систем применение IDEF0 имеет своей целью определение требований и указание функций для последующей разработки системы, отвечающей поставленным требованиям и реализующей выделенные функции. Применительно к уже существующим системам IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является модель этой системы, состоящая из иерархически упорядоченного набора диаграмм, текста документации и словарей, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок. Двумя наиболее важными компонентами, из которых строятся диаграммы IDEF0, являются бизнес-функции или работы (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы. При этом стрелки, в зависимости от того в какую грань прямоугольника работы они входят или из какой грани выходят, делятся на пять видов:
Стрелки входа (входят в левую грань работы) — изображают данные или объекты, изменяемые в ходе выполнения работы.
Стрелки управления (входят в верхнюю грань работы) — изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа.
Стрелки выхода (выходят из правой грани работы) — изображают данные или объекты, появляющиеся в результате выполнения работы.
Стрелки механизма (входят в нижнюю грань работы) — изображают ресурсы, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы).
Стрелки вызова (выходят из нижней грани работы) — изображают связи между разными диаграммами или моделями, указывая на некоторую диаграмму, где данная работа рассмотрена более подробно.
Все работы и стрелки должны быть именованы. Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом.
В данной работе именем модели «Учет и анализ товара», имя проекта «Процессная модель организации», имя автора и тип модели – Time Frame: AS – IS (Как есть).
Цель работы (Purpose) – Моделировать текущие бизнес-процессы фирмы по продаже и точку зрения (Viewpoint) – Менеджер по продаже.
Внесем определение модели: «Это модель, описывающая учет товара на складе» и цель: «Общее управление деятельностью компании: исследование рынка, оформление прихода товара от поставщиков по отделам, оприходование товара, продажа товара».
Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными (рисунок 2).
Рисунок 2– Контекстная диаграмма «Учет и анализ товара»
В соответствии с методом IDEF0 определим входные данные, выходные данные, управление и механизм, которые изображаются на диаграмме стрелками:
Входные данные: данные о поставщиках, данные о товаре, данные о покупателе, маркетинговые материалы.
Выходные данные: проданные товары, маркетинговые материалы.
Управление: инструкции и нормативные материалы.
Механизм: консультанты-менеджеры (работники склада, офисные работники, менеджеры).
После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме. Пример декомпозиции контекстной работы показан на рисунке 3.
Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции «Учет и анализ товара»
Описание каждой подсистемы проводится аналитиком совместно с экспертом предметной области. Экспертом является специалист, отвечающий за эту подсистему и, поэтому, досконально знающий все ее функции.
Таким образом, вся система разбивается на подсистемы до нужного уровня детализации, и получается модель, аппроксимирующая систему с заданным уровнем точности. Получив модель, адекватно отображающую текущие бизнес-процессы (так называемую модель AS-IS), аналитик с легкостью может увидеть все наиболее уязвимые места системы. После этого, с учетом выявленных недостатков, можно строить модель новой организации бизнес-процессов (модель TO-BE).
Приём товара от поставщика осуществляется путем оформления приходной накладной, что является, документальным оформлением отношений и охватывает работу как с потенциальными (клиент и компания сотрудничают в первый раз), так и с действительными поставщиками (доставка происходит во второй и более раз). В качестве входных данных для этой функции служат поставщики (одна из сущностей).
Выход – проданные товары, отчеты, в том числе накладная.
Учитывая данную потребность своих потенциальных поставщиков, моделируемая организация, предваряя процесс сделок, проводит целый комплекс мер. Одну из главных ролей в этом процессе играют маркетинговые материалы.
Входными данными для функции «Поставщики» являются данные о товарах.
Выходными данными – данные о поставщиках.
Исполнителями функции являются отдел маркетинга и отдел по приёма товара. Исполнение функций осуществляется в соответствии с процедурами маркетинга.
Функция «товары» включает в себя непосредственное оформление товара. Входными данными является – данные клиента, товары. Выходными данными – размещение товара по отделам. Исполнителями являются персонал компании – менеджеры. Исполнение функции осуществляется в соответствии с правилами и процедурами, а также требованиями клиента.
Прежде, чем товар поступит в реализацию происходит оприходование товара на складе. Входные, выходные данные, управление и исполнение показаны на рисунке 4.
После всех действий осуществляется продажа товара.
BPwin автоматически синхронизирует изменения объектов диаграмм на всех уровнях детализации, тем самым освобождая пользователя от ручного ведения словаря объектов модели. Так если мы исправим на верхнем уровне название объекта, то получим изменение на всех уровнях, где данный объект встречается. Также невозможным является случайное дублирование наименований работ. При появлении такой ситуации BPwin генерирует предупреждающее сообщение.
Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции «Прием товара от поставщика»