Планування діяльності команди .

Планування - це процес створення комплексу узгоджених між собою дій, щодозволяють команді реалізувати поставлені завдання і досягти намічені цілі .

Планування не є прерогативою тільки керівника команди або організації. Коженчлен команди складає поточний план розподілу свого робочого часу щодо здійснення закріплених за ним позицій загального плану.

Планування включає наступні процедури (виконувані одночасно або рознесені у часі) :

• Визначення стратегічних та оперативних цілей ( «куди рухатися ?").

• Визначення стратегії розвитку ( «як рухатися ?").

• Складання довгострокового плану досягнення стратегічних цілей ( «яким чином досягти результату ?").

• Оперативно -календарне планування ( «як конкретно вирішувати завдання ?").

• Організація звітності за встановленими плановим позиціях ( « як себе проконтролювати , щоб не збитися з шляху ?").

Необхідність планування спонукає всіх членів команди детально опрацювати всю схему власних послідовних дій з виконання планових позицій і своїх супутніх установок.

У нагороду команда отримує наступні «блага» :

• більш чітке уявлення про результат , після досягнення якого мета (план) вважається виконаним ;

• склад і характер очікуваних «вузьких місць» , про які раніше було розпливчасте уявлення ;

• більш чітке уявлення про ступінь реалізованості окремих намічених заходів;

• чітке уявлення про стан та якість наявних ресурсів ( матеріальних , фінансових , кадрових , організаційних , будівельних та ін);

• перелік проблем , які не вирішені на стадії формування плану через нестачу інформації і невизначеності ситуації ;

• вибір раціонального плану дій з декількох можливих варіантів на основі аналізу можливих втрат (оцінка ризиків) при зриві плану ;

• оцінка характеру ряду невизначеностей на етапі формування плану , що вимагають подальшої оперативної коригування плану ; оцінка наявного резерву на блокування непередбачених обставин.

Посилання кого з членів команди на відсутність умов для планування зазвичай є спробою виправдати власне невміння планувати .

Один з парадоксів ринкової економіки полягає в тому , що планування більше уваги приділяється саме в часи високої зовнішньої нестабільності : чим більше зовнішнього хаосу , тим більше порядку має бути у внутрішній організації дій команди (треба вчитися керувати обставинами своєї діяльності !) . Складаючи раціональний план дій , команда створює власний інструмент контролю та управління просуванням до намічених цілей . Одночасно план є ефективним тренінгом професійного самонавчання , в ході якого здобуваються знання , досвід і професіоналізм , які не одержати , що не освоївши ефективне планування .

Етапи планування діяльності

1 . Целеполагание - етап розробки цілей

Мета - це не що інше , як очікуваний результат. Формулювання мети повинна розкрити цей очікуваний результат. Мета є форма представлення результату . Чимконкретніше мета , тим реальніше результат і перспектива його досягнення.

Наприклад: мета - освоїти нову технологію ведення навчальних занять. Очікуванийрезультат: основна частина викладацького складу практично планує і веде свої заняття за новою технологією.

Для того щоб сформулювати мету , необхідно записати першу відповідну формулювання мети і визначити, які явища ( показники , параметри , ефекти ) з'явилися б доказом , що мета досягнута. Це і буде очікуваний результат. Знайшовши найбільш зручне ( переконливе ) явище , яке підтверджує виконання мети , необхідно скоригувати її формулювання. І так до тих пір , поки формулювання мети - результату не буде зрозуміла всім . Це найважливіший етап планування , так як в процесі формулювання мети - результату члени команди опрацьовують схему його досягнення (тобто змістовну частину самого плану).

Головне - не ставити занадто далеких , абстрактних цілей. Чим далі в часі мета , тим менше в даний момент точної інформації про можливості її досягнення. Крім того ,

не можна забувати і про ймовірнісної природі супутніх умов і обставин.

Формулювання колишньої системи типу : «посилити ...» , «підняти ...» , «поглибити ...» - це формулювання не цілей , а можливих шляхів ( напрямків ) їх досягнення. А це - не одне і те ж!

Якщо необхідна мета не піддається конкретизації до форми представлення результату , необхідно її розділити на ряд послідовних представимих подцелей ( «древо цілей »). Вони і складуть комплекс завдань , здійснення яких відповідає виконанню поставленої мети.

Не випадково в заявках на фінансування потрібно розкрити не тільки мета запропонованого проекту , а й завдання ( підцілі ) , які вирішуються в ході здійснення проекту . Це дозволяє краще зрозуміти загальну формулювання мети і шляхів її досягнення.

Наприклад: Мета - команда викладачів повинна освоїти нову технологію ведення навчальних занять.

 Завдання команди:

• придбати і встановити необхідне обладнання та наочні посібники;

• розробити та видати необхідну кількість інструктивно -методичних матеріалів та посібників ;

• оволодіти методами ефективного використання обладнання та посібників;

• організувати цикл демонстраційних і пробних навчальних занять ;

• перейти на планово- календарну основу навчальних занять за новою технологією.

Деталізація розбиття цілі на завдання визначається тим , як повинен бути представлений очікуваний результат по кожній задачі .