3.3. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації

3.3.1. Основні напрями уніфікації управлінської документації

Виходячи з головної мети, уніфікація повинна забезпечувати типовий склад службових документів певної системи, основних аспектів змісту (у письмових документах – тексту) та форми, що передбачає стале розміщення реквізитів та показників з метою їхнього зіставлення у взаємопов’язаних документах.

Якщо розглядати уніфікацію за ознакою поширення на ряди службових документів, то вона може здійснюватись як у межах певної системи документації, так і на рівні групи документів або ж на рівні окремого виду документа (виду номіналу документа).

За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфікацію носія інформації. Щодо характеристик носія, то якщо не зважати на вимоги стандартів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів. Найбільша увага приділяється інформаційній частини, тобто процесам безпосереднього створення службового документа.

Створення службового документа – складання тексту та оформлення службового документа.

Текст службового документа – зміст писемного службового документа, що виступає як його головний реквізит.

Оформлення службового документа – фіксація реквізитів службового документа, встановлених правилами документування.

Правила документування – вимоги та норми, що регламентують порядок створення документів.

Реквізит службового документа – елемент оформлення службового документа, що фіксується з метою уніфікації цього процесу, ідентифікації документа та надання йому юридичної сили.

Формуляр службового документа – склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.

Уніфікація процесів створення службового документів включає два головних напрями – уніфікацію складання текстів та уніфікацію оформлення документів. Зміст цих напрямів полягає в:

а) уніфікації структури документа (тобто розроблення сталого формуляра) та методів контролю інформації в документах (показників);

б) уніфікації організації тексту (структура тексту, його мовні, тобто лексичні, морфологічні, синтаксичні, стилістичні аспекти).

Уніфікація процесів створення службових документів пов’язана з розробленням УФД та створенням УСД, про які вже йшлося під час розгляду ДКУД (див.: 2.3. Державний класифікатор управлінської документації).

Уніфікована форма (службового) документа – стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функціонального призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Уніфікована система документації – створена за єдиними правилами та вимогами система документації.

В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД сьогодні регламентуються двома державними стандартами – ДСТУ 3843-99 “Державна уніфікована система документації. Основні положення” (далі – ДСТУ 3843-99) та ДСТУ 3844-99 “Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови” (далі – ДСТУ 3844-99).

Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, зафіксовані в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюється організація розроблення УФД, розроблення її проекту, затвердження та державна реєстрація УФД, видання та розповсюдження бланків форм документів, порядок розроблення галузевих УФД та форм документів підприємств, порядок внесення змін та скасування УФД.

У цілому при уніфікації документації здійснюються такі основні види робіт:

• визначається номенклатура діючих форм;

• здійснюється побудова єдиної моделі документів для однорідних видів;

• встановлюються загальні синтаксичні правила побудови документної інформації;

• визначаються методи контролю інформації в документах (показників).

Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяються на такі категорії:

• державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;

• галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;

• уніфіковані форми документів підприємств, установ і організацій.