Жеделхаттар

Жеделхаттар ақпарат беру әдісі (телеграф) жағынан бірдей, әр түрлі мазмұндағы құжаттардың жалпы түрдегі жинақтама атауы.

Жеделхаттың құрамына мыналар кіреді: қай санатқа жататына туралы белгі (үкіметтік, халықаралық, жедел, санаты жоқ, кезектен тыс, шторм, байланыс, апат); мекен-жайы, мәтіні, мәтінге қол қойған лауазымды адамның аты-жөні, жіберуші ұйымның байланыс мекен-жайы, жіберуші лауазымды адамның қолы,мөрі,күні.

Жеделхаттың екінші данасы (көшірмесі) ұйымының іс қағаздарында сақталады.

Мәтініне ерекше телеграф стилі тән: көмекші сөздер, швлаулар, жалғаулықтар, тыныс белгілері болмайды. Сандар сөзбен жазылады, мәтін қысқа, жинақылықты қажет етеді, екіұшты, астарлы болмауы тиіс.

Халықаралық жеделхаттар орыс және латын қаріптерімен басылады.

Халықаралық жеделхат мәтіні 1,5 жоларалықта, баспа әріптермен, жаңа жолсыз, тасымалсыз, түзетулерсіз басылады.

Халықаралық жеделхаттың мекен-жайы бөлімінде жеделхаттың санаты туралы белгі, қабылдаушының аты, жіберілген елдің атауы көрсетіледі. Мәтінге ұйым басшысының қолы қойылады.

Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмірі, күні, орындаушының аты-жөні, қызмет телефонының нөмірі көрсетіледі.

Баяндау хат

Баяндау хат- ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты қамтып баяндауған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат.

Ұйымның өз ішінде арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады. Мерзімі көрсетіледі. Сонымен қатар, мекеменің атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін тақырыбы, кімге арналғаны көрсетіледі.

Баяндау хат мекеменің атынан жоғары жаққа арналса, компьютерде теріліп, мекеме басшысы қол қояды.

Түсініктеме хат

Түсініктеме-қызметкердің қандай да болмасын бір жарлықты орындамау немесе тәртіп бұзу себептерін түсіндірген құжат түрі.

Түсініктеме қалыпты қағазға қолмен жазылады. Онда кәсіпорынның, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат түрі, күні, нөмірі көрсетіліп, тақырыбы, мәтіні жазылады, қолы қойылады. Түсініктемеге қосымшалар ( анықтама, жол билеті, т.б.) тіркелуі мүмкін.

Актілер

Акт- бұл фактіні, оқиғаны, іс-әрекетті растайтын, бірнеше тұлғалар жасайтын құжат. Актіні жеке адам (тексеруші-ревизор, сарапшы-аудитор, инспектор) толтыруы мүмкін.

Акті кәсіпорынның не оның бөлімшесінің және жеке лауазымды адамдардың қызметін тексеру қортындысы бойынша, мүлікті не құжатты қабылдау-өткізу, обьектіні немесе тауар-ақшалық бағалы заттарды қабылдау кезінде жасалады.

Актіде мынадау деректер болады: кәсіпорын атауы, құжат түрі, күні, индексі, жасалу орны, бекіту белгісі, тақырыбы, мәтіні, қосымшасы бар туралы белгі, қолы.

Актіге комиссия төрағасының және мүшелерінің қолы қойылады. Актінің мәтіні екі бөліктен: кіріспеден және белгілеуші бөліктен тұрады.

Кіріспеде актіні жасауға негіз болған құжат түрі, оның нөмірі, күні көрсетіледі. Әрмен қарай лауазымдары көрсетілген комиссия құрамы, сондай-ақ тексеру кезінде болған адамдардың тізімі аталады.

Белгілеуші бөлігінде комиссия жұмысының мақсат-міндеттері, мәні баяндалып, айқындалған фактілер ресімделеді. Актінің саны мүдделі жақтарға қажетті мөлшерде жасалып, мәтін соңында көрсетіледі.

Акт әкімшілік тарапынан бектіліп, басқару шешімдерін шығару ушін негіз болады.

Телефонхат

Телефонхат (телефонграмма)- жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы жазып алған құжат. Телефонхат бір данадан жасалып, оған басшы не орындаушы қол қояды. Мәтіні 50 сөзден аспауы керек.

Телефонхат мынадай деректемелерді қамтиды: кәкіпорынның атауы, құжат түрі, қабылдаушы, күні, индексі, мәтіні, қолы, жіберілу уақыты туралы белгі, телефонграмманы қабылдаған және берген адамның лауазымы мен аты-жөні. Хат бірнеше қабылдаушы бойынша берілсе, онда қабылдаушы мекемелердің тізімі мен телефон нөмірлері қоса беріледі.

Телефонхатты берген кезде мынадай ережелерді сақтаған жөн: қарапайым және жедел хабар беру; жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру; қисыны күрделі мәтіндерді жібермеу; сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау; ұғынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру. Әдетте, телефонхаи арқылы кеңеске, тағы басқаларға шақыру жіберледі.

Коммерциялық хат алмасу

Хат – хабарларды рәсімдеу ережелері

Іскерлік хаттар осы кезге дейін байланастың ең көп тараған түрі болып келеді. Телекс, телефон, компьютерлік байланыс қызметті өте тез, жылдам іске асыруға көмектеседі, алайда хаттың да өз артықшылықтары бар: ол көлемі, арзандығы, әсіресе, заң тұрғысынан тыңғылықтылығымен маңызды. Шет елдерде хаттың формалдық жағына ерекше көңіл бөледі. Өйткені, қарым-қатынас жасасу кезінде хабар алмасу этикетің қатаң сақтау керек.

Іскерлік хаттар фирма не ұйымының деректемелері бар арнаулы қағазға (бланк) жазылады. Оның сыртқы түрі фирманың өзіндік бет-бейнесін береді, сондықтан оны безендіру ұсақ-түйегіне дейін ойластырылып жасалады.

Халықаралық ережелер бойынша мекен-жай екі рет жазалады: конверттің төменгі оң жағына және сол жақ жоғарғы бұрышына. Егер хат көрінетін конверт түріне салынса,онда мекен- жайы хаттың сол жақ жоғарғы бұрышына бір-ақ рет жазылады. Демек, онда хат алушының мекен-жайы конверттің ашық жерінен көрініп тұратындай болып орналастырылуы керек.

Хаттың міндетті түрде болуға тиіс келесі тізбесі- хат арналған адамның аты-жөні. Әр мемлекетте аты-жөнін жазудың әр түрлі дәстүрі қалыптасқан, бірақ көбінесе алдымен атын, содан кейін тегін жазу қалыптасқан «Мырзаға», «Доқторға» деген арнаулар және басқалары міндетті түрде қысқартылған түрде беріледі.

Одан кейін қабылдаушы жұмыс істейтін фирманың аты, мекен-жайы жазылады: үйдің нөмірі, көше аты. Ең соңында қала, штат (графство, кантон,т.б.),пошта индексі және елдің атауы тұрады. Толық мекен-жай, мысалы,былай жазылады:

К. Липински мырзаға,«ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк», Бас директорына, 109, Лапинти,ТАМПЕРЕ, 33101, ФИНЛЯНДИЯ.

Жіберуші фирманың деректемелерінен кейін жіберілген күні көрсетіледі.12.05.05ж. деген сияқты, қысқарту түрі халықаралық тәжірбиеде қолданылмайды.

Хаттың жазылуы уақыты төмендегідей үлгіде беріледі: