Вопрос 2. Контроль выполнения процессов и операций

Стратегический план реализации процесса должен обладать определенной эластичностью, так как многие неожиданные проблемы неизбежно приведут к отклонениям от первоначального сценария. С этой целью в операционном менеджменте предусматриваются мероприятия по контролю хода реализации процесса. Можно утверждать, что планирование без контроля теряет смысл, а контроль без планирования невозможен. Поэтому контроль планируется так же, как и любые процедуры в составе процесса, при этом план контроля должен предусматривать и мероприятия по регулированию в случае возникновения отклонений. Взаимосвязь этих понятий показана на схеме рис.37.

При этом решения должны приниматься прежде, чем будет нанесен ущерб процессу. В основном такого рода ущерб связан с несоблюдением сроков, превышением использования ресурсов, стоимости, снижением качества и т.д.

Система целей Планирование Выполнение Контроль

Плановые Фактические

показатели показатели

регулирование

Рис. 37. Взаимосвязь планирования, контроля и регулирования

Контроль процессов и операций можно представить в виде ряда последовательных действий:

• мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение по заранее определенным параметрам за реализацией процесса);

• выявление и анализ отклонений. Осуществляется на основе критериальных ограничений предусмотренных планом, бюджетом, потребностями в ресурсах и т.д.;

• обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Существует два основных методических подхода к контролю как функции - контроль по целям и контроль по отклонениям. На основе системы целей проводится стратегическое планирование, и разрабатываются конкретные мероприятия, которые являются основой для заданий исполнителям. В этом случае целевые установки формулируются в виде конкретных вех с указанием сроков их достижения. В дальнейшем процесс контроля носит дискретный характер и осуществляется только в момент предполагаемого достижения промежуточной цели. Такой вид контроля называется контролем по целям. В ходе выполнения и по окончании работ осуществляется сравнение между плановыми и фактическими показателями. Возникающие отклонения могут приводить или к срочному вмешательству в ход реализации заданий или пересмотру плана, а в некоторых случаях и к пересмотру системы целей процесса. Этот вид контроля называется контролем по отклонениям. Для такого рода контроля необходима максимальная формализация заданий.

Так как процесс планирования представляется в виде иерархии планов, очевидно, что и процессы контроля и регулирования должны осуществляться в соответствии с этой иерархией, см рис.38.

Концептуальный план

Стратегический план

Тактический план

П р о д о л ж и т е л ь н о с т ь п р о ц е с с а

Рис. 38. Уровни контроля

Контроль стратегических целей направлен на регулярную перепроверку основных параметров стратегического плана процесса относительно динамики и перспектив стратегических изменений, могущих повлиять на успех процесса. Например, экологические мероприятия, предусмотренные процессом и предполагаемые изменения законов по охране окружающей среды.

Контроль стратегических предпосылок осуществляется относительно допущений, сделанных в ходе планирования. Например, контроль предполагаемой динамики цен на основные материалы, подлежащие закупкам; или курсов основных валют (если закупки предполагаются осуществлять в других странах).

Контроль реализации. Осуществляется относительно достижений заданных промежуточных целей. Как правило, такой контроль направлен на учет отклонений факта от плана.

Такая структура контроля в ходе реализации процесса достаточно условна. На практике процедуры контроля и регулирования перекрывают друг друга.

План проведения контроля должен отвечать следующим требованиям:

• иметь четко сформулированные цели контроля;

• определять структуру объектов контроля;

• устанавливать критерии и параметры контроля;

• предусматривать регулярность наблюдений в соответствии с намеченными этапами и вехами;

• определять ответственность за проведение контроля.

При этом контроль вынужденно разбивается на ряд функциональных направлений, а именно: контроль календарных планов; контроль использования ресурсов; контроль расходования бюджета; контроль качества процесса и т.д.

В зависимости от требуемой точности применяют следующие методы оценки выполнения процесса:

• метод “0-100” - контроль в моменты окончания работ;

• метод “50-50” - контроль в моменты пятидесяти процентной готовности;

• метод контроля по вехам;

• метод шагового контроля - дискретный контроль через равные промежутки времени;

• экспертная оценка степени выполнения работ и готовности процесса.

Для оценки хода реализации процесса желательно проводить измерения действительно выполненной работы. Однако далеко не всегда это бывает возможным, поэтому часто в практике контроля применяется экстраполяция. Так если принять за исходное положение о том, что состав коллектива, выполняющего данную работу, остается неизменным, и что средняя производительность труда этого коллектива постоянна, то фактически выполненная работа будет пропорциональна времени, в течение которого она выполнялась до данного момента.

Таким образом, контроль процесса представляет собой многоуровневую систему, имеющую несколько функциональных направлений. Рассмотрим основные функциональные направления.

Календарный контроль планов. Календарный контроль планов заключается в установлении временных показателей, характеризующих взаимодействие участников процесса. Одновременно накапливается информация о продолжительности, интенсивности и трудоемкости выполнения контролируемых работ, уровня реализации плановых заданий по основным показателям. По результатам контроля проводится статистический анализ.

Контроль использования ресурсов. Включает в себя определение: расхода материалов, конструкций, деталей; загрузки трудовых ресурсов; загрузки машин, механизмов и вспомогательного оборудования и пр.

Контроль бюджета осуществляется по следующим показателям:

• бюджетная стоимость, рассчитываемая в начале процесса по действующим нормам и нормативам или детальным калькуляциям;

• оценочная итоговая стоимость, включающая в себя - обязательства по заказам на материалы и субконтрактам, стоимость материалов и подрядных работ, а также стоимость выполненных работ на момент контроля бюджета.

Затем устанавливают дестабилизирующие факторы, которыми могут быть: низкая производительность, превышение норм заработной платы, стоимости материалов, несоответствие квалификации работников, недостача требуемых ресурсов, оборудования, инструментов, дополнительные затраты на переделки и др.

Для оценки выполнения бюджета используют текущую информацию о степени завершенности работ, а именно:

• общий объем завершенной работы, выраженный в процентах

от объема работ;

• выполнение работ по этапам;

• процент завершения процесса или выполнения работ;

• стоимость, полученная на дату контроля.

В основе контроля бюджета лежит финансовая система учета, бухгалтерский учет и отчетность. По отчетным документам можно контролировать: активы (производственные затраты, запасы, выполненные работы, денежные средства, дебиторскую задолженность других предприятий и организаций); пассивы и собственные средства (фонды из прибыли, нераспределенную прибыль, обязательства, кредиторскую задолженность другим предприятиям). По действующему законодательству бухгалтерская отчетность составляется по кварталам и годам. Поэтому для промежуточного контроля бюджета применяется метод “процент завершения” или “процент выполнения”. К сожалению, современная российская система бухгалтерского учета и отчетности не позволяет эффективно осуществлять внутрифирменный контроль бюджета (внутренний аудит). Причина кроется в том, что исторически эта система предполагала доминирующую роль государства по контролю над деятельностью предприятий. В настоящее время внедряются международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) как унифицированная система бухгалтерского учета.

Контроль качества процесса. Система управления качеством процесса состоит из нескольких уровней:

• на этапе разработки концепции устанавливают нормативные требования к проектируемым изделиям, а также эксплуатационные требования к ним;

• применительно к объектам промышленности качество рассматривается по следующим основным направлениям: целевое назначение, приоритетность, экологическая безопасность, финансирование и экономическая эффективность;

• на фазе планирования проводится оценка реалистичности и надежности инженерно-конструкторских и организационно- технологических решений, качества планов. При этом качество проектных решений определяется методом квалиметрии по комплексу показателей. К таким показателям качества можно отнести: назначение, безотказность, долговечность, ремонтопригодность, эргономику, технологичность, эстетические характеристики, соответствие требованиям стандартов, безопасность, устойчивость к внешним воздействиям и т.д.

Непосредственное проведение контроля качества заключается в проверке физических характеристик изделия, конструктивных элементов, материалов, деталей и дополнительных приспособлений и сравнении их с приемочными стандартами. В рамках соблюдение условий качество обеспечивается: специально создаваемой организационной структурой; четким распределением ответственности и уровней полномочий отдельных лиц, групп и организаций-участников процесса.