Вопрос 11. Электронная форма документа (эфд), определение, типы, примеры ввода информации в автоматизированные системы.

Электронная форма документа – страница с пустыми полями, оставленная для заполнения пользователем. ЭФД не изображение бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве твердой.

Типы ЭФД

- предназначенные для сбора данных и последующей обработке;

- для сбора информации как внутри, так и вне организации, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения;

- создание форм, доступных удаленным пользователям WEB

Вопрос 12. Этапы развития сэд. Краткая их характеристика.

Электронный документооборот включает создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации.

Этапы развития:

1. Характеристика ситуации (бумажные документы, ручные процессы).

Ввод документов, хранение, поиск, доступ: хранение в папках, потеря, невозможность коллективной работы, ПК-средство подготовки документов, регистрации и хранения;

Процессы: медленные, ручная обработка и внесение данных, пересылка в бумажном виде;

Безопасность: проблемы соблюдения прав доступа, проблемы с сохранением данных);

Информационная инфраструктура минимальная (БД, эл почта).

2. Ситуации те же:

Базовые средства контроля управления, контроль доступа; Входящие документы переводятся в эл. вид, документы хранятся в едином регистре данных;

Процессы: ускорение процессов за счет повышения доступа к документам;

Безопасность: доступ на основе прав доступа;

Инфраструктура: Базовая: локальный поиск, базовые возможности управления документами, хранение, контроль доступа.

3. Автоматизация процессов, внедрение регламентов хранения, включение внешних участников в контур ДО; внедрение регламентов управления хранением: сроками хранения, структурой папок, создание порталов для самообслуживания для граждан и бизнеса; возможность комплексной работы; средства аутентификации в веб доступе, эл подпись; ведомственная, расширенная: управление корпоративным содержанием, записями, бизнес процессами. Расширенная безопасность(управление информационными правилами и аутентификация через веб)

Вопрос 13. Модели сэд.

По применяемой базовой технологии:

- Реализуемая на реляционной модели данных (логическая модель данных, прикладная теория построения баз данных, которая является приложением к задачам обработки данных таких разделов математики как теории множеств и логика первого порядка),

- на документированной технике

- Интегрированные платформы (это единый сервер выполнения программ), \

- Ориентированы на групповую работу.

По типу управления документами

- Регистрационно-учетные

- Предназначенные для организации хранения БД

- Система Workflow (управление деловыми процессами, при выполнении которых используется содержание документа)

По предметной области

- Регистрационно-учетные

- для хранения и управления ЭД

- Специализированные системы(банковские, технологические)

- Системы поддержки процессов (системы управления договорами, планирование)