Література Основна

1. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.

2. Банасюкевич В.Д., Баркалова О.М. О создании и развитии документных классификаций // Развитие советского документоведе-ния (1917-1981): Сб. науч. тр. – М.: ВНИИДАД, 1983. – С. 100-117.

3. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАКККіМ. – К., 2000. – С. 126-133.

Додаткова

1. Положення про ведення Державного класифікатора управ-лінської документації (ДКУД): Нормативний документ / Держкомстат України. – К., 1997. – 10 с.

2. Бибик С.П. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра, 1997. – С. 6.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-е вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – С. 5-8.

4. Черешня А.Г. О классификации документов систем управления // Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. – М., 1987. – С. 39-57.

Питання для самоконтролю знань

1. Роль та завдання класифікації управлінських документів.

2. Класифікування управлінських документів за різними ознаками.

3. Критерії класифікування управлінських документів.

4. Типи (класи) управлінської документації.

5. Базові види документації.

6. Інфраструктурні види документації.

7. Дисциплінарні види документації.

8. Призначення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).

9. Структура ДКУД.

10. Ведення ДКУД.

3. Уніфікація та стандартизація управлінської документації

3.1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів

Одним з напрямів удосконалення системи класів управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів. Серед основних причин, що зумовлюють необхідність проведення цих робіт є:

• наявність видів службових документів з дубльованою інформацією їхніх текстів;

• відсутність єдиних підходів (вимог) до процесів укладання цих текстів та оформлення документів, взаємозв’язку між документами, що належать до одного класу (підкласу) управлінської документації;

• необхідність упорядкування й визначення оптимального складу показників, зафіксованих у документах.

У широкому теоретичному розумінні уніфікація – це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхнього співпадання в об’єктах, що складають комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність управлінських ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ. Втім, у цій сфері мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява унікальних за оформленням документів, які, безперечно, не є об’єктами уніфікації.

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме розробленням та впровадженням державних (чи інших видів) стандартів, в яких зафіксовано вимоги до створення документів, тобто складання їх текстів та оформлення. На сьогодні це найвища форма уніфікації документів, оскільки в державних стандартах офіційно і нормативно у загальнодержавних масштабах на тривалий час (5 років і більше) закріплюються найбільш ефективні характеристики форми та змісту документа.

Головною метою уніфікації та стандартизації документів є створення уніфікованої системи документів, що може дати високий економічний ефект. Це виявляється за рахунок зниження витрат часу на складання текстів службових документів, оформлення їх, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації. З іншого боку, впровадження уніфікації та стандартизації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів всіх класів управлінської документації у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.