Информатика 1 курс, 2 семестр.
Лекция 1. Microsoft Office. Microsoft Word.
Microsoft Office — Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для ОС Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.
Microsoft Office 2013 (также называемый Office 2013 и под кодовым названием Office 15) — текущая версия популярного офисного пакета компании Microsoft и преемник Microsoft Office 2010. Пакет был представлен 16 июля 2012 года.
Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. Наиболее полная из них содержит:
Microsoft Word — текстовый редактор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 97—2003 с расширением DOC. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт де-факто в документообороте большинства предприятий.
OLE (Object Linking and Embedding, произносится как oh-lay [олэй]) — технология связывания и внедрения объектов в другие документы и объекты, разработанная корпорацией Microsoft. В 1996 году Microsoft переименовала технологию в Active X.
OLE позволяет передавать часть работы от одной программы редактирования к другой и возвращать результаты назад. Например, установленная на персональном компьютере издательская система может послать некий текст на обработку в текстовый редактор, либо некоторое изображение в редактор изображений с помощью OLE-технологии.
Основное преимущество использования OLE (кроме уменьшения размера файла) в том, что она позволяет создать главный файл, картотеку функций, к которой обращается программа. Этот файл может оперировать данными из исходной программы, которые после обработки возвращаются в исходный документ.
OLE используется при обработке составных документов (compound documents), может быть использована при передаче данных между различными несвязанными между собой системами посредством интерфейса переноса (http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%90%D0%BD%D0%B3%D0%BB%D0%B8%D0%B9%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B9_%D1%8F%D0%B7%D1%8B%D0%BAdrag-and-drop), а также при выполнении операций с буфером обмена. Идея внедрения широко используется при работе с мультимедийным содержанием на веб-страницах, где используется передача изображения, звука, видео, анимации в страницах HTML (язык гипертекстовой разметки) Однако, технология OLE использует архитектуру «толстого клиента», то есть сетевой ПК с избыточными вычислительными ресурсами. Это означает, что тип файла либо программа, которую пытаются внедрить, должна присутствовать на машине клиента. Например, если OLE оперирует таблицами Excel, то программа Excel должна быть инсталлирована на машине пользователя.
Русская версия офисного пакета программ. Microsoft Office 2010 объединяет в себе программы для создания и редактирования различных документов, баз данных, электронных таблиц, презентаций и других разнообразных офисных целей. Используя приложения из пакета Microsoft Office, можно обмениваться документами через интернет, осуществлять совместную работу над проектами. Вся линейка продуктов Microsoft Office 2010 обладает упрощенной навигацией. Графические меню и интуитивно понятный интерфейс делают более лёгкой работу с документами. Пакет содержит следующие продукты: Word, Excel, PowerPoint, Outlook с Диспетчером контактов, Publisher, Access.
Пакет Microsoft Office распространяется в нескольких версиях: Для дома и бизнеса (Home and Business), Professional, Для дома и учебы (Home and Student) и т.д. В этих версиях офисного пакета различный состав приложений. Различные версии Microsoft Office скачать бесплатно можно с сайта разработчика. Эта версия офисного пакета пришла на смену Microsoft Office 2007.
Microsoft Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls».
Microsoft Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.
Microsoft PowerPoint — приложение для подготовки презентаций.
Microsoft InfoPath — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений.
Microsoft Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.
Microsoft Publisher — приложение для подготовки публикаций.
Microsoft Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.
Microsoft Project — управление проектами.
Microsoft Query — просмотр и отбор информации из баз данных.
Microsoft OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.
Microsoft Groove — приложение для поддержки совместной работы.[1]
Microsoft SharePoint Designer — инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.
Microsoft Picture Manager — работа с рисунками.[2] Программы — эквиваленты: OpenOffice.org Draw
Microsoft Document Image Writer — виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format
Microsoft Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.
Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage (программа для создания сайтов), однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.
Основные приложения MS-Office:
Текстовый процессор MS-Word
Электронная таблица MS-Excel
Система управления базами данных MS-Access
Система для подготовки презентаций MS-PowerPoint
Браузер MS Internet Explorer
Система разработки WWW-сайтов MS-FrontPage
Коммуникационная система MS-Outlook
Разделы для изучения текстового процессора MS-Word:
Основы работы с документами
Редактирование и навигация по тексту
Форматирование текста
Форматирование абзацев
Форматирование разделов
Стандартные приемы форматирования документов
Таблицы
Списки
Графические элементы
Специальные приложения
Орфография, синонимы
Макросы
Шаблоны
Настройка
Присвоение стиля заголовка
Любой, кто занимается оформлением документов, которое еще не требует профессиональных программ для верстки, но уже затрагивает ГОСТы, например, ГОСТ 7.32 «Правила оформления отчета о научной работе», — так вот, любой такой человек должен великолепно владеть стилями заголовков. Они позволяют ясно видеть структуру работы (главы, разделы, пункты) в меню «Вид — Схема документа»,
(или Область навигации – это новая функция Microsoft® Word 2010. При ее помощи можно быстро переходить от одной части документа к другой. Для навигации в этом случае используются заголовки, которые Вы использовали в тексте. Для включения функции «Область навигации», на ленте задач перейдите во вкладку «Вид». Теперь переместите указатель в группу функций «Показать» и отметьте пункт «Область навигации». Теперь справа появилась дополнительная панель с тремя вкладками.)
а также формировать автоматическое оглавление: «Вставка — Ссылка — Оглавление и указатели — Оглавление».
При работе с большим объемом документа, например с дипломной работой. очень удобно использовать настройки стилей, так как вручную менять шрифты, цвет и размеры заголовков очень долго и не удобно, а используя стили Вы сможете сразу изменить всю группу, например: Заголовок 2.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов. Вы можете использовать их в организации для создания «корпоративного стандарта». Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа, облегчающая навигацию и построение оглавления.
Разметка стандартными стилями
Для начала разберёмся с использованием стандартных наборов стилей. Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав на кнопку Дополнительные параметры.
Стиль Обычный используется для текста по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант возврата к обычному стилю – комбинация клавиш <Ctrl + Shift + N>. Так вы можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и оформления. Нажав <Ctrl + Пробел>, вы вернёте документу стандартный набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать свой. Сделать это совсем не сложно.
Нажмите кнопку открытия окна стилей, чтобы получить доступ к настройкам. В окне стилей вы можете выбирать между отображением названий и названий с оформлением, устанавливая и снимая флажок Предварительный просмотр.
Будет открыто окно, где вы можете выбрать стиль из другого набора или настроить множество параметров самостоятельно, например, изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши <Enter>) будет оформлен так же. При настройке заголовков лучше указать здесь Обычный, ведь в подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой документа, над которым вы работаете.
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его из меню, однако не всегда следует отказываться от него полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей, чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и, соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его, каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический аналог первого способа).
Чтобы получить доступ к остальным настройкам, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка.
Например, щёлкнув по пункту Граница, вы вызовете стандартное окно Границы и заливка. Здесь вы можете добавить заголовку подчёркивание по левому и нижнему краю.
Вместо того чтобы изменять имеющиеся стили, вы можете создать свой новый. Нажмите кнопку Создать стиль в окне Стили и производите все те же манипуляции, что вы делали при редактировании. Здесь есть лишь два основных отличия:
Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться будет невозможно). Используйте «говорящее» наименование. Например, при разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д. Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль. Имеются пять заготовок:
Абзац. Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
Знак. Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца. Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие «ненужные» параметры;
Связанный (абзац и знак). Определяет внешний вид и абзаца, и текста. Идеально подходит для оформления заголовков;
Таблица. Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
Список. Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных списков.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его использовать и в других документах, а также передавать, например, коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили останутся даже в «пустом» документе. Не забудьте поставить на файл атрибут «Только для чтения», чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Во-вторых, вы можете сохранить текущий набор стилей в отдельном файле. Для этого выберите пункт меню «Сохранить как набор экспресс-стилей».
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word (*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без оформления.
Для работы с таблицей в программе Microsoft Word нужно зайти в закладку «Вставка» - «Таблица»
Вставить таблицу – открывает диалоговое окно с параметрами настройки вставляемой таблицы:
Число столбцов – позволяет установить количество столбцов в таблице
Число строк – позволяет установить количество строк в таблице
Автоподбор ширины столбцов – позволяет настраивать ширину таблицы
По умолчанию для всех таблиц – применять настройки ко всем таблицам
Нарисовать таблицу – позволяет нарисовать самостоятельно таблицу с помощью рисовального инструмента.
Таблица Excel – позволяет создавать таблицу Excel
Экспресс таблицы – показывают готовые варианты стилей таблицы
После того как Вы вставили таблицу в панели вкладок добавляется две вкладки «Конструктор» и «Макет».
Вкладка «Конструктор» позволяет:
Параметры стилей таблиц – добавлять стиль таблицы строки и столбцы
Стили таблиц – выпадающий набор различных цветовых стилей
Рисование границ – позволяет форматировать границы и рисовать таблицы
Вкладка «Макет» позволяет:
Таблица
Выделить – позволяет выделять определённые фрагменты таблицы (ячейки, столбцы, строки всю таблицу)
Отобразить сетку – отображение линий сетки внутри таблицы
Свойства – открывает диалоговое окно, позволяющее настраивать таблицу (см. рисунок «Свойство таблицы»)
Удалить – позволяет удалять строки, столбцы, ячейки, таблицу. Удалить таблицу, выделив её и нажав «Delete» нельзя.
Строки и столбцы – позволяет вставлять строки и столбцы
Объединение – позволяет объединять и разделять ячейки и таблицы
Размер ячейки – позволяет задавать размеры
Выравнивание – позволяет выравнивать текст внутри полей таблицы