3.2. Что такое erp?

Системы управления ресурсами предприятия, или ERP-системы, не оправдывают своего названия. Забудьте об управлении - программа этого не делает. И о ресурсах - это слово ни к чему не обязывает. Предприятие - вот подлинный объект ERP! Задача программы - свести все отделы и функции в единую компьютерную систему, способную учесть самые разнообразные интересы.

ERP – это решение, объединяющее потребности всех подразделений и отделов компании и все это в интегрированной программе, которая работает с общей базой данных. В итоге упрощается коммуникация между отделами и доступ сотрудников к информации. Метод интеграции может принести колоссальную выгоду. Возьмем, к примеру, клиентский заказ. Как правило, он отправляется по компании в длинное путешествие, в основном бумажное, из лотка в лоток. При этом его часто кодируют и перекодируют в компьютерных системах разных отделов. В итоге - задержки и потеря заказов, многочисленные ошибки. К тому же, никто в компании толком не знает, что происходит с заказом в тот или иной момент, потому что отдел финансов не может войти, например, в складскую систему и проверить, отправлен ли товар. ERP–приложение автоматизирует обработку заказов. Работник, который контактирует с клиентом, располагает всей необходимой информацией (кредитоспособность клиента, история заказа, уровень запасов в компании, графики отгрузки в транспортных компаниях). Все остальные сотрудники видят ту же картинку и имеют доступ к единой базе данных, в которую вводится новый заказ.

Когда заказ обработан, он автоматически переходит в руки сотрудников следующего отдела. Чтобы выяснить, на какой стадии находится выполнение заказа, надо просто войти в ERP–систему и отследить его. В результате клиент получает заказ быстрее и с меньшим количеством запросов, чем прежде.

Подобным образом ERP может работать и с другими важными бизнес процессами (например, выдача пособий работникам или составление финансовой отчетности). Более того, минимизируя проблемы повторного ввода данных и ошибок система ERP предоставляет необходимую информацию на «передовую» бизнеса и позволяет эффективно принимать правильные решения. Сотрудники отдела обслуживания клиентов из машинисток, которые вводят в компьютер имя и жмут на клавишу ввода, превращаются в бизнесменов. Они видят рейтинг кредитоспособности, выведенный отделом финансов, уровень запасов - информацию отдела складов. Заплатит ли клиент вовремя? Сумеет ли компания своевременно отправить заказ? Раньше отделу обслуживания не приходилось отвечать на такие вопросы. ERP дает предприятию следующие преимущества:

1. Интеграция финансовых данных. Пытаясь оценить работу компании в целом, руководитель сталкивается с разными представлениями сотрудников о реальном положении дел. Отдел финансов располагает одними данными о прибыли, отдел сбыта - другими. Имеется несколько версий о том, каков вклад каждого подразделения и работника в эту прибыль. ERP создает единую картину реальности, которая неоспорима, потому что все используют одну систему.

2. Стандартизация процессов производства. В компаниях- производителях (особенно в тех, кто увлекается слияниями и поглощениями) нередко несколько подразделений выполняют одни и те же функции, используя разные методы и компьютерные системы. Стандартизация этих процессов и применение единой системы сбережет время, повысит производительность и снизит "численность населения".

3. Стандартизация кадровой информации. В фирмах с большим количеством подразделений отдел кадров часто не имеет простого способа находить данные об отработанном времени, пособиях и услугах для работников. ERP даст такой способ.

Желая решить все проблемы, компании часто упускают из виду, что приложения ERP только отражают принципы ведения дел на предприятии. В основном программы универсальны, но каждая отрасль имеет свою специфику. Большинство систем ERP созданы для работы в компаниях-производителях, которые делают вещи, поддающиеся счету. Это оставляет за бортом всех производителей услуг и процессов (нефть, химия, коммунальные услуги) – каждая из таких отраслей требует от поставщиков ERP адаптации программ с учетом конкретных потребностей.