Вопрос 2. Назначение ответственных исполнителей. Составление графиков работы персонала

Технологическая модель является основой структуры процесса. Однако процесс может быть выполнен только при условии согласованных действий исполнителей.

Состав работ во многом определяет форму организационной структуры. Хотя связи между работами, технологической моделью и элементами организационной структуры на практике никогда не бывают такими ясными, как в теории.

Матрица ответственности содержит список детальных работ технологической модели по одной оси, список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ, по другой оси, элементами матрицы являются коды видов деятельности из заранее определенного списка (рис.11.).

Рис. 11. Вариант матрицы ответственности.

Количество видов ответственности может быть различным в зависимости от специфики процесса и его организации, но в любом случае рекомендуется ограничиться небольшим набором легких для описания и понимания видов участия в выполнении работ. Пример представлен на рис. 12.

Рис. 12. Пример элемента матрицы ответственности

Например, основную роль в выполнении любой работы играет непосредственно ответственный за ее выполнение, но в матрице должны быть отображены и те люди или организации, которые обеспечивают поддержку работ непосредственного исполнителя, а также те, кто будет осуществлять оценку и приемку работ.

Матрица может также отображать виды ответственности конкретных руководителей за различные виды работ. Кроме того, в матрице могут быть отображены роли людей, не задействованных непосредственно в процессе, но которые могут оказывать поддержку менеджеру. В процессе построения технологической модели обязательным элементом является определение основных вех. Определение вех устанавливает основу для согласования основных стадий процесса, а также для оценки и контроля на высшем уровне и, таким образом, является ключевой частью процедуры календарного планирования. Кроме того, вехи обеспечивают естественную серию контрольных точек. Эти контрольные точки соответствуют промежуточным целям, необходимым для достижения общих целей процесса. При оценке выполнения работ вехи позволяют руководству понять, на какой стадии находится процесс, и определить, достигнуты ли основные состояния, необходимые для успешного завершения работ.

В отличие от работ вехи не имеют продолжительности, они являются контрольной точкой, и имеют только две оценки - выполнена или нет.

Составление графиков работы персонала

Под составлением рабочих графиков подразумевают разработку алгоритмов, предназначенных для обеспечения процессов и операций людскими ресурсами. Для решения такого рода задач необходимо получить ответы на определенные вопросы для разных участников процесса (см. рис. 13.):

Задачи составления рабочих графиков

Для конкретного работника предприятия

Для менеджера процесса

• какого числа работнику следует выйти на работу;

• в какую смену он должен выйти на работу;

• на каком рабочем месте он должен работать?

• кто именно будет работать у него в данный календарный рабочий день, в данную смену;

• на каком рабочем месте у него будет работать каждый (конкретный) работник?

Рис. 13. Алгоритм решения задач участниками процесса

    

При этом каждый работник должен:

• получить заданное количество скользящих выходных (как правило, два) в неделю;

• в течение месяца отработать одинаковое количество раз в разных сменах;

• отработать одинаковое количество времени на своем рабочем месте.

Все действия разработчика не должны входить в противоречие с действующим трудовым законодательством. Решение такого рода задач реализуются в виде вычислительных процедур, как правило, с применением специализированных компьютерных программ.