Теоретический материал по теме Вопрос 1. Построение технологической модели процесса

Технологическая модель формирует необходимую основу для определения измеримых показателей (трудоемкости, стоимости), а также позволяет с высокой степенью достоверности прогнозировать достижение результатов процесса.

Технологическая модель позволяет свести цели процесса к иерархии средств их достижения. В последствии технологическая модель может разделяться на элементы для специализации видов и объемов работ участников процесса, координации их действий и закрепления ответственности, вплоть до уровня, обеспечивающего управляемость.

Технологическая модель процесса позволяет:

• разделять весь процесс на отдельные результаты;

• определять объем процесса в терминах, понимаемых заказчиком и участниками;

• поддерживать документирование ответственности и подотчетности по результатам;

• обеспечивать формирование бюджета процесса;

• определять структуру организации работ и сопутствующей отчетной информации.

• на основе технологической модели также можно выявлять и  отслеживать изменения, а также управлять ими для достижения требуемого результата.

Разработка технологической модели может проводиться или методом «сверху вниз», или методом «снизу вверх», или с одновременным использованием обоих подходов. Уровень детализации спецификаций может различаться достаточно широко.

Применительно к реальным процессам могут быть следующие подходы к построению технологической модели:

• компоненты продукции процесса;

• функциональные элементы деятельности;

• этапы развития процесса;

• элементы организационной структуры.

В отдельности каждый подход имеет свои слабые и сильные стороны. На практике наилучшим подходом является разработка комбинированной структуры с использованием смешанного подхода. Искусство моделирования технологического процесса состоит в умелом соединении трех различных структур - процесса, продукта и организации в единую структуру процесса. Структура, построенная таким образом, может отображать структуру продукта на верхних уровнях и переходить к структурам, отображающим специфические работы на нижних уровнях, что позволяет перейти к схеме определения ответственных за отдельные виды работ.

Существуют задачи, которые не попадают под контроль менеджера, например задачи, обеспечивающиеся и контролируемые заказчиком. Однако такие задачи накладывают определенные ограничения на модель технологического процесса.

В самом простом варианте процедура разработки технологической модели состоит из следующих шагов:

• Первый шаг – определение конечных результатов процесса.

• Второй шаг – определение основных работ и промежуточных результатов.

• Третий шаг – интеграция модели с системой управления и контроля компании.

• Четвертый шаг – согласование технологической модели с участниками процесса и последующая корректировка.

Основные правила формирования технологической модели:

• Каждый элемент должен иметь уникальный идентификатор. Названия элементов на каждом уровне должны соответствовать критериям модели и действиям, связанным с производством конечного продукта этого уровня. Например, при использовании функционального критерия элементы могут иметь в названии метку "разработка", а элементы, связанной с производством,- метку "производство". На уровнях, отображающих деятельность, связанную с продуктами, название должно отражать последовательность, например "установка двигателя".

• Каждый новый уровень в технологической модели добавляет более детальные элементы, при этом, каждый из элементов связан с более общим элементом, расположенным на уровень выше. На любом из уровней группе "дочерних" (детальных) элементов соответствует только один "родительский" (суммарный) элемент. Это есть основополагающее правило, которое обеспечивает корректность суммирования стоимостей, вывода объединенных календарных графиков и обобщения информации о работах при переходе с одного уровня на другой.

• Родительский элемент должен иметь больше одного дочернего элемента. Это правило позволяет избежать избытка уровней и обеспечивает получение структуры, пригодной для обобщения.

• Детализация технологической модели должна выполняться до тех пор, пока для каждой ветви не будут определены элементарные результаты (продукты), обеспечивающие достижение всех целей процесса.

• Детализировать деятельность полезно до уровня, обеспечивающего возможность получения отчетности, необходимой для руководства и заказчика. Излишняя детализация повлечет за собой проблемы сбора и обработки информации.

Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми в ходе формирования технологической модели процесса, являются:

• пропуск стадии структуризации процесса и переход непосредственно к поиску и решению проблем процесса;

• использование только функций организационных подразделений вместо конечных продуктов или используемых ресурсов;

• повторение элементов структуры;

• отсутствие интеграции структуры процесса с системой управления и контроля компании;

• излишняя или недостаточная детализация;

• отсутствие компьютерной поддержки планов;

• неучет "неосязаемых" конечных продуктов, таких, как услуги, информационное, или программное обеспечение.

Особую роль технологическая модель играет в процессах с высоким уровнем риска. См. рис. 14. Например, процессы, требующие получения разрешительных документов и лицензий от надзорных органов, могут иметь высокую степень риска. При этом рисковая ситуация может возникать не для всего процесса в целом, а только для некоторых работ.

Полная неопределенность

Р и с к

Субъективная Объективная

вероятность вероятность

Полная определенность

Рис. 14. – Вероятности будущих событий в контексте риска.

Понятие «полная определенность» в контексте риска представляет собой некую идеализацию анализа рисков, так как единственная определенность в отношении будущего – это то, что оно неопределенно. Достичь полной определенности можно только тогда, когда событие уже свершилось. Иначе говоря, исходной позицией анализа рисков является преимущественно «полная неопределенность». Лишь использовав имеющийся арсенал инструментов оценки и снижения рисков, возможно, в какой-то степени приблизиться к полной определенности. Выделяют три основные причины, порождающие неопределенность. Первая из них, это отсутствие полной информации для принятия верного решения. Второй является случайность, которая связана с тем, что те же события происходят в иной отрезок времени. И, наконец, третья причина связана с непредсказуемостью изменения жизненного пространства процесса. Трудно прогнозировать, например, изменения налогового законодательства или международные события, влияющие на конъюнктуру рынка. Понятие «риск» существует исключительно в контексте будущих событий и тогда становятся понятными слова древних философов «то, что свершилось нельзя не свершившимся сделать», все, что можно было потерять, уже потеряно и тогда, следовательно, риска потерь уже не существует. Технологическая модель позволяет решать задачи, связанные с рисками. Например, графически можно представить вероятность развития событий применительно к категориям затрат и времени на протяжении всего процесса (рис. 15).

Используя информацию из различных источников, например по предыдущим оценкам рисков, экспертным оценкам и другим, обследуются рисковые случаи (события) и определяются характерные риски. Затем они анализируются с позиции определения вероятности их наступления, степени влияния и взаимозависимости.

Если задача выявляет риски, связанные с объемами работ, то снизить их возможно, повысив уровень детализации. Дополнительная детализация работ с высоким уровнем риска, обеспечивает лучшую оценку рисковой ситуации, а также более точную оценку стоимости и сроков. Дополнительная декомпозиция позволяет определить предполагаемые и ожидаемые показатели на контролируемом уровне.

Рис. 15. Относительная неопределенность категорий времени и издержек по процессу

Объединение планирования рисков и разработки технологической модели позволяет определить работы, на которые могут повлиять изменения, произошедшие в случае возникновения рисковой ситуации. Длительность «рисковых» работ определяется таким образом, чтобы компенсировать степень неопределенности и потенциального влияния рискового события. Например, работа, для которой существует возможность возникновения рисковой ситуации, должна быть определена в качестве последующей для работы, на которую она может оказать влияние. В этом случае длительность работы, на которую оказывается влияние, определяется в соответствии с нормальным сроком выполнения, а длительность «влияющей» работы определяется с учетом влияния риска задержки.

При учете рисков процесса каждый уровень технологической модели должен быть проанализирован с точки зрения следующих вопросов:

• четко ли и полностью определены результаты процесса?

• какова вероятность изменений?

• ограничены ли трудовые ресурсы, парк оборудования, доступность внутренних ресурсов и потенциальных поставщиков?

• ожидается ли массовое заключение подрядных договоров на аналогичные процессы?

• определены ли и применяются процедуры управления изменениями?

• определены ли шкалы измерения результатов работ?

• определены ли требования к ресурсам, необходимым для выполнения работ?

• определены ли риски закрытия договора, влияния общественного мнения, утверждения руководством, понимания исполнителями целей процесса и т.д.?

Согласно рис. 16, технологическая модель является основой:

• комплексного (стратегического) плана процесса. Здесь технологическая модель обеспечивает основу для планирования объемов работ, стоимости, сроков и рисков. В рамках программных продуктов она также обеспечивает средство интеграции всех данных;

Концептуальный план

(Технологическая модель)

Оценка рисков

Формирование бюджета

Назначе-ние работ

Разработка календарного плана

Определение последов-ти работ

Форму

лирование содер

жания

Планирование ресурсного обеспечения

Оценка продолжи-тельности работ

Стратегический план

процесса

Оценка стоимости

Рис. 16. Взаимосвязь технологической модели с планирования процесса.

• отчетности о выполнении процесса. Здесь технологическая модель обеспечивает процесс контроля выполнения графика и освоения денег, поскольку шкалы оценки связаны с работами;

• всеохватывающего контроля изменений. Здесь технологическая модель обеспечивает идентификацию соответствующих точек контроля, которые используются для упрощения обмена информацией и контроля выполненных объемов работ, качества, выполнения графика и освоения затрат;

• управления содержанием процесса. Здесь разработка технологической модели способствует формированию концептуального представления и определения элементов, являющихся результатом процесса.

С помощью технологической модели работы структурируются и непосредственно связываются с графиком, а ресурсы распределяются и отслеживаются.