9. Инвентаризация основных средств

Проведение инвентаризации основных средств осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом МФ РФ № 49 от 13.06.1995 г., которые должны применяться с учетом постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Инвентаризация основных средств осуществляется комиссией при обязательном участии материально ответственных лиц. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, техники, экономисты и т.д.)

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица должна быть получена расписка в том, что все ценности им оприходованы, а документы сданы в бухгалтерию.

Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечного фонда – один раз в пять лет.

Перед проведением инвентаризации рекомендуется проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов комиссии необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природопользования, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря и инструменты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (находящиеся в дальних рейсах автомашины, морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Для отражения фактического наличия основных средств в местах нахождения и на всех этапах их движения в организации применяется «Инвентаризационная опись, основных средств» по форме № ИНВ-1.

Инвентаризационная опись составляется в 2-х экземплярах отдельно по каждому месту нахождения основных средств и материально ответственному лицу. Инвентаризационная опись подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в 3-х экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

В бухгалтерии данные инвентаризационных ведомостей сопоставляют с данными бухгалтерского аналитического учета основных средств и по результатам сопоставления в случае выявления расхождений составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-18

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. При выявлении излишков или недостач объектов основных средств материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения.

Результаты инвентаризации подлежат отражению на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Выявленные при инвентаризации ранее не учтенные основные средства должны приниматься к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и относиться на увеличение финансовых результатов как прочие доходы организации. При этом на счетах бухгалтерского учета делается запись

Дебет 01 «Основные средства» - Кредит 91-1 «Прочие доходы»

Выявленная при инвентаризации недостача основных средств рассматривается как их выбытие и отражается в учете следующими записями:

Дебет 01 «Основные средства», субсчет «Выбытие основных средств» - Кредит 01 «Основные средства»— списывается первоначальная стоимость недостающего объекта основных средств;

Дебет 02 «Амортизация основных средств» - Кредит 01 «Основные средства»,субсчет «Выбытие основных средств» - списывается сумма амортизации, начисленной по этому объекту к моменту инвентаризации

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 01 «Основные средства», субсчет «Выбытие основных средств»— списывается остаточная стоимость недостающего объекта основных средств;

Если установлено, что виновником недостачи является материально ответственное лицо, то недостача списывается на виновника. Недостача возмещается виновником в размере рыночной стоимости объекта основных средств и отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на остаточную стоимость недостающего объекта основных средств;

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кредит 98 «Доходы будущих периодов» - на разницу между рыночной стоимостью и остаточной стоимостью недостающего объекта основных средств;

Дебет 50 «Касса» - Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - на сумму внесенную виновником в кассу в возмещение недостачи;

Дебет 98 «Доходы будущих периодов» - Кредит 91-1 «Прочие доходы»-- на разницу между рыночной стоимостью и остаточной стоимостью недостающего объекта основных средств;

Если виновник недостачи основных средств не установлен или суд отказал во взыскании недостачи с виновника, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансовых результатов в составе прочих расходов организации записью:

Дебет 91-2 «Прочие расходы» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Пример

Организацией в результате проведения инвентаризации выявлена недостача объекта основных средств. Первоначальная стоимость недостающего объекта основных средств – 42 000 руб., амортизация к моменту инвентаризации – 39 000 руб. Виновник недостачи – материально ответственное лицо. Рыночная стоимость недостающего объекта основных средств -4 000руб.

Виновное лицо возмещает недостачу путем внесения наличных денег в кассу организации

Составим бухгалтерские записи:

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.
		Дебет	Кредит
1	Списана первоначальная стоимость недостающего объекта ОС	01-2	01-1	42 000
2.	Списана сумма амортизации, начисленная по недостающему объекту ОС к моменту инвентаризации	02	01-2	39 000
3.	Списана остаточная стоимость недостающего объекта ОС	94	01-2	3 000
4.	Остаточная стоимость недостающего объекта ОС отнесена на виновное лицо	73-2	94	3 000
5.	Разницу между рыночной стоимостью и остаточной стоимостью недостающего объекта ОС отнесена на виновное лицо	73-2	98	1 000
6.	Внесены денежные средства виновным лицом в кассу в погашение задолженности по возмещению ущерба	50	73-2	4 000
7.	Учтена в составе прочих доходов разница между рыночной стоимостью и остаточной стоимостью недостающего объекта ОС	98	91-1	1 000