Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайылық сөздер

Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайылық сөздері күнделікті қолданылатын « Сау болыңыз!», « Жақсылықпен кездесейік!» деген сөздердің орнын ауыстыра алатын ресми, стандартты сөздер болуы керек. Оларды қолдану және қандай түрде қолдану сіздің адресатпен арадағы қарым-қатынасыңызға байланысты. Бұл сөздер хаттың негізгі мәтіні жазылып біткеннен кейін азат жолдан басталып беріледі.

Қосымшаларға сілтеме. Жолдама хатта көрсетілген мәліметтің бәрі қосымша болып есептеледі. Қосымша бірнешеу болса, оның тізімі жасалады. « Қосымша» иә «Қосымшалар» сөзі беттің сол жақ шетіне жазылады. Қосымшаларға тізім жасап, оларды атап көрсету кезінде мынадай қарапайым ережелерді есте ұстаған жөн.

Қосымшада келтірілген құжаттарды мынадай ретпен тізген жөн:

1) Маңыздылығына қарай, яғни тізім ең маңызды құжаттан бастап жасалып, әрі қарай тізіле береді.

2) Егер құжат маңызы мен мазмұны жағынан бірдей болса, онда көлеміне қарай тізімдеуге болады.

3) Қосымшаларды алфавит тәртібімен да тізімдеуге болады.

Қосымшаларды нөмірлегенде міндетті түрде «қосымша» деп жазу керек. Мысалы, 1-қосымша, 2-қосымша.

Қосымшада берілетін құжат аттары бас әріппен тырнақшаның ішіне жазылады. Құжат атын толық жазып жатпай-ақ ондағы негізгі сөзді атап көрсетсе де болады. Мысалы, « Шарт», « Кесім жобасы », « Хаттама».

Шатастырмай, жоғалтпай сақтау үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін көп бетті қосымшалардың бет көлемін көрсетіп қою керек.

Егер қосымшалардың ішінде құпия, көпшіліктің танысуына арналмаған құжаттар болатын болса, ол құжатпен танысуға кімдердің құқы бар екені атап көрсетілуі керек.

Бірнеше дана болып жіберіліп отырған қосымшылардың қай данасының кімге арналғандығын да көрсету керек. Мысалы, 1-данасы-адресатқа, 2-данасы-«Айгүл» ЖШС директорына, 3-данасы-іске тігу үшін.

Құжатты дайындаушы туралы мәлімет

Қызметтік хаттың бұл бөлігі құжатты дайындаушының кім екндігін міндетті түрде көрсету керек болған жағдайда ғана толтырылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Егер қосымшалар болмаса құжатқа қол қоюшы туралы мәліметтен кейін жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет парақтың сол жағынан кіші қаріппен жазылады. Бұл мәліметке

1. « Орындаушы» немесе « Құжатты жайындаушы» деген сөз жазылады.

2. Құжатты дайындаушының аты-жөні.

3. Жұмыс телефоны.

4. Құжат дайындалған күні көрсетіледі. Мысалы: « Орындаушы» Омарова А.Ж. Жұмыс телефоны 22-96-45 2005ж., 15 қараша.

Постскриптум

Постскриптум- латын тілінен аударғанда « хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін «PS» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мәтін» деген мағына береді.

Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады:

1) Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол қойылады.

2) Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін PS белгісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады.

Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.

Жазылу мақсатына, хатта айтылатын мәселенің ерекшілігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түры болады. Олар:

1. Ресми хаттар.

2. Жеке хаттар.

3. Ұсыныс, кепілдемелік (рекомендациялық) хаттар.

4. Сұрау салу хаттар.

5. Жолдама хаттар.

Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.

Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мәселелер адамның өз қызметімен, шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.

Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми түрде, өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.

Сұраныс хаттар. Бұл хаттар да бір мақсатпен ғана жазылады: мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.

Шағым хаттар.Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады. Хат мазмұның негізгі құндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.

Циркуляр хаттар.Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелергебір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.

Жолдама хаттар.Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе қосымшалардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.

Хатты жазып отырғанда онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің маңызына, мазмұнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп отырғандығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормадан ауытқымаған жөн.