Вопрос 16. Международные стандарты в области работы с эдо. Европейская спецификация MoReq2: назначение, основные направления, проблемы.

Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Для начала стоит определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия непривычно воспринимаются в русском переводе.

- MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения либо передачи документов, или, иначе говоря, жизненного цикла документа.

- MoReq не касается вопросов согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. - другими словами, всего того, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.

-Электронная подпись и шифрование рассматриваются лишь вскользь - в семи обязательных и пяти рекомендательных пунктах. Потому что это вопрос информационной безопасности, а не документооборота.

MoReq может применяться в следующих целях:

- потенциальными пользователями АСЭД - как основа для подготовки конкурсных требований;

- нынешними пользователями АСЭД - как основа для проведения аудита и проверки существующих систем;

- центрами обучения - как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;

- академическими институтами - как учебный ресурс;

- поставщиками и разработчиками АСЭД - как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.

Вопрос 17. Общие положения, классификация сэд. Назначение. Основные свойства.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.

• Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация СЭД

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

   • стандартный набор функций;

   • низкие временные затраты на приобретение и установку;

   • относительно низкая стоимость;

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

   • максимально персонифицированная система;

   • большие временные затраты;

   • высокая стоимость разработки;

3. Комбинированные СЭДО:

   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

   • полное соответствие нуждам предприятия;

   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

   • передача заказчику прав на продукт;

   • простота освоения и использования;

   • удобный интерфейс;

Основные свойства СЭД

- Открытость ( модульная структура, т.е. добавление разных модулей конфигурации)

- Высокая степень интеграции с прикладным ПО.

- Особенности хранения документов.

- Разграничение доступа.

- Отслеживание версий и подверсий документов.

- Наличие утилит просмотра документов различных форматов.

- Аннотация к документам

- Поддержка различных программ