Работа 1. Оформление личных документов
Представьте себе, что вы устроились на работу секретарем. На предприятии уже работают секретари различного ранга (секретарь приемной директора, секретарь-референт), поэтому вы сможете неспешно освоиться на рабочем месте и получить необходимые навыки работы, не рискуя нарушить отлаженный производственный процесс.
Возможно, к вам будут обращаться работники предприятия с просьбой помочь в оформлении различных документов: заявлений, объяснительных записок, резюме, справок. В предлагаемой ниже практической работе эти документы условно называются личными, так как они используются не для управления производством, а для личных потребностей сотрудников.
В процессе выполнения заданий вам предстоит освоить технологию создания подобных документов.
Задание 1. Оформление объяснительной записки
Жесткой формы для написания объяснительной записки не существует. Ее можно написать «от руки» в свободной форме, но вам предлагается научиться делать это на компьютере. Ниже приведен образец объяснительной записки.
Генеральному директору ЗАО МНТ
Соколову А.В.
от Герасимовой Л.С.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Мое опоздание на работу 16 сентября 2004г. произошло в связи с тем, что по техническим причинам с 7:30 до 12:30 на ветке Санкт-Петербург - Гатчина Балтийская были отменены электропоезда. Добиралась на работу на частном автотранспорте. Время, затраченное на дорогу, превысило планируемое в три раза.
Проверить информацию об отмене электропоездов можно по телефону 168-01-11 или в справочной службе Балтийского вокзала.
Подпись Л.С. Герасимова 16.09.2004г.
Технология работы
Создайте новый документ (Файл > Создать > Новый документ > ОК).
Сделайте начальные установки для документа: шрифт Times New Roman, размер 14, выравнивание кнопкой По левому краю.
Напечатайте черновик документа, нажимая клавишу Enter (Ввод) для перехода на следующую строку (например, на новую строку в шапке или новый абзац в основном тексте).
Полученный черновик будет выглядеть следующим образом.
Генеральному директору ЗАО МНТ
Соколову А.В.
от Герасимовой Л.С.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Мое опоздание на работу 16 сентября 2004 . произошло в связи с тем, что по техническим причинам с 7:30 до 12:30 на ветке Санкт-Петербург - Гатчина Балтийская были отменены электропоезда. Добиралась на работу на частном автотранспорте. Время, затраченное на дорогу. превысило планируемое в три раза.
Проверить информацию об отмене электропоездов можно по телефону 168-01-11 или в справочной службе Балтийского вокзала.
Л.С. Герасимова
16.09.2004.
4. Отформатируйте черновик по образцу, приведенному выше
Для этого:
выделите заголовочную часть (кому и от кого) и передвиньте, ориентируясь по линейке, маркер Отступ слева. (Рис. 1.1) на середину 10,5 см
выровняйте заголовоочную часть по ширине, щелкнув на кнопке По ширине;
Рис. 1.1 Регулирование отступа абзаца слева
выделите название документа «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» и установите его в центре строки, щелкнув на кнопке По центру;
выделите содержательную часть документа и установите по линейке левую и правую границы текста и абзацный отступ. Используйте для этого маркеры По левому краю, По правому краю и Отступ первой строки;
выделите подпись и дату и выровняйте их по правому краю листа, щелкнув на кнопке По правому краю.
5. Сохраните документ под именем «Объяснительная записка» в личной папке студента: Файл > Сохранить как... (рис. 1.2).
Рис. 1.2 Сохранение документа