Вопрос 9. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид.

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид:

• Нормализованные (договора, письма); это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д

• Специализированные (фотографии, карты); относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

• Формализованные это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д.

Бумажный документ – сканирование (образ документа) – распознавание текста документа.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества.

Обычно процесс сканирования - это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).

Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Системы распознавания текстов:

OCR – технология оптического распознавания печатных символов

ICR – распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки.

OMR – распознавание отметок (кресты, галочки и т.д.)

Стилизованные цифры – распознание рукописных цифр, написанных от руки по шаблону, как на почтовом конверте

Вопрос 10. Технологии работы с электронными документами в системе электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как: Условия переходов, Ветвления маршрута, Циклы маршрута, Запуск, Подпроцессов, Таймеров контроля сроков, Автоматизированных процедур обработки, Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.