Документирование плана процесса

Разработка, документирование и согласование плана процесса направлены на решение следующих основных задач:

• обеспечить понимание целей процесса и средств их достижения;

• сформировать средство контроля за ходом процесса;

• определить критерии описания требуемых ресурсов (времени, денег, штата) и вех, которые должны быть достигнуты. При этом предполагается, что все участники процесса согласны с объемами работ, сроками и уровнем ресурсного обеспечения, требуемыми для достижения целей;

• определить основу для оперативной оценки успешности процесса. Успех процесса может быть измерен на основе сравнения фактических данных по использованию ресурсов и достигнутых вех с запланированными.

План процесса может включать следующие основные разделы:

• краткую характеристику процесса;

• введение (цели и ожидаемые результаты; стратегия; объем работ; организационные связи; ссылки на внешние документы);

• описание технологической модели процесса (роли и ответственности; процедуры управления процессом; обзоры и утверждения);

• описание комплекса работ (работы процесса, оценка объема работ и квалификации; внешние задачи; возможные изменения);

• ресурсное обеспечение (персонал; оборудование; средства; прочее);

• график работ (график работ по этапам; список вех);

• финансирование (история финансирования подобных процессов; бюджет; план затрат; фонды; предположения);

• ограничения, риски и неопределенности процесса (зависимости от внешних событий; риски и неопределенности; предполагаемые алгоритмы решения проблем);

Информация, содержащаяся в плане, должна быть представлена в форме, удобной для рассмотрения руководством компании. Руководство должно принять решение по ресурсам, критическим вехам и ключевым рискам, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.

План процесса может быть обсужден с заказчиком, что может быть полезно с таких точек зрения, как: твердое соглашение, корректировка проблем и недопониманий и решение спорных вопросов по графику работ и д.р.

Все действия разработчика не должны входить в противоречие с действующим трудовым законодательством. Решение такого рода задач реализуются в виде вычислительных процедур, как правило, с применением специализированных компьютерных программ.

Впервые позволила обоснованно решать задачи закупок и поставок MRP – система «Планирование материальных ресурсов» (Material Requirement Planning). MRP-система оказалась весьма полезной, так как позволяла формировать подетальные планы производства, закупок и текущих складских запасов для сложных изделий с многоуровневыми спецификациями. Применение MRP позволило существенно уменьшить складские запасы, улучшить обслуживание клиентов и повысить прибыль.

Появление компьютеров нового поколения позволило значительно расширить планируемые ресурсы. Появившаяся концепция MRP II (Manufacturing Resource Planning) или планирования ресурсов производства стала естественным этапом в развитии систем планирования и управления. В цикл планирования были введены не только материалы и мощности, а и остальные ресурсы предприятия, и финансы, и работники. Будучи концепцией тотального планирования ресурсов производства, MRP II осталась основой технологий управления до настоящего времени.

В середине 90-х появляется Constraint Planning CP – (Планирование в условиях ограничений). Недостатком MRP было то, что предприятие рассматривалось как объект с бесконечными ресурсами. CRP добавил планирование ресурса производственных мощностей. Анализ финансовых ресурсов осуществлялся через планирование денежных потоков. А общий анализ всех ресурсов, их наличие и оценка возможности выполнить производственную программу возлагались на человека.

Метод Constraint Planning берет эти задачи на себя, формируя производственные планы в условиях описанных ограничений по ресурсам и сформулированным граничным условиям по результатам. Позволяет в автоматическом режиме и непрерывно отслеживать изменение состояния ресурсов и принимать решение о перепланировании. Но и имеет определенные ограничения.

ERP-системы — это одни из популярных современных решений систем управления предприятием и являются логическим продолжением систем класса MRPII. Работа MRPII-систем состояла в планировании материальных, мощностных и финансовых ресурсов, необходимых для производства. Со временем, появились новые функциональные возможности, объединение которых в единую систему принесло бы предприятию больше эффективности в планировании и управлении бизнесом. Эти идеи были реализованы в ERP-системах. Термин ERP, означает финансово ориентированную информационную систему для определения и планирования ресурсов предприятия, необходимых для получения, изготовления, отгрузки и учета заказов потребителей. Современные ERP-системы — набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий — планирование ресурсов (финансовых, кадровых, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности.

ERP-система включает в себя: все функции MRPII; совокупность всех финансовых функций; предоставление всей необходимой отчетности; автоматизацию продаж; развитые производственные функции; функции управления качеством; функции предоставления сервиса; функции управления персоналом; инженерные функции; функции распространения и логистики. Поскольку ERP-система как стандарт ещё окончательно не сложился, имеют место вариации и некоторые разночтения в определении ERP: типовой набор функций или технологические особенности или ориентация на масштаб предприятия и объемы обрабатываемых данных. ERP-системы предназначены, в значительной степени, для крупных предприятий. Существенной чертой стандарта ERP является возможность глобального (интернационального) управления производством, товарами и услугами. В ERP-системы добавляются механизмы управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности. Это особенно важно для крупных международных корпораций, у которых отдельные компании и подразделения тесно взаимодействуют между собой, находясь в разных странах и регионах.