Хаттамалар. Қаулылар. Шешімдер

Мұндай құқықтық актілерді алқалық басқару органдары қабылдайды. ҚР Азаматтық Кодексіне, басқа да заң шығару актілеріне сәйкес мемлекеттік басқару органдары мынадай жарлық құжаттар шығарады: Премьер-министр және оның орынбасарлары – жарлықтар; министрліктер – министрлердің бұйрықтарын, алқа шешімдерін; комитеттер мен комиссиялар – қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар: кооперативтік ұйымдар – шешімдер; қоғамдық ұйымдар- қаулылар, жарлықтар.

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференциялар мен алқалық органдардың мәжілістеріндегі мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.

Хаттаманың екі түрі болады:

Қысқа хаттамаларда (оның мәтінінде ) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді.

Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.

Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы; құжаттың атауы: мәжілістің өткен күні; индексі (нөмірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.

Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі, негізгі бөлігінде тыңдалған мәселе, сөйлеген сөздер және қабылданған қаулы көсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.

Қаулы

Қаулы – алқалық негізде жұмыс істейтін мекемелерде шешімдерді, ұйғарымдарды жинақтайтын ресми құжат. Қаулы мәжілістерде, жиналыстарда талқыланатын мәселелер бойынша қабылданады, онда көрсетілген шаралардың орындалуы міндеттеледі.

Ірі мекемелерде, министрлікте қаралатын мәселе бойынша алдын ала анықтама және анықтама негізінде қаулының шешімінің жобасы әзірленеді. Қаулы мен шешім тілдік құрылысы жағынан ұқсас.

Ақпараттық –анықтамалық құжаттар

Қызметтік хаттар

Ақпараттық – анықтамалық құжаттарға хаттар, жедел-хаттар, телефонхат (телефонграмма), актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар, т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық – анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.

Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттары, ілеспе хаттары. Жауап хат түрлеры: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары, т.б.

Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте ңұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады.

Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі.

Хат мәтіні екі бөліктен тұрады:

1. Хатты жазуға себеп болған мәселе.

2. Қорытынды, ұсыныс, өтініш – тілектер жазылады.

Мәтінлі құрастыруда мынадай грамматикалық үлгілер пайдаланылады: өтінемін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім етеміз, т.с.с.

Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады.

Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни, барлығы үш дана болады.

Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.

Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманы орындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.

Белгі оң жақтан «қабылдаушы» мен «мәтін» деректемелерінің аралығына қойылады.

Қызметтік хаттың құрылымы. Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынандай бөліктерден тұрады

1. Тақырыбы.

2. Күні.

3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні.

4. Кіріспе сөз.

5. Хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын көрсететін бөлік.

6. Негізгі мәтін.

7. Хатты аяқтау келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері.

8. Жіберушінің қолы.

9. Қосымша ( приложение) берілетін болса, оған сілтеме қосымша (приложение).

10. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет.

11. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін – «PS» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер).

Хат жазылатын парақтың сол жақ шетінен кемінде 2см-дей орын қалдыру қажет. Бірақ көп жағдайда 3-4 см қалдырылады. Себебі хат қандай қалың іске тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып, қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді.

Хат жазылатын парақтың оң жақ шетінен кемінде 1см орын қалдырады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2см. Бұл хат мәтінінің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердің шетіне кір көп тиетін болғандықтан хат мазьұны өщірілмей сақталуына, хатпен таныса отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.

Хаттын парақтың я бланкінің бір жақ бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер:

1. Қызметтік хаттың қолжазбасы дайындалғаннан кейін оны үш бөлімге бөлім қарастырамыз. Бірінші- кіріспе, екінші – негізгі фактілер берілетін бөлім, үшінші – қорытынды, негізгі ұсыныстар, шешімдер, нұсқаулар айтылатын бөлім.

2. Кіріспе бөлімде ( хаттың мазмұнына сілтеме ) жалпы хат мазмұнында айтылатын негізгі ойды ашатын, хат мақсатын аңық көрсететін бір – екі сөйлемнің болуына көңіл бөліңіз.

3. Негізгі фактілер келтіретін, яғни констатациялаушы бөлімінде істің жалпы жағдайына тоқталыңыз, негізгі мәселелерді анық көрсетіңіз. Сізге келіп түскен хатта сұрақтар болған болса, оған жауап беріңіз. Егер істелген іс жайлы жазатын болсаңыз, оған қысқаша баға беріп кетіңіз. Шешілмеген мәселелерді бөліп жазыңыз, себебін қысқаша түсіндіріңіз.

4. Қорытынды бөлімде айтылып отырған мәселеге байланысты ұсыныстар айтылады немесе нұсқаулар беріледі. Тапсырма, бұйрықтар болса нақты беруге тырысыңыз. Сөйлемдеріңіз шұбалаңкы, көп сөзді болмасын. Қаржы мәселесін шешуге, нақты бір тапсырманың орындалу мерзімін көрсетуге қатысты жағдайлар болса, алдымен асықпай ойланып алыңыз.

5. Құжат мәтінін түзетіп, редакциялағаннан кейін қайталап оқып шығыңыз. Қосымшалар болса, олардың тізімін жасағаннан кейін, хаттың қолжазба нұсқасымен келісетіндігіңізді көрсетіп, мәтінді басуға жіберіңіз. Хат басылып, қол қойылғаннан кейін оны жіберуді жауапты адамға тапсырыңыз. Белгілі бір уақытқа дейін ( керекті мерзім біткенше) құжаттың қолжазбасы мен бірінші данасын есіңізде сақтаңыз.